Служебная записка на компенсацию ГСМ (бланк)

Компенсация ГСМ — это законное возмещение сотруднику расходов на топливо при использовании авто в интересах работодателя. Грамотно оформленная служебная записка необходима для выплаты и учёта затрат.

Правовые основания и когда компенсация положена

Работодатель обязан возместить сотруднику расходы по использованию с его согласия личного имущества (в том числе автомобиля) в служебных целях. Это прямо закреплено в ст. 188 ТК РФ.

Важно: одного факта поездки мало — нужно согласие работодателя (например, в виде приказа, допсоглашения к трудовому договору или утверждённого локального акта).

Для налогового учёта компенсации согласно пп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ такие затраты можно учесть в расходах при расчёте налога на прибыль. При этом Минфин и ФНС неоднократно подчёркивали: нужны документы, подтверждающие и сам факт использования авто, и размер расходов. На практике для этого только служебной записки недостаточно. К ней обязательно прикладывают путевые листы, чеки АЗС, маршрутные листы или иные документы, фиксирующие пробег и траты.

Как заполнить служебную записку: структура и пояснения

Поскольку унифицированной формы нет, компании используют собственный бланк либо пишут в свободной форме на имя руководителя. Ниже в таблице список обязательных разделов и что в них писать.