Счет-фактура на аванс - образец заполнения

Терминология

Официальной расшифровки термина «авансовый счет-фактура» в нормативных актах не найти, хотя в законодательстве и хозяйственной деятельности он применяется повсеместно. Сформулируем его:

В налоговом кодексе напрямую не обозначено, для чего нужен авансовый счет-фактура. Опишем кратко его назначение:

В чем заключаются особенности этого документа, расскажем далее.

Сходства и отличия с отгрузочным счетом-фактурой

Основное сходство между авансовым и отгрузочным счетом-фактурой – применение одинакового бланка для оформления и общие подходы к его заполнению. Скачайте бланк на нашем сайте:

 

Скачать бланк счета-фактуры на аванс

Другая общая черта: требование НК РФ по обязательному оформлению каждого счета-фактуры в двух экземплярах.

Перечислим отличия авансового счета-фактуры от отгрузочного:

Авансовый счет-фактура является полноценным документом, позволяющим получить налоговый вычет. На основании этого документа налог принимается к вычету в квартале отгрузки предоплаченных товаров, а при возврате аванса покупателю – в течение года после возврата (ст. 172 НК РФ, п. 22 Правил ведения книги покупок).

Состав авансового счета-фактуры

Авансовый счет-фактура может содержать незаполненные строки и графы (ст. 5.1 ст. 169 НК РФ). Покажем это на образце счета-фактуры на аванс.

Статья по теме: Счет-фактура по доверенности: образец Подробнее

На авансовом счете-фактуре должны поставить свою подпись руководитель компании и главбух (либо сотрудники, официально их замещающие). ИП обязан подписать счет-фактуру сам или доверить эту процедуру уполномоченному лицу. Для предпринимателя действует специальное правило: в счете-фактуре (в том числе авансовом) следует указывать реквизиты свидетельства о госрегистрации ИП.

Эксперты «КонсультантПлюс» подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный демо-доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Чтобы разобраться наглядно, как сделать счет-фактуру на аванс, воспользуйтесь образцом авансового счет-фактуры.

Скачать образец заполнения авансового счета-фактуры

Два календарных правила

Одной фразой ответить на вопрос о том, когда выставляется авансовый счет-фактура, не получится. Сначала сформулируем основное календарное правило, устанавливающее срок оформления авансового счета-фактуры:

Продемонстрируем на примере, когда выписывается счет-фактура на аванс.

Пример

Изготовитель пластиковых панелей ООО «Полимер» заключает договоры на поставку готовой продукции с покупателями на условиях 30%-ной предоплаты. На счет ООО «Полимер» в декабре от ПАО «Ремонтник» поступил аванс в размере 87 429 руб. Бухгалтер проверил дату его поступления по банковской выписке – 12.04.2024. Оформить счет-фактуру на аванс требуется не позднее 16 апреля.

Срок выставления счет-фактуры на аванс в некоторых случаях может сдвигаться и выходить за рамки пятидневного периода.

Это официальное налоговое правило применяется не только при оформлении авансовых счетов-фактур, но и в других ситуациях.

Процедура из четырех шагов

Получение продавцом предоплаты запускает процедуру, состоящую из 4-х шагов, в которой авансовый счет-фактура играет центральную роль:

Современные учетные программы облегчают данную процедуру – создание счета-фактуры на аванс в 1С автоматизировано на основании таких документов:

• "Поступление на расчетный счет";
• "Поступление наличных".

А также авансовые счета-фактуры в 1С 8.3 создаются с помощью обработки "Регистрация счетов-фактур на аванс".

В отдельных ситуациях закон позволяет обойтись без авансового счет-фактуры и не осуществлять описанных с ним действий (см. далее).

Аванс без счета-фактуры

На полученный от покупателя аванс счет-фактура может не составляться в следующих ситуациях:

Еще об одном случае, когда авансовый счет-фактуру можно не оформлять, расскажем далее.

Минфиновское разъяснение

Минфин уточнил еще один случай, когда поступление от покупателей и заказчиков авансов (предоплаты) не требует обязательного оформления авансового счета-фактуры:

Пример

Компания «А» в 1 и 2 квартале 2024 года осуществляла поставку товаров компании «Б». Часто товар отгружался в максимально короткие сроки − не выходя за пределы пятидневного периода с момента получения предоплаты. Бухгалтер, решая вопрос о том, когда выставить счет-фактуру на аванс, исходил из следующего:

Дата получения предоплаты	Дата отгрузки товаров	Контроль срока	Нужен ли авансовый счет-фактура
29.03.2024	04.04.2024	6 дн. > 5 дн.	Необходимо оформить
01.04.2024	03.04.2024	3 дн. < 5 дн.	Можно не оформлять

Минфин также подсказал, в каких случаях можно сократить количество авансовых счетов-фактур (подробности в следующем разделе).

Как облегчить работу с авансами

Сократить трудозатраты на оформление авансовых счетов-фактур можно с помощью сводного счета-фактуры на аванс. Минфин разрешает выставлять сводные счета-фактуры на полученные авансы (предоплату) в таких ситуациях:

Сумму предоплаты, отражаемую в сводном авансовом счете-фактуре, нужно вычислить по формуле:

В таких счетах-фактурах указывается сумма предоплаты (частичной оплаты), полученной в соответствующем месяце, в счет которой в этом месяце товары не отгружались (услуги не оказывались).

Пример

ПАО «Хлебозавод № 3» ежедневно поставляет хлеб в продовольственный магазин № 15. В апреле 2024 года:

• авансы, полученные хлебозаводом от магазина № 15 − 382 400 руб.;
• стоимость отгруженного магазину хлеба – 320 260 руб.

Хлебозавод 01.05.2024 передал магазину авансовый счет-фактуру на сумму 62 140 руб. (382 400 руб.−320 260 руб.), а 05.04.2024 − счет-фактуру на отгрузку на сумму 320 260 руб.

Итоги

Авансовый счет-фактура оформляется в двух экземплярах, позволяет продавцу начислить налог к уплате, а покупателю – принять НДС к вычету. После получения предоплаты этот документ нужно оформить в течение пяти календарных дней. Минфин разрешает не оформлять его, если аванс и отгрузка происходят в одном квартале и между этими событиями прошло не более пяти дней.