Приказ о замене отпуска денежной компенсацией

Какой отпуск можно компенсировать

По закону, заменить денежной компенсацией полный отпуск нельзя. Об этом говорится в ст. 126 ТК РФ. Замене подлежит только часть отпуска, превышающая 28 календарных дней. Такая возможность предоставляется сотрудникам, у которых есть дополнительные дни отдыха, закрепленные в законодательстве РФ или предоставляемые работодателем.

Получить компенсацию сотрудник может, если в течение двух лет он не был в отпуске. Более длительный период работы без отдыха запрещен законодательством РФ. При этом нужно помнить, что работник должен отгулять 28 дней отпуска за каждый предыдущий год.

Например, Петров И. И. отработал в компании два года и за это время не брал отпуск. Согласно коллективному договору, за качественную работу Петрову И. И. полагается дополнительный отпуск в размере семи календарных дней. Петров И. И. написал заявление на отпуск в размере 28 дней и заявление на компенсацию неотгулянных 42 календарных дней. Однако, по закону, компенсировать ему можно только 14 дней дополнительного отпуска. Именно на такое количество дней было получено одобрение руководителя и издан соответствующий приказ. Оставшиеся 28 дней ежегодного отпуска Петров И. И. использовал через полгода.

Денежной компенсации подлежат все дни неотгулянного отпуска при увольнении.

Кому нельзя компенсировать отпуск

Заменять отпуск денежной компенсацией можно не всем сотрудникам. Так, запрещается уменьшать время отдыха беременным женщинам и несовершеннолетним работникам. Нельзя заменять денежной выплатой все дополнительные дни отпуска и работникам, выполняющим свои обязанности в опасных или вредных условиях. Таким работникам полагается отгулять 7 дополнительных дней отпуска. Дни, превышающие такое количество дней, можно заменить компенсацией.

Как оформить компенсацию

Заменить дополнительные дни отпуска денежной компенсацией можно только на заявительной основе. Это не касается ситуации, когда сотрудник увольняется. В данном случае организация должна полностью рассчитаться с бывшим сотрудником, в том числе выплатить компенсацию за все дни оставшегося отпуска. Основанием для этого служит ст. 127 ТК РФ.

В других ситуациях, когда сотрудник желает получить за дополнительные дни отдыха денежную выплату и продолжить работать, он должен уведомить об этом работодателя в письменном виде. У работодателя есть право как принять такое заявление, так и отказать в его принятии. Если руководитель организации согласен выплатить компенсацию сотруднику за дополнительные дни отдыха, то он отдает распоряжение кадровой службе на оформление соответствующих документов.

Ответственный работник обязан оформить приказ о замене отпуска компенсацией. Унифицированной формы такого приказа нет. Предприятие может самостоятельно разработать его форму. При этом, ее нужно указать в учетной политике. После утверждения формы в работе можно использовать только ее.

Если в организации нет разработанной формы приказа, то его можно издать в свободной форме. В любом случае в документе должна содержаться следующая информация:

• ссылка на ст. 126 ТК РФ и заявление работника;
• Ф. И. О. сотрудника;
• его должность;
• за какой период работы предоставляется компенсация;
• количество дней, подлежащих оплате.

Издается приказ в единичном экземпляре. Его обязан подписать руководитель организации. С приказом должен быть ознакомлен под подпись сотрудник, получающий компенсацию, и все ответственные работники, которых касается исполнение данного приказа.

Образец приказа о замене отпуска денежной компенсацией можно скачать в «КонсультантПлюс», получив пробный демодоступ

Работа с приказом о замене отпуска

После издания приказа кадровый работник вносит сведения в личную карточку сотрудника (в случае ее ведения). В восьмом разделе карточки «Отпуск» нужно указать, за какой период предоставлена денежная компенсация.

После внесения данных в личную карточку (при ее ведении) приказ передается в бухгалтерию для расчета суммы компенсации и выплаты. Рассчитывается компенсация так же, как и отпускные. Нужно взять размер оплаты работника за предшествующие 12 календарных месяцев и разделить на отработанное время. Полученное значение среднедневного заработка нужно умножить на количество дней, подлежащих компенсации согласно приказу. Полученный результат (сумму) выплатить сотруднику за исключением НДФЛ.

Приказ о замене дополнительных дней отпуска денежной компенсацией должен храниться в личной карточке сотрудника (в случае ее ведения). Срок хранения законодательством РФ не оговаривается. Его нужно установить самой организации и зафиксировать в учетной политике. Так как данный документ относится к кадровым, то срок его хранения не должен быть менее 5 лет.

Итоги

1. Компенсация за неиспользованный отпуск полностью начисляется только при увольнении.
2. Заменить денежной выплатой можно только дополнительные дни, не входящие в число ежегодного оплачиваемого отпуска.
3. Получить компенсацию можно только на заявительной основе после согласования с работодателем.
4. На основании заявления сотрудника о получении компенсации издается приказ. Его форма произвольная, но в нем должна содержаться обязательная информация.
5. Сведения о замене дней отпуска денежной компенсацией заносятся в личную карточку сотрудника (в случае ее ведения).
6. Расчет компенсации делается так же, как и при предоставлении отпуска.