Образец заполнения ЭТрН в 2026 году
Когда оформляется электронная транспортная накладная в 2026 году?
ЭТрН оформляют при перевозке груза по договору перевозки автомобильным транспортом. Сам факт заключения такого договора подтверждает транспортная накладная.
Статья по теме: Обязательный переход на ЭТрН с 1 сентября 2026 года ЭТрН с 1 сентября 2026 затронет всех участников рынка грузоперевозок. На этот период намечен обязательный переходят на электронный документооборот. Законодательная основа применения ЭТрН с 01.09.2026 заложена в 140-ФЗ от 07.06.2025 и других нормативных документах. ПодробнееЭТрН — не скан бумажной накладной и не файл, который стороны пересылают по электронной почте. Это структурированный электронный документ, оформляемый через аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) и передаваемый в государственную систему ГИС ЭПД. Документ создается в установленном формате, а сведения в него вносят грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель по мере исполнения перевозки.
Как заполнить электронную транспортную накладную? Можно узнать в системе КонсультантПлюс, оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Количество и содержание разделов в новой форме ЭТрН в 2026 году скорректировалось. При этом отдельные разделы дополнены новыми реквизитами, важными для организации перевозки, подтверждения полномочий участников и учета транспортных расходов.
|
Раздел новой ЭТрН |
Что указывать теперь |
|
1. Грузоотправитель |
Нужно отметить, выступает ли грузоотправитель экспедитором |
|
5. Особые указания отправителя груза |
Помимо специальных условий перевозки указывают маршрут следования, дату и время доставки в пункт назначения |
|
7. Информация о транспортном средстве |
Указывают, на каком основании перевозчик использует автомобиль (тип владения). |
|
12. Расходы на транспортировку груза |
Увеличен объем финансовых сведений |
Как устроена ЭТрН с 2026 года?
В электронной системе формируется единый электронный документ ЭТрН с титулами и статусами для всех участников. Форма транспортной накладной содержит 12 разделов. По общему правилу заполняют все сведения, предусмотренные формой, кроме полей с пометкой «при необходимости».
Статья по теме: Перевозки в ЕАЭС будут отслеживаться с помощью навигационных пломб Решение о внедрении навигационных пломб было принято Евразийской экономической комиссией. Их применение для отслеживания перевозок стартует 1 февраля 2026 года. ПодробнееКаждый из участников процесса генерирует собственный файл-титул, который заполняет строго отведенные ему разделы формы накладной. Всего предусмотрено четыре обязательных титула (с 1 по 4):
|
Титул |
Соответствие разделам |
Участник-оформитель |
|
1 |
Разделы 1–8 (участники, условия договора, данные о грузе, транспортном средстве, сопроводительные документы и т.д.) |
Грузоотправитель |
|
2 |
Раздел 8 (обстоятельства погрузки со стороны перевозчика), раздел 11 (при наличии актов) |
Перевозчик |
|
3 |
Разделы 10 и 11 (выдача груза, отметки об актах) |
Грузополучатель |
|
4 |
Раздел 10 (обстоятельства выдачи перевозчиком), раздел 11 (при наличии актов) |
Перевозчик |
Тогда как титулы с 5 по 8 создаются лишь при наличии соответствующей необходимости:
|
Титул |
Соответствие разделам |
Участник-оформитель |
|
5 |
Раздел 12 (стоимость перевозки, НДС, при условии смены цены) |
Перевозчик |
|
6 |
Раздел 12 (подтверждение данных из титула 5) |
Грузоотправитель |
|
7 |
Раздел 9 (новый пункт доставки и/или новый грузополучатель) |
Перевозчик |
|
8 |
Разделы 6 и 7 (новые данные о водителе и/или транспортном средстве) |
Перевозчик |
В ЭТрН сведения формируются последовательно. Обычно в работе различают следующие этапы:
- Грузоотправитель формирует ЭТрН, заполняет сведения о сторонах, грузе, погрузке и условиях перевозки, затем подписывает документ.
- Перевозчик или водитель при приеме груза проверяет данные, фиксирует транспортное средство, водителя, дату и время приемки, подписывает свою часть документа.
- Грузополучатель при выгрузке в присутствии водителя отражает фактическую дату и время подачи автомобиля, состояние груза, тары, упаковки, пломб, массу и число мест либо мотивированный отказ в приемке.
- Перевозчик знакомится с отметками получателя, при необходимости делает оговорки и завершает оформление ЭТрН. Только после этого перевозка получает в системе статус завершенной. Если подпись хотя бы одного обязательного участника отсутствует, груз продолжает числиться в пути.
Оформить и подписать ЭТрН в ИС ЭПД можно за несколько минут. Достаточно проверить данные, которые автоматически загрузились из учетной программы, и подписать документ нажатием кнопки. Используйте образец как ориентир по полям, но рабочий документ должен формироваться в сервисе оператора ИС ЭПД по утвержденному формату (структурированный электронный формат XML, утвержденный ФНС).
Правила заполнения электронной транспортной накладной
В обязанности грузоотправителя входит заполнение большей части ЭТрН. Грузоотправитель создает и подписывает начальную часть документа (титул 1). Затем перевозчик подтверждает прием груза и указывает фактические данные о перевозке (титул 2). После выгрузки грузополучатель оформляет приемку (титул 3), а перевозчик подтверждает завершение перевозки и при необходимости вносит замечания (титул 4). После подписания первых двух титулов в ГИС ЭПД формируется QR-код, который используется для подтверждения законности перевозки при дорожном контроле.
Для российских организаций в обязательных реквизитах указывают полное наименование, ИНН, адрес места нахождения и номер телефона; для физлиц — Ф.И.О., ИНН либо реквизиты водительского удостоверения в предусмотренных случаях и телефон.
|
Раздел |
Содержание |
Заполнение |
|
1 |
Грузоотправитель |
Указывают именно сторону договора перевозки. Если в цепочке участвует экспедитор (он принимает груз во владение для перевозки), указывают его с отметкой «является экспедитором». Если он груз во владение не принимает, грузоотправителем может быть заказчик экспедиционных услуг. Если отдельного заказчика услуг нет, раздел 1а оставляют незаполненным. |
|
2 |
Грузополучатель |
Юридический адрес отражают в реквизитах участника, а адрес выгрузки (склада, терминала или иной площадки) — в сведениях о месте выгрузки. |
|
3 |
Груз |
Сведения о грузе должны быть достаточны для его идентификации и безопасной доставки. Если для товара обязательны специальные сведения — например, для опасного, тяжеловесного или крупногабаритного груза, — их также вносят в ЭТрН. |
|
4 |
Сопроводительные документы |
Указывают наименование, дату, номер и реквизиты составителя каждого приложенного документа. Состав ЭТрН должен соответствовать реальному комплекту груза. |
|
5 |
Особые условия перевозки |
Здесь фиксируют условия, которые перевозчик должен учитывать: режим перевозки, запреты, специальные требования к транспортному средству, погрузке, креплению, пломбам и сроку доставки. |
|
6 |
Перевозчик |
При замене автомобиля или водителя в пути новую ЭТрН оформлять не требуется, если сам перевозчик не меняется. Перевозчик отражает замену в текущем документе, после чего система формирует новый QR-код с актуальными сведениями. |
|
7 |
Транспортное средство |
|
|
8 |
Прием груза |
Именно заполнение и подписание раздела 8 после погрузки подтверждает, что договор перевозки заключен, а груз вверен перевозчику. До этого момента данные ЭТрН могут быть подготовлены заранее, однако передача груза перевозчику документально еще не подтверждена. |
|
9 |
Переадресовка |
Заполняют только при переадресовке груза. |
|
10 |
Выдача груза |
Отражают выдачу груза получателю: фактическое время подачи автомобиля, дату и время окончания выгрузки, количество мест и т.д. |
|
11 |
Особые отметки |
Указывают замечания. Если недостачи, повреждений и претензий нет, получатель может зафиксировать: «Груз принят полностью, претензий не имеется». При расхождениях нужно описывать их конкретно, а также какие акты составлены и кем подписаны. |
|
12 |
Стоимость перевозки |
Этот раздел нужен, если ЭТрН используют также как первичный учетный документ. |
Виды подписей для ЭТрН
Для работы с ЭТрН могут понадобиться три вида электронных подписей: КЭП, УНЭП и ПЭП. Для большинства организаций рабочая схема выглядит так: руководитель или уполномоченный сотрудник подписывает ЭТрН КЭП, водитель подтверждает фактические действия ПЭП, а УНЭП используется в ограниченных сценариях, допускаемых правилами электронного перевозочного документооборота.
|
Вид подписи |
Кто применяет |
Для каких действий |
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП (КЭП) |
Руководитель организации, ИП, уполномоченный сотрудник грузоотправителя, перевозчика или грузополучателя |
Подписание ЭТрН от имени организации или ИП; подтверждение титулов и юридически значимых действий |
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись — УНЭП |
Участники перевозки в случаях, предусмотренных правилами ЭПД |
Подписание отдельных титулов ЭТрН, когда система и правила обмена допускают УНЭП |
|
Простая электронная подпись — ПЭП |
Водитель перевозчика |
Подтверждение факта приема груза при погрузке, его сдачи при выгрузке, а также иных действий в мобильном приложении, если предусмотрено по регламенту оператора ИС ЭПД |
Итоги
ЭТрН в 2026 году оформляют как единый электронный документ, который сопровождает груз от погрузки до приемки. Грузоотправитель заполняет исходные данные и подписывает накладную, перевозчик подтверждает принятие и доставку, грузополучатель фиксирует результат выгрузки, а окончательное подписание завершает перевозку в ГИС ЭПД. До начала работы следует определить фактических участников договора, распределить полномочия на подписание, проверить электронные подписи, согласовать порядок действий с перевозчиком и получателем. Тогда ЭТрН будет не только формально оформлена, но и сможет надежно подтвердить условия и результат перевозки.