Товарная накладная ТОРГ-12

Справочная информация

Товарная накладная – обязательный первичный бухгалтерский (сопроводительный) документ. Стандартно его оформляют при отпуске, приеме продукции со склада, продавая МТЦ (материальные ценности) стороннему лицу. Ее используют между собой участники сделки купли-продажи, которыми могут быть организации, а также юрлица и физлица.

Например, продавая партию товаров заказчику, поставщик оформляет товарную накладную (далее по тексту – ТН), а при наличии НДС еще и счет-фактуру. Для него накладная ТОРГ-12 – основание для отображения списания стоимости товаров со счета, их реализации. Для заказчика это документ, подтверждающий закупку партии товаров, основание для их последующего учета (оприходования). По нему заказчик сверяет показатели отгружаемой продукции (количество, качество, объем и другие).

Документ обладает юридической силой, может использоваться в качестве доказательства при спорах, в т. ч. судебных. Так, при ненадлежащем качестве закупленной продукции, при расхождениях в количестве и иных случаях по накладной можно вернуть товар либо заменить его на аналогичный, качественный. В этом случае (когда у заказчика есть какие-либо претензии) заполняется возвратная накладная, предназначенная для возврата товара.

ТТН и ТН

Товарная накладная (ТН) и товарно-транспортная накладная (ТТН) – два разных документа. ТТН в отличие от ТН – документ, контролирующий доставку товара, удостоверяющий законность его перевозки. На его основании товар отвозят с места отгрузки до места доставки, списывают с одного склада и принимают на другом.

Бланк ТТН включает два раздела. Первый предназначен для сведений о товаре, а также способе, маршруте доставки. Второй – для транспортных данных, которые включают: время загрузки (разгрузки), маршрут, информацию для расчета по услуге.

Форма ТОРГ-12 и ее возможная замена

В РФ для товарной накладной предусмотрена типовая форма ТОРГ-12. Она рекомендована Постановлением Госкомстата № 132 от 25.12.1998, применяется с 01.01.1999. ТОРГ-12 бланк:

Скачать бланк формы ТОРГ-12

Наиболее частое применение эта форма нашла в оптовой торговле, поэтому, осуществляя оптовые отгрузки продукции (и прочие МТЦ) покупателям, обязательно заполняют ТОРГ-12. Оформляют два экземпляра накладной, один из которых остается у поставщика (продавца), а второй передается заказчику (покупателю).

Допускается оформление ТОРГ-12 на бумаге (с собственноручными подписями) и в электронном виде (с подписанием ЭП). Налоговая служба утвердила формат представления электронной накладной о передаче продукции при торговых операциях посредством ТКС Приказом № ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015.

Содержание

ТОРГ-12 – двухстраничный бланк, который включает:

• номер, дату накладной;
• данные поставщика, грузоотправителя, плательщика – название, адрес, банковские реквизиты, ОКПО, ОКЭВД, контакты;
• основание поставки – соответствующий договор (указывают его реквизиты);
• информацию о товаре – название, характеристику, количество, стоимость, НДС, предъявляемый покупателю;
• приложение к накладной – сопутствующую документацию (паспорта, сертификаты на товар и прочее);
• подписи сторон – расписываются с одной стороны представители покупателя (грузополучателя), а с другой – главбух, работник, разрешивший отгрузку, и тот, кто отгружал товар.

Какие требования к подписанию формы № ТОРГ-12, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

В форме ТОРГ-12 есть место для печатей участников сделки. Но так как печать – необязательный реквизит первичной документации, то компании, не применяющие печать, могут ее опустить и не проставлять.

Разъяснения по применению печати при оформлении первичной учетной документации дает Минфин в письме № 03-01-10/45390 от 06.08.2015.

Свой бланк

Форма не является обязательной. Вместо нее можно разработать и использовать свой вариант документа. Это довольно выгодно, так как при разработке можно учесть специфику бизнеса и собственные потребности. Но в разработанный документ нужно включить обязательные общеустановленные реквизиты (п. 2 ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 (послед. ред. – 30.12.2021). Нужно предусмотреть:

• название, дату оформления документа;
• реквизиты сторон (покупателя, продавца);
• сведения о продукции (название, количество, цена);
• подписи ответственных лиц.

Без подписей уполномоченных лиц накладная признается недействительной!

Таким образом, можно попросту дополнить рекомендованную форму ТОРГ-12 новыми реквизитами либо полностью разработать новый бланк. Убирать из ТОРГ-12 обязательные реквизиты при разработке своего бланка нельзя!

УПД

Вместо товарной накладной (типовой формы ТОРГ-12 и своего бланка) можно использовать УПД, то есть универсальный передаточный документ. Он объединяет реквизиты ТОРГ-12 и счета-фактуры. Это необязательный документ, поэтому компания сама решает, что использовать: ТОРГ-12 либо УПД.

Универсальную форму УПД можно оформлять только при определенных операциях. Они названы в открытом перечне, представленном в Приложении 2 к Письму ФНС 3 ММВ-20-3/96@от 21.10.2013.

На практике разрабатывается свой бланк УПД либо применяется рекомендованная налоговой службой форма УПД (см. Приложение 1 к Письму ведомства № ММВ-20-3/96@от 21.10.2013):

Скачать бланк формы УПД

Как, когда нужно актуализировать данную форму (со статусом «1»), разъясняет Минфин, ФНС в письме № ЗГ-3-3/4368 от 17.06.2021.

Как заполнить бланк ТОРГ-12

Оформляя ТОРГ-12, необходимо заполнять обязательные реквизиты. Важно записать сроки отгрузки, получения продукции по накладной. Наличие сроков может иметь серьезное значение при судебном разбирательстве.

Бланк можно заполнить при помощи специальных сервисов онлайн бесплатно. Оптимальный вариант – воспользоваться возможностями бухгалтерской программы.

Как скорректировать ошибочные данные

Если в накладной сделана ошибка, ее можно исправить. Для этого необходимо:

1. Перечеркнуть ошибку (неправильную запись).
2. Сверху, над зачеркиванием, сделать правильную запись.
3. Внесенную правку (исправление) заверить подписью, проставив дату корректировки.

Образец заполнения ТОРГ-12 на возврат:

1.

Проводки

На основании накладной обе стороны делают соответствующие проводки:

1. Сторона, отпустившая товар, отображает: Дт 62 «Расчеты с покупателями, заказчиками» Кт 90-1 «Продажа» субсч. «Выручка» – товар продан покупателю.
2. Сторона, которая приобрела товар, отображает: Дт 10, 41 Кт 60 «Расчеты с поставщиками, подрядчиками» – оприходование полученных материалов, товаров (и прочего переданного имущества).

Таким образом, стороны показывают у себя в учете списание товара (ТМЦ) и, соответственно, его оприходование.

Краткие итоги

Рекомендованная типовая форма ТОРГ-12 – первичный документ, оформляемый при продаже (отпуске) товара. По нему продавец (поставщик) реализует свой товар, а покупатель (заказчик) – приходует.

Оформляется он в двух экземплярах для каждой из сторон на бумаге либо в электронном виде с подписанием ЭП. Вместо него по желанию и при определенных операциях можно использовать УПД – документ, совмещающий ТОРГ-12 и счета-фактуру.