Лист ознакомления с приказом под роспись

Зачем знакомить сотрудника под подпись

Приказы, издаваемые внутри фирмы, затрагивают отношения двух сторон:

• работодателя;
• сотрудника.

Если с приказом ознакомлена только одна из сторон, то выполнение распоряжения ставится под сомнение. Соответственно, если другая сторона не проинформирована о вводимых изменениях, то требовать от нее их выполнения невозможно. Именно для этой цели и существует лист ознакомления сотрудников с приказами.

После прочтения приказа сотрудники, указанные в нем, должны поставить свою подпись в листе ознакомления, подтверждая тем самым, что они ознакомились с его содержанием и у них нет возражений против его содержания. Подписывая приказ, сотрудник также подтверждает готовность выполнять его содержание.

После этого уже можно требовать от сотрудников выполнения работ или норм, прописанных в приказе или распоряжении.

С какими приказами знакомят под подпись

Знакомить под подпись сотрудников нужно с приказами, затрагивающими их работу. К ним относятся следующие:

• о приеме на работу;
• об увольнении;
• о предоставлении отпуска;
• о возложении обязанностей;
• о переводе на другую работу;
• о применении дисциплинарного взыскания.

С графиком отпусков обязательно нужно ознакомить всех сотрудников. Как ознакомить работников с графиком отпусков, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Лист ознакомления используют в случае, если содержание приказа касается нескольких сотрудников. Если издаваемый приказ касается только одного человека, то допускается проставление его подписи внизу приказа. Достаточно внизу приказа ввести строку: «С приказом ознакомлен». В ней сотрудник ставит свою подпись, ее расшифровку и дату ознакомления.

Когда знакомить с приказом

Знакомить с содержанием приказа работников нужно непосредственно после его издания. Если сотрудник, которого касается содержание нормативного акта, отсутствует на работе по уважительной причине (находится в отпуске или болеет), то нужно дождаться его выхода на работу и познакомить с изданным приказом. Подделывать подпись отсутствующего человека нельзя.

Форма листа ознакомления

В 2013 году были отменены стандартные формы приказов. Однако есть рекомендации, что должно содержаться в распорядительных документах предприятия. Есть такие рекомендации и для бланка листа ознакомления с приказом.

Оформление листа ознакомления возлагается на кадровую службу предприятия или сотрудника, выполняющего функции этого отдела. Лист ознакомления является неотъемлемой частью приказа и издается одновременно с ним. Содержание листа ознакомления можно разделить на 2 части:

• «шапка»;
• табличная часть.

Вверху формы листа ознакомления с приказом (так называемая «шапка») должно быть указано название организации и реквизиты документа, к которому он является приложением. В реквизиты входят:

• название документа;
• номер;
• дата;
• краткое изложение сути приказа или распоряжения.

Вторая часть формы должна содержать:

• порядковый номер;
• Ф. И. О. сотрудника;
• его должность;
• дату ознакомления с приказом;
• подпись.

При оформлении листа ознакомления с приказом под роспись нужно помнить, что дату должен поставить сам сотрудник. Не нужно ее впечатывать в таблицу. Дата ознакомления имеет правовое значение. Именно с даты, когда сотрудник прочитал содержание приказа и подписал его, приказ вступает в силу.

Если приказ касается большого количества сотрудников и их подписи занимают больше чем один лист, то их нужно пронумеровать и скрепить вместе с приказом.

Скачать примерный бланк листа ознакомления можно по ссылке.

Скачать бланк

Отказ от подписывания листа ознакомления

Бывают случаи, когда работник отказывается подписывать лист ознакомления с приказом. В таком случае нужно зачитать приказ вслух и оформить акт об отказе сотрудника подписать приказ. Делать это нужно в присутствии двух и более свидетелей.

В акте об отказе должно содержаться следующее:

• название организации;
• номер и дата акта;
• должность и Ф. И. О. сотрудника, составившего акт;
• Ф. И. О. сотрудника, отказывающегося от знакомства с приказом;
• Ф. И. О. сотрудников, выступающих свидетелями;
• реквизиты приказа;
• подписи сотрудников.

В случае отказа от знакомства с приказом без уважительной причины к сотруднику можно применить дисциплинарные взыскания.

Срок хранения листа ознакомления

Срок хранения листа ознакомления законодательством не прописан. Однако в связи с тем, что он является неотъемлемой частью приказа, должен храниться в отделе кадров или архиве вместе с приказом. Соответственно, срок хранения листа ознакомления равен сроку хранения приказа. Так, кадровые приказы о приеме и увольнении должны храниться 75 лет. Столько же должен храниться и лист ознакомления.

ИТОГИ

1. Лист ознакомления с приказом является обязательным приложением к нему.
2. Лист ознакомления может быть как самостоятельным документом, так и добавочной строчкой в приказе.
3. Дату и подпись в листе ознакомления сотрудник должен ставить самолично после прочтения содержания приказа.
4. Лист ознакомления оформляет сотрудник, отвечающий за издание приказов.
5. Если сотрудник отказывается знакомиться с приказом, его зачитывают вслух в присутствии двух и более свидетелей и составляют акт об отказе знакомства с приказом.