Форма СЗВ-К (образец)

Что такое отчетность СЗВ-К?

СЗВ-К — это сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до его регистрации в системе индивидуального персонифицированного учета т.е. до 1 января 2002 года. Документ позволяет Социальному фонду уточнить пенсионные права гражданина, сформированные до начала применения современных правил учета страхового стажа.

Как корректировать индивидуальные сведения персонифицированного учета? Можно узнать в системе КонсультантПлюс, оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

В форме могут отражаться:

• периоды работы по трудовому договору;
• служба в армии и иная приравненная к ней служба;
• обучение;
• периоды ухода за ребенком;
• периоды получения пособия по безработице;
• работа в колхозах и других организациях;
• предпринимательская деятельность при наличии подтверждения уплаты страховых взносов;
• иные социально значимые периоды, предусмотренные законодательством.

Главная особенность СЗВ-К заключается в том, что это не регулярный ежемесячный или ежегодный отчет. Работодатель не сдает форму по собственной инициативе каждый год. Обязанность возникает, как правило, после получения запроса из СФР. Регулярная подача этой формы не производится.

Для чего используется форма СЗВ-К?

Форма относится к документам индивидуального персонифицированного учета. Ее сведения используются не для начисления текущей заработной платы или страховых взносов, а для восстановления и уточнения информации о пенсионных правах гражданина.

Порядок представления сведений персонифицированного учета установлен Федеральным законом от 01.04.1996 №27-ФЗ. Актуальная форма СЗВ-К и правила ее заполнения в 2026 году утверждены приказом СФР от 17.11.2025 №1461 и применяется с 30.12.2025. Сам бланк СЗВ-К находится в приложении № 5 к приказу № 1461, а электронный формат — в приложении № 8.

Актуальный бланк СЗВ-К включает несколько смысловых блоков:

1. Тип представляемой формы.
2. Сведения о страхователе.
3. Данные застрахованного лица.
4. Территориальные условия проживания.
5. Периоды трудовой и иной деятельности.
6. Итоговая продолжительность стажа.
7. Подписи и дата заполнения.

В зависимости от количества периодов трудовой деятельности к форме может потребоваться добавить дополнительные листы.

Срок предоставления отчета СЗВ-К

Единого общего срока сдачи СЗВ-К для всех страхователей нет. Документ представляют в срок, указанный в запросе Социального фонда. Поэтому после получения требования необходимо внимательно проверить:

• дату и номер запроса;
• сведения о застрахованном лице;
• запрашиваемый период;
• способ представления;
• конечную дату подачи.

Если работодатель не успевает собрать документы, желательно заранее обратиться в территориальное отделение СФР и сообщить о причинах задержки. Самостоятельно переносить срок без согласования не следует.

Для организаций с новых территорий РФ законодательством устанавливался отдельный предельный срок — не позднее 31 декабря 2026 года (если поступает соответствующее требование или идет процесс интеграции учета).

Инструкция по заполнению СЗВ-К

Заполнять СЗВ-К следует на основании документов, подтверждающих периоды деятельности работника. Основным источником обычно является трудовая книжка — бумажная или оформленная в установленном порядке выписка из нее.

Кроме трудовой книжки, можно использовать:

1. трудовые договоры;
2. гражданско-правовые договоры и документы об их исполнении;
3. выписки из приказов о приеме, переводе и увольнении;
4. лицевые счета;
5. расчетно-платежные ведомости;
6. справки работодателей;
7. архивные справки;
8. военный билет;
9. документы о периодах обучения;
10. документы органов службы занятости;
11. свидетельства о рождении детей и документы об уходе за ними;
12. справки о периодах предпринимательской деятельности;
13. иные документы, подтверждающие стаж.

Работодатель должен сопоставить записи в разных источниках. Особое внимание следует обратить на совпадение дат, наименований организаций и должностей. Если документы противоречат друг другу, не следует самостоятельно исправлять сведения по предположению. Необходимо запросить дополнительные подтверждения либо сообщить в СФР о невозможности установить точные данные.

К форме, представляемой в 2026 году, не требуется автоматически прикладывать копии трудовой книжки, приказов, дипломов или иных документов.

Записи располагают в хронологическом порядке — от самого раннего периода к более позднему.

1. Выберите тип формы

В бланке предусмотрены три варианта:

• исходная — представляется впервые;
• корректирующая — подается для исправления ранее принятых сведений;
• отменяющая — используется для полной отмены ранее представленной формы.

2. Заполните данные страхователя

В разделе страхователя указывают:

• регистрационный номер в СФР;
• ИНН;
• КПП — для организации;
• краткое наименование страхователя в соответствии с регистрационными документами;
• фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя, если форма представляется ИП.

3. Укажите сведения о работнике

В блоке о застрахованном лице отражают:

• СНИЛС;
• фамилию;
• имя;
• отчество — при наличии;
• дату рождения;
• территориальные условия проживания на установленную дату, если это предусмотрено формой и имеется подтверждение.

Если у работника менялась фамилия, необходимо учитывать фамилию, действовавшую в соответствующий период.

4. Отразите периоды деятельности

Для каждого периода заполняют отдельную строку или блок. Обычно указывают:

• даты начала и окончания периода;
• вид деятельности;
• наименование организации;
• должность или профессию (с кодом из Приложения к Порядку заполнения по приказу №1461 для ряда профессий);
• территориальные условия;
• особые условия труда;
• основания для досрочного назначения пенсии, если они подтверждены;
• продолжительность периода.

Периоды вносят последовательно, без пропусков. Если сотрудник несколько раз работал у одного работодателя, каждый самостоятельный период отражают отдельно.

Наименование организации лучше переносить из документа-основания. Если предприятие меняло название, реорганизовывалось или подчинялось другому ведомству, это отражают в соответствии с записями о трудовой деятельности.

При заполнении дат необходимо использовать фактические даты приема и увольнения. Нельзя заменять их приблизительными сведениями, например месяцем или годом, если точные даты имеются в трудовой книжке или архивной справке.

5. Укажите особые условия

Если работник трудился в районах Крайнего Севера, местностях, приравненных к ним, или на работах, дающих право на досрочное пенсионное обеспечение, соответствующие признаки указывают только при наличии подтверждающих документов.

6. Рассчитайте продолжительность исчисляемого стажа и выслуги лет

В соответствующих периодах рассчитывают общую продолжительность исчисляемого стажа и выслуги лет, при наличии. Стаж показывают в годах, месяцах и днях в соответствии с правилами заполнения формы.

7. Подпишите документ

Бумажную форму подписывает руководитель организации либо уполномоченный представитель. Если форма направляется в электронном виде, ее подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью в установленном порядке. На бланке ставится подпись застрахованного лица.

Особенности учета для Крыма и новых регионов

Для страхователей, работающих в Крыму, Севастополе, Донецкой и Луганской Народных Республиках, Запорожской и Херсонской областях, установлены специальные правила учета периодов деятельности.

В зависимости от территории и обстоятельств в СЗВ-К могут включаться сведения:

• по Крыму и Севастополю — за периоды до 31 декабря 2014 года либо до 31 декабря 2015 года;
• по ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областям — за периоды до 31 декабря 2022 года.

При заполнении сведений по документам, составленным на украинском языке, необходимо соблюдать специальные требования к переносу данных и их представлению в форме.

Как заполнить СЗВ-К если стажа нет или документы отсутствуют

Иногда СФР направляет запрос на сотрудника, который до 1 января 2002 года не работал, либо на бывшего работника, документы по которому отсутствуют. В такой ситуации не следует направлять пустую СЗВ-К. Если подтвержденных сведений нет, работодатель составляет письмо в СФР. В нем указывают:

• реквизиты запроса;
• данные застрахованного лица;
• факт отсутствия сведений о работе за запрашиваемый период;
• причину, по которой форма не может быть заполнена;
• сведения о проведенной проверке документов, если она проводилась.

Если работник не предоставил подтверждающие документы, это также отражают в ответе.

Итоги

Форма СЗВ-К нужна для подтверждения и уточнения стажа застрахованного лица за периоды до регистрации в системе пенсионного учета. В обычной ситуации работодатель представляет ее только после получения запроса СФР, а срок сдачи определяется непосредственно в этом запросе. Для заполнения используют трудовую книжку и другие документы, подтверждающие деятельность или социально значимые периоды. Все сведения вносят последовательно. В 2026 году применяется бланк, утвержденный приказом СФР № 1461. Если подтверждающих документов нет, не нужно направлять пустую форму, а в СФР следует представить мотивированное письмо об отсутствии сведений. Такой порядок позволяет исполнить запрос фонда и одновременно избежать внесения неподтвержденных данных в индивидуальный лицевой счет работника.