Бланк и образец служебной записки на премию
Служебная записка на премию документ для обоснованной выплаты поощрения. Расскажем, как её оформить с учётом требований закона и практики кадровой работы. С 1 сентября 2025 года действуют новые правила премирования по, внесённые в ст. 135 и 191 ТК РФ. Работодатели обязаны фиксировать в локальных актах виды, размеры, сроки и условия выплаты премий с учётом качества работы и наличия дисциплинарных взысканий. Снизить премию за нарушение можно не более чем на 20% от месячной зарплаты и только за период, когда взыскание применялось.
Когда нужна служебная записка и кто её составляет
Регулярные премии по KPI начисляются автоматически и при условии четкой регламентации в локальных актах записки не требуют. Для разовых премий, например, за проект, перевыполнение плана, юбилей служебная записка обязательна: без неё не будет подтверждения обоснованности выплаты при проверке или споре. Составляет документ непосредственный руководитель работника, адресуется руководителю организации, который ставит резолюцию. На основании одобренной записки кадровик издаёт приказ по форме Т-11 (один работник) или Т-11а (группа). Срок хранения приказа 5 лет (перечень Росархива от 20.12.2019 № 236).
Как заполнить служебку на премию: структура и порядок
Унифицированной формы служебной записки нет, но в практике сложился устойчивый набор разделов. Если в компании есть утверждённый шаблон, то используют его. Перечень разделов:
- Шапка. В правом верхнем углу — должность и Ф. И. О. руководителя в дательном падеже, далее своя должность и Ф. И. О. в родительном падеже;
- Заголовок. По центру: «Служебная записка о премировании»;
- Сведения о работнике: должность, Ф. И. О., табельный номер, подразделение. Для группы сотрудников список ФИО, должностей или приложение;
- Основание премирования. Конкретные заслуги с цифрами: «за перевыполнение плана на 35%», «за досрочное завершение проекта». Без общих формулировок вроде «за хорошую работу»;
- Ссылка на норму. Пункт положения о премировании и ст. 191 ТК РФ;
- Размер премии. Сумма прописью и цифрами или процент от оклада с расчётом;
- Дата и подпись. Слева - дата, справа — личная подпись с расшифровкой.
Премия облагается НДФЛ 13% и страховыми взносами на общих основаниях.