Акт о прогуле сотрудника

Что подразумевает ТК РФ под прогулом

Понятие прогула определяется в пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ и пп. «а», «б» п. 39 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2:

Прогулом считается полное отсутствие в течение рабочего дня на рабочем месте или период от 4 часов подряд с вычетом времени, которое выпадает на обеденный перерыв.

Важно отметить, что место работы и рабочее место разные понятия: место работы – это конкретная организация, филиал или ее структурное подразделение в населенном пункте, которое обязательное указывается в трудовом договоре, а рабочее место, согласно ч. 7 ст. 209 ТК РФ, – это территория под контролем работодателя, где работник непосредственно исполняет трудовые обязанности.

Документы для оформления прогула

Какие документы нужны для поэтапного оформления прогула:

1. Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте.
2. Докладная непосредственного руководителя (опционально).
3. Уведомление сотрудника о необходимости объяснить причину прогула.
4. Объяснительная или акт об отказе сотрудника дать объяснительную.

Кто составляет и подписывает акт о прогуле сотрудника

Сам акт составляется комиссией по актированию отсутствия на рабочем месте могут быть работник кадрового отдела и любые сотрудники организации, вне зависимости от того, работают они в одном отделе или в разных.

Чаще всего, это вышестоящий руководитель, кадровик и коллега отсутствующего сотрудника.

Как составить акт о прогуле сотрудника

Для акта не закреплен нормативный образец, поэтому документ составляют в произвольной форме для подтверждения совершенного проступка и возможности применения дисциплинарного взыскания. Рекомендуется указать в нем следующие сведения:

• наименование организации – работодателя или данные ИП;
• должность и ФИО сотрудника;
• факт проступка;
• время явки на рабочее место и длительность отсутствия (в минутах, часах). Его можно подтвердить данными с электронной системы входа-выхода, если она установлена в компании;
• режим рабочего времени и отдыха, который работник нарушил, а также пункты правил внутреннего трудового распорядка и (или) трудового договора в которых прописан режим;
• не менее трех свидетелей проступка с указанием ФИО и должностей, а также личными подписями;
• известные неблагоприятные последствия для работодателя в связи с прогулом работника.

Порядок оформления прогула

Весь срок отсутствия работника табелируют с кодом нн или «30» неявка по невыясненной причине, и на его ставку можно принять другого сотрудника по срочному договору. Можно проставить разовое и периодическое актирование: если прогул на один-два дня, то составляется ежедневно, если более длительный срок, к примеру, неделя, то актировать раз в неделю: «сотрудник Иванов В.В. отсутствует на рабочем месте с 1 по 7 число», и так далее.

Фиксируем прогул: алгоритм действий

Чтобы зафиксировать отсутствие работника на рабочем месте, то есть прогул, необходимо:

1. Получить от непосредственного руководителя докладную по факту отсутствия сотрудника на рабочем месте. Это необязательно, но рекомендуется для доказывания факта проступка.

2. Составить акт о прогуле работника в произвольной форме.

3. Уведомить о составлении акта.

4. Потребовать письменное объяснение отсутствия на рабочем месте.

5. Если объяснения не представлены – по истечении двух рабочих дней составить акт об отсутствии объяснений согласно ч. 1 ст. 193 ТК РФ.

6. Если объяснение представлено – оценить представленные доказательства и наличие уважительной причины.

В случае подтверждения наличия уважительной причины процедура на этом завершается.

7. При отсутствии уважительных причин – составить приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания.

Внимание: прежде, чем накладывать взыскание, следует проверить, не истек ли срок привлечения к дисциплинарной ответственности: согласно ч. 3 ст. 193 ТК РФ, он составляет 1 месяц с момента обнаружения проступка, не считая времени пребывания сотрудника на больничном.

Как истребовать объяснение, если работник не выходит на связь

Если работник не выходит на связь, не отвечает на звонки, то можно отправить требование о представлении объяснений ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по известному месту жительства.

Важно! Чек и опись — это ваше доказательство правомерного поведения. Если работник не явится на почту для получения письма, и оно уйдет обратно, письмо будет считаться врученным.

Уважительные и неуважительные причины невыхода на работу

Законодателем не предусмотрен единый перечень уважительных причин, здесь можно опираться на судебную практику. Обзор ВС РФ сформировал небольшой список объективных причин невозможности сотрудника выполнять трудовые обязанности:

1. Болезнь сотрудника или близких родственников. Это может быть, как простуда с подтверждением больничным листом, так и обострение хронического заболевания, когда не оформлен больничный лист, но есть подтверждение медицинскими документами.
2. Погодные условия.
3. Транспортные проблемы.
4. Уход за своим несовершеннолетним ребенком.
5. Донорство крови и ее компонентов.
6. Прохождение военных сборов, согласно ч. 1 ст. 170 ТК РФ и п. 2 ст. 6 Закона о воинской обязанности.
7. Вызов в суд в качестве истца, подтверждается судебной повесткой или определением суда о назначении суд. заседания.
8. Заключение под стражу.

Другие обстоятельства считаются уважительными в случае если работодатель сочтет их таковыми. Собственный перечень можно утвердить локальными актами организации. Для рабочих мест с графиком сменности работодатель обязан ознакомить с графиком сменности под подпись, в противном случае прогул оформить нельзя.

Не являются основанием для невыхода на работу следующие обстоятельства:

1. Если работник получил предупреждение об увольнении вследствие сокращения численности или штата и прекратил исполнять трудовые функции на следующий день.
2. Если работодатель получил от сотрудника заявление об увольнении по собственному желанию, и человек не вышел на работу.
3. Если работодатель был уведомлен о болезни подчиненного или его ребенка, но не получил подтверждающие медицинские документы.