Как правильно сделать запись о переходе на электронные книжки
В 2023 году сведения о трудовой деятельности для впервые поступающих на работу формируются только в электронном формате, а бумажные трудовые ведутся одновременно с электронными сведениями лишь для тех сотрудников, которые решили от них не отказываться, и для тех, кто так и не подал заявление о выборе формата трудовой книжки. При этом электронный формат предполагает отсутствие какого-либо физического носителя, но в ЭТК (электронную трудовую книжку) будут включены все сведения, которые содержит стандартная трудовая на бумажном бланке. При необходимости сведения из ЭТК могут предоставляться гражданам на бумажных носителях.
Для того, чтобы запись в трудовой книжке при переходе на электронный формат сведений была сделана корректно, сотрудникам кадровой службы необходимо руководствоваться нормами ст. 66.1 ТК РФ и Письмом Минтруда № 14-2/В-150.
Рассмотрим пошаговую последовательность внесения записи в трудовую.
Графа 1
Предназначена для внесения порядкового номера записи.
Графа 2
Здесь сотрудник кадровой службы должен указать дату, когда именно была выдана работнику бумажная трудовая. Основанием для выдачи документа является заявление работника о переходе на ЭТК, а выдать трудовую на руки работодатель должен в день поступления такого заявления от работника.
Графа 3
Эта графа предназначена для отображения сведений о трудовой деятельности сотрудника, а в случае перехода на ЭТК здесь указывается информация о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Точная формулировка последней записи перед выдачей трудовой книжки работнику приведена в Письме Минтруда № 14-2/В-150.
Графа 4
Предназначена для указания реквизитов документа, на основании которого в трудовую вносится запись. В нашем случае это будет заявление работника – указывается день, месяц и год его подачи.
Внесенную запись необходимо заверить печатью и подписью ответственного должностного лица (или руководителя). Сотрудник также должен поставить в документе свою подпись об ознакомлении (письмо Минтруда № 14-2/В-267). После этого бумажную трудовую выдают ему на руки, и с этого момента вся ответственность за ее ведение и хранение с работодателя снимается.
Образец записи:
Важные нюансы, касающиеся записи в трудовой
Запись о переходе на электронные трудовые книжки должна быть внесена в обязательном порядке. Без нее недопустимо выдавать документ работнику.
Формулировка записи в трудовой должна соответствовать нормам, приведенным в ч. 3 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. В частности, она обязательно должна содержать ссылку на то, что работником было написано заявление о переходе на ЭТК.
Допускается, чтобы основная часть записи в трудовой (графа № 3) была выполнена в виде штампа. Это значительно облегчит работу сотрудников кадровой службы, так как им надо будет проставить только дату выдачи трудовой на руки и реквизиты написанного работником заявления.
Факт выдачи книжки следует зарегистрировать в «Книге учета движения трудовых книжек» (графа 13 «Расписка работника в получении ТК»). Сотрудник должен расписаться в книге, подтвердив этим факт получения трудовой. В записи следует указать, что трудовая выдана именно в связи с принятием сотрудником решения о переходе на ЭТК. Формулировка записи выглядит следующим образом: