Когда выдаются подотчетные суммы
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется строго по установленным правилам. Нормы важно соблюдать прежде всего, чтобы в дальнейшем не появились сложности при расчете налоговой базы НДФЛ по сотруднику, не образовалась задолженность или не возникло недопонимание с налоговой из-за неверно проведенных в бухучете сумм.
Статья по теме: Порядок выдачи денежных средств в подотчет Организации (ИП) могут использовать для собственных текущих нужд наличные деньги из кассы либо расчетного счета. Получают, расходуют данные средства и отчитываются по ним подотчетные лица. По каким правилам производится выдача денежных средств под отчет в 2024 году? Какими документами оформляется выдача денег подотчет? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее. ПодробнееСами по себе денежные средства могут выдаваться под отчет для различных целей, но их можно разделить на две категории:
- Для осуществления хозяйственных и административных расходов. Размер денежных средств и сроки их предоставления в таком случае определяются исходя из производственных нужд.
- Командировочные расходы. В этом случае срок, на который выдаются деньги, устанавливается приказом руководителя, а сумма должна включать в себя суточные, а также все предстоящие расходы на проезд и проживание.
Так как деньги являются подотчетными, работник должен за них отчитаться, предоставив соответствующие документы. Это могут быть чеки, квитанции и другие бумаги, подтверждающие факт траты в интересах компании. Должен быть составлен и авансовый отчет, который будет отражать сумму полученных средств и то, на что они были израсходованы. Сроки сдачи авансового отчета компания определяет самостоятельно.
Возврат подотчетных сумм, если выделенные деньги не были потрачены в полном объеме, осуществляется в кассу организации либо же на ее расчетный счет. Если возврат производится на счет организации, то стоит указать в назначении платежа, что это именно возврат неиспользованных подотчетных сумм. Это важно для дальнейшего предотвращения возможных споров с налоговиками. Хорошо также, если возможность возвращать подотчетные деньги на счет организации будет закреплена во внутренних нормативных документах.
Если же средства не были возвращены, то недостающая сумма удерживается из заработной платы подотчетного лица. В случаях, когда сотрудник не предоставил подтверждающих документов, забыл их взять или потерял, решение об удержании денежных средств из зарплаты работника остается на усмотрение руководителя. Может также потребоваться объяснительная от подотчетного лица о причинах непредоставления документов.
Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Порядок расчетов с подотчетными лицами – проводки
Бухгалтерский учет предусматривает специальный активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», с помощью которого и проводятся подобные операции. После того как авансовый отчет сдан сотрудником в бухгалтерию, проверен и подписан руководителем, бухгалтер может отразить данный факт в учете, используя проводки. Рассмотрим подробнее, в каких ситуациях какие проводки применяются:
- Выдача денежных средств из кассы предприятия - Дт 71 Кт 50-1. Та же проводка будет использована и в случае возмещения трат сотруднику, если выделенных денег ему не хватило и он был вынужден использовать собственные средства. А вот возврат неиспользованных сумм в кассу будет иметь противоположную проводку - Дт 50-1 Кт 71.
- В случае, если деньги подотчетному лицу перечислялись на карту, следует использовать проводку Дт 71 Кт 51, если это рублевый счет, и Дт 71 Кт 52, если счет перечисления был валютным. Возврат осуществляется с использованием все тех же счетов, но уже с противоположным отражением по дебету и кредиту - Дт 51 Кт 71 (рублевый счет), Дт 52 Кт 71 (валютный счет).
- Удержание подотчетных сумм из заработной платы, если деньги не были возвращены и у сотрудника перед организацией образовалась задолженность, осуществляется по Дт 94 Кт 71.
Выше были перечислены проводки, связанные с выдачей и возвращением подотчетных сумм. Однако в бухучете предусмотрены и иные проводки, связанные с учетом расходов по авансовому расчету. Так, например, по Дт 60 и Кт 71 отражается проведение платы ответственным сотрудником за товары, работы и услуги. А проводка по Дт 20 и Кт 71 отразит признание суточных расходов по сотруднику в период его командировки.
Ситуация, когда работнику приходится возвращать подотчетные деньги обратно в кассу предприятия, не редкость. Так же, как и ситуация, когда компания, наоборот, вынуждена доначислять определенные суммы в качестве компенсации сотруднику за потраченные им собственные средства. Чтобы правильно отразить такие операции в бухучете, важно опираться на нормы действующего законодательства.
Заключение
Подотчетные средства выдаются работнику для осуществления им хозяйственной деятельности в интересах компании. В бухгалтерском учете подобные операции отражаются при помощи проводок. Для каждого случая будет использована соответствующая проводка, точно отражающая суть проведенной операции. Возврат подотчета, проводки в бухучете и документальное подтверждение всех затрат должны быть отражены корректно и своевременно во избежание сложностей для компании в дальнейшем.