Соблюдение правил хранения трудовых книжек является обязанностью работодателя и позволяет избежать утери или порчи данных документов. Нарушение порядка хранения и учета трудовых книжек (сокращенно – ТК) может повлечь материальную, дисциплинарную, административную, а иногда даже уголовную ответственность. С 2020 года Правительство вводит электронный аналог трудовых, однако не отменяет бумажный вариант документа - по желанию работника ему оставят привычную «корочку». Поэтому порядок хранения трудовых книжек придется соблюдать и после наступления нового 2020 года.
Сколько нужно хранить трудовую книжку работника
По общему правилу трудовые книжки сотрудников хранятся у работодателя до момента их увольнения (ст. 84.1 Трудового кодекса РФ). Когда гражданин работает в нескольких компаниях, его ТК находится по месту работы, которая является для него основной. Если в день увольнения работник не получил трудовую книжку, она выдается ему в течение 3-х рабочих дней после письменного обращения работника.
Если в день увольнения работник не явился или отказался получать ТК на руки, работодатель снимет с себя ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки, в этот же день письменно уведомив бывшего сотрудника о необходимости забрать документ либо дать согласие на его отправление по почте.
В случае смерти сотрудника, книжка либо выдается родственникам под расписку, либо высылается им почтовым отправлением по требованию. В ней делается запись, что работник уволен в соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ, то есть по обстоятельству, которое не зависит от воли сторон (смерть гражданина).
При ситуации, когда ни работник, ни его родственники не являются за трудовой, работодатель обязан хранить невостребованный подлинник документа в течение 75 лет. Столь длительный срок установлен Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010 в ред. от 16.02.2016 (п.664).
Учет и хранение трудовых книжек: основные правила
Сохранность и учет ТК работников регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, установленными правительственным Постановлением № 225 от 16.04.2003 (ред. от 25.03.2013). Хранению трудовых книжек посвящен VI раздел, где изложен его общий порядок. Он касается не только заполненных ТК работников, но и пустых бланков документа, а также вкладышей к ТК.
В частности, про хранение бланков трудовых книжек и вкладышей говорится в п.42 Правил. Работник, ответственный за сохранность и ведение ТК, ежемесячно представляет в бухгалтерию сведения об их наличности (после завершения месяца). Также он отчитывается за бланки ТК, выданные новым работникам, и денежные суммы, полученные с сотрудников за них. Испорченные бланки уничтожаются, что фиксируется в соответствующем акте. Кадровая служба ведет учет ТК в «Книге учета движения ТК и вкладышей к ним», а бухгалтерия вносит сведения в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых.
Хранение трудовых книжек потребовало дополнительного законодательного урегулирования по двум причинам:
-
ТК сотрудников содержат их персональные данные;
-
ТК является бланком строгой отчетности.
В связи с этим на хранение трудовых распространяются требования следующих нормативных актов:
-
закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
-
Положения о документах и документообороте в бухучете от 29.07.1983 № 105.
Закон о персональных данных предписывает сохранять их конфиденциальность (ст.7 закона № 152-ФЗ), то есть, личные данные нельзя распространять без согласия субъекта, которого они касаются. Более детально о защите персональных данных работников говорится в Трудовом кодексе РФ, п. 7 ст. 86 которого гласит, что работодатель за свой счет обеспечивает их неприкосновенность, защищает от утраты и неправомерного использования. Лица, виновные в ненадлежащей работе с персональными данными сотрудников, несут различную ответственность, вплоть до уголовной (ст.90 Трудового кодекса РФ).
Трудовая книжка, ее хранение у работодателя, регулируется Положением о документах в бухучете, так как является бланком строгой отчетности (п.42 Правил ведения и хранения ТК). Согласно п. 6.2 данного Положения, трудовые книжки работников помещаются в сейфы, металлические шкафы или специальные помещения. Технические и прочие характеристики емкостей не уточняются, например, нужно ли приобретать для хранения ТК несгораемый сейф. Главное требование - должна быть обеспечена сохранность документов. Как именно, решает работодатель.
Трудовые книжки: хранение в 2020 году
В 2020 году начнется постепенный переход к электронным трудовым книжкам, уже приняты в первом чтении соответствующие изменения в Трудовой кодекс. Для этого работодатели будут ежемесячно передавать информацию о работе и перемещениях своих сотрудников в систему персонального учета ПФР. До конца 2020 г. работникам нужно определиться, хотят ли они оставить бумажный вариант ТК, или готовы перейти к ее цифровому аналогу. По умолчанию с 2021 года работников переведут на электронный документ, вернув им на руки бумажную трудовую. Сотрудники, которые этого не желают, должны подать заявление о ведении трудовой книжки на обычном бланке.
С 2021 года хранение новых трудовых книжек граждан, впервые устраивающихся на работу, не понадобится, так как у них выбора не будет - работодатели начнут оформлять им только электронные ТК.
Читайте также: Согласие на хранение трудовой книжки