Положение о расчетах с подотчетными лицами – это внутренний документ, который регламентирует порядок ведения расчетов по подотчетным суммам. Благодаря разработке и утверждению данного Положения руководство организации сможет избежать возникновения спорных ситуаций с персоналом и налоговой службой, а бухгалтер будет учитывать факты хозяйственной деятельности на законных основаниях. В документе необходимо рассмотреть важные моменты, которые не регламентированы на законодательном уровне.
Унифицированной формы Положения не существует, каждая организация разрабатывает его в свободной форме с учетом специфики своей деятельности. Содержание документа не должно противоречить законодательным нормам. С текстом Положения нужно ознакомить под подпись всех сотрудников организации, которые получают подотчетные средства и должны сдавать авансовые отчеты.
Обязательно ли составлять положение о подотчете
Положение о расчетах с подотчетными лицами, образец которого можно найти ниже, выполняет ряд важных задач:
- регламентирует порядок ведения расчетов с сотрудниками, которые получают денежные средства подотчет;
- обеспечивает полный контроль за движением выданных сумм и их использованием;
- обеспечивает контроль за правильностью отображения операций в бухгалтерском учете;
- обеспечивает сохранность денежных ресурсов организации.
Законодательство не требует, чтобы субъекты хозяйствования в обязательном порядке оформляли данный документ. Но многие организации уже на практике убедились в том, насколько полезно иметь его под рукой. От возникновения споров с работниками-подотчетниками не застрахован никто, и в таком случае работодатель сможет доказать свою правоту ссылаясь на нормы Положения.
Что включить в Положение
Стандартная структура Положения предполагает наличие следующих разделов:
- Раздел «Общие положения». Здесь следует прописать, с какой целью было разработано Положение, какие расходы относятся к подотчетным суммам и кто является подотчетным лицом в компании. Также нужно дать определение другим понятиям, встречающимся в тексте документа, перечислить нормативные акты, учитываемые при разработке Положения.
- Раздел «Порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам».
- Раздел «Порядок предоставления и проверки авансовых отчетов».
- Подпись руководителя организации, утвердившего документ, с расшифровкой.
Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами на 2020 год будет приведен далее. Его можно взять за основу при составлении аналогичного документа для своей организации, удалив ненужные пункты или внеся дополнительные данные.
При составлении Положения следует ориентироваться на следующие нормативные документы:
- Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.
- Указание Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017).
- Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 08.11.2010).
- ТК РФ.
Читайте также: Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Какие еще моменты следует рассмотреть в Положении:
- Процедуру выдачи денежных средств. Для получения денег необходимо заявление работника либо издание приказа руководителя о выдаче денег в подотчет. Также следует указать, на какие цели могут быть выданы деньги.
- Перечень сотрудников, которые будут получать средства. Список подотчетных лиц можно утвердить отдельным приказом или оформить в виде приложения к Положению.
- Максимальную сумму денежных средств, которую может получить работник.
- Способы получения работником подотчетных сумм (в кассе предприятия, перечисление на корпоративную карту или др.).
- Срок предоставления сотрудником в бухгалтерию авансового отчета и документов, подтверждающих факт расхода денег.
- Перечень документов, которые работник должен сдать вместе с авансовым отчетом.
- Перечень реквизитов, которые должны содержать первичные документы.
- Ответственность работника-подотчетника за несвоевременную сдачу авансового отчета и за предоставление первичных документов, которые содержат заведомо ложную информацию.
- Сроки проверки авансового отчета бухгалтером по целям использования и итоговой сумме, порядок утверждения документа и принятия его к исполнению.
- Сроки окончательных расчетов с подотчетным персоналом.
- Порядок удержания денежных средств из заработной платы сотрудника в том случае, если он не вернул в установленный срок задолженность по подотчетным суммам.
- Порядок действий работника если деньги не были потрачены на оговоренные цели.
Между бухгалтерами и подотчетными сотрудниками нередко возникают споры по поводу подтверждающих документов. Во избежание этого в Положении нужно прописать четкие требования к их составу и оформлению. Сейчас не действует запрет на выдачу в подотчет денег сотруднику, который еще не вернул оставшуюся сумму по предыдущему авансу, поэтому работодатель вправе сам установить порядок выдачи новых подотчетных сумм таким лицам.
Скачать Положение о расчетах с подотчетными лицами можно ниже.