Оформление подарков
Подарки для работников можно разделить на 2 категории:
- за особые заслуги и в благодарность за проделанную работу;
- к знаменательным датам и праздникам.
В зависимости от повода преподнесения ценного подарка сотруднику определяется налогообложение его стоимости. Подарки первой категории относятся к оплате труда (ст. 191 ТК РФ). Соответственно, к ним применяется налогообложение доходов физического лица (НДФЛ начисляется с полной стоимости подарка). Вручение подарка должно быть оформлено соответствующим приказом. Передача подарка в данном случае происходит на основании трудового, коллективного договора или положения о премировании.
Вторая категория подарков не относится к оплате труда, поэтому к ним применяется общее налогообложение. Вручение подарка приравнивается к продаже. Передачу подарка можно оформить как дарение. Если стоимость подарка превышает 3 000 рублей, то между организацией и сотрудником должен быть заключен договор дарения в письменной форме. Это следует из п. 2 ст. 574 ГК РФ. На подарки меньшей стоимости тоже можно оформить договор дарения или выдать по ведомости.
Вручение подарков должно быть закреплено в локальном документе организации. Это может быть положение об оплате труда или коллективный договор. Можно издать отдельный приказ или распоряжение, в котором будет прописано:
- виды подарков;
- случаи, в которых они вручаются;
- порядок закупки подарков;
- примерная стоимость подарка;
- процесс вручения подарка.
Если в организации планируется вручение подарков детям сотрудников, то это также нужно учесть в нормативном документе.
НДФЛ
При вручении сотруднику за проделанную работу подарка сумма его стоимости облагается НДФЛ: такой подарок работнику приравнивается к производственной премии.
Однако при налогообложении подарков сотрудникам нужно учитывать п. 28 ст. 217 НК РФ. Согласно этому пункту, не подлежит обложению НДФЛ подарок, стоимость которого не превышает 4 000 рублей и который не относится к вознаграждению за труд. Лимит должен отслеживаться по каждому сотруднику. Если за календарный год сотруднику было вручено несколько подарков, то сумма их стоимости, превышающая 4 000 рублей, подлежит обложению НДФЛ по ставке 13 или 15 %.
Страховые взносы
Страховыми взносами облагаются только подарки сотрудникам, вручаемые за результаты работы. Они приравниваются к оплате труда и, соответственно, являются объектом обложения страховыми взносами. Подарки, передаваемые сотрудникам к знаменательным датам или на праздники, не являются платой за труд, а значит, облагать эти суммы взносами не нужно.
Так как сумма подарков, вручаемых сотрудникам за успехи в работе, признаются базой для начисления взносов, то на них нужно начислить и страховые.
Не нужно облагать взносами детские подарки. Получателями в этом случае являются дети сотрудников, а не они сами. Такие суммы не признаются оплатой труда. Что касается НДФЛ, то стоимость подарков (включая НДС) облагается НДФЛ в случае, если общая стоимость подарков за календарный год превысила 4 000 р.
Налог на прибыль
Согласно ст. 255 НК РФ, в расходы по налогу на прибыль можно учесть затраты на оплату труда. Соответственно, стоимость подарка за особые достижения в работе можно принять в качестве расходов (при условии, что вручение данного подарка предусмотрено трудовым договором или локальными актами компании - коллективным договором и др.). А вот подарки, относящиеся ко второй категории, учесть в расходах нельзя (п. 16 ст. 270 НК РФ).
НДС
Передача подарка на безвозмездной основе (дарение) признается реализацией на основании пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ. Таким образом, на стоимость подарков нужно начислять НДС. Днем реализации подарков будет день их вручения работнику. Отражение реализации в таком случае будет на основании бухгалтерской справки-расчета.
Составлять на каждого сотрудника счет-фактуру не нужно. В конце налогового периода можно оформить единый счет-фактуру на основании ведомости. В строках 6 - 6б счета-фактуры проставляются прочерки. При регистрации сводного документа или счета-фактуры в книге продаж нужно указать код вида операции «26».
Стоимость безвозмездно переданных подарков определяется на основании ст. 105.3 НК РФ без НДС. Таким образом, в приведенной ситуации при передаче подарка работнику компании нужно исчислить налоговую базу по НДС исходя из стоимости подарка (без НДС), указанной в договоре дарения.
Начисленный НДС придется уплатить за счет средств стороны, передающей подарок, то есть за счет работодателя. При наличии счета-фактуры продавца товара, который приобретен для вручения, компания вправе принять к вычету «входной» НДС, уплаченный при покупке подарка.
Как в бухучете отражать расходы на подарки, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
ИТОГИ
- Нельзя просто так подарить сотруднику подарок. Его вручение должно быть оговорено в локальных документах организации и правильно оформлено. Это может быть пункт в коллективном договоре или положении об оплате труда. В них нужно прописать, в каких случаях вручаются подарки и какова их примерная стоимость.
- Подарки делятся на 2 вида: относящиеся к оплате труда и не относящиеся.
- Подарки, вручаемые сотрудникам на праздники или юбилеи, должны оформляться общим счетом-фактурой. Если компания является плательщиком НДС, то сумма таких подарков облагается этим налогом.
- Затраты на такие подарки не признаются расходами для расчета налога на прибыль.
- Подарки, врученные за успехи в работе, приравниваются к оплате труда, и на их стоимость нужно начислять НДФЛ и страховые взносы.
- НДФЛ с подарков сотрудникам к знаменательным датам и праздникам не начисляется и не удерживается, если их стоимость менее 4 000 рублей за год.
- Стоимость подарков для поощрения работников облагается и страховыми взносами.
- Вручение подарков должно быть оформлено приказом и ведомостью вручения.