Переход на обязательное применение УПД с 1 января 2026 года: пошаговая инструкция

Главные изменения в части электронного документооборота

С 01.01.2026, согласно решению Федеральной налоговой службы, существующие электронные документы для оформления операций по передаче товарно-материальных ценностей (накладная ТОРГ-12) и оказанию работ или услуг (акты сдачи-приемки) по формам, утвержденным приказами ФНС от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551; № ММВ-7-10/552, будут упразднены. Вместо них вводится обязательное использование универсального передаточного документа (УПД) в редакции 5.03.

Данное решение является продолжением политики упрощения документооборота, направленной на устранение излишней регламентации. Налоговая служба стремится избавиться от большого количества форматов первичной документации, которые зачастую лишь дублируют друг друга, и перейти на единый формат, который будет использоваться всеми юридическими лицами (ИП). УПД был рекомендован еще в 2013 году для объединения функций товарной накладной, актов выполненных работ (оказанных услуг) и счета-фактуры. Прекращение поддержки устаревших форматов с 1 января 2026 года превращает УПД из рекомендуемого в единственный обязательный стандарт для электронного документооборота.

Переход на УПД с 2026 года обязателен для всех юридических лиц и ИП, которые используют в работе с контрагентами электронный документооборот. До конца 2025 года еще разрешено выставлять ТОРГ-12 и акты приемки-передачи, но уже с нового года подтвердить реализацию товаров или выполнение работ (оказание услуг) можно будет только электронным УПД (формат 5.03). УПД может применяться как для комплексного оформления, объединяющего товарную накладную, акт выполненных работ (оказанных услуг) и счет-фактуру, так и для их создания по отдельности.

Примечание. Нововведение не коснется компаний, работающих с бумажными документами: им до конца года можно будет продолжать использовать ТОРГ-12 и акты, а также бумажный УПД, с 01.01.2026 заменяемый электронным. Организации, работающие с другими форматами электронных документов (например, формой КС-2), также не обязаны переходить на новый формат УПД, так как полная отмена касается только электронных ТОРГ-12 и актов передачи результатов работ или услуг.

В своем обращении налоговая служба рекомендует начать переход на УПД не с 01.01.2026, а в текущем 2025 году. Так будет обеспечен плавный переход на новый электронный формат. Если возникнут какие-либо трудности, будет достаточно времени, чтобы адаптировать программные инструменты, проверить их совместимость с обновленным форматом электронных файлов, а также подготовить персонал и оптимизировать рабочие процессы.

Как перейти на УПД

Как говорилось выше, начать переход на УПД рекомендуется не с 2026 года, а уже сейчас. В первую очередь необходимо согласовать с оператором, который отвечает за ЭДО, переход на новый формат передаточного документа, а также уведомить с контрагентов об использовании нового формата УПД.

Если в учетной политике организации были прописаны применяемые форматы электронных первичных документов, необходимо подготовить изменения в соответствующие пункты о начале использования электронного УПД с 01.01.2026.

Что еще нужно сделать для корректного перехода:

1. Проверить, соответствует ли программное обеспечение новым требованиям ФНС. Следует удостовериться, что программа бухучета способна работать с последней версией универсального передаточного документа (УПД 5.03). Важно также убедиться в правильном отражении льготных ставок НДС (5 и 7 %) и наличии новых полей для товаров, подлежащих прослеживаемости и маркировке.
2. Проверить приемку-отправку нового формата УПД, корректно ли проходит документооборот. Правильно ли заполняется документ, все ли реквизиты в нем отображаются.
3. Если есть необходимость, провести обучение персонала, задействованного в приемке-отправке, составлении первичной документации.

Как продавцу выставить, а покупателю получить электронный УПД, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Настройка 1С

Организациям, использующим для ведения бухгалтерского и налогового учета 1С, обязательное применение УПД с 1 января 2026 года не доставит лишних хлопот.

Процесс перехода в 1С:

• Применение УПД с 01.01.2026 пройдет в автоматическом режиме. Старые форматы, согласно приказам ФНС № ММВ-7-10/551; № ММВ-7-10/552, будут заменены на формат 5.03. Потребуется только обновить конфигурацию.
• Сохранится опция подтверждения документов, полученных ранее в прежнем формате. Эти файлы останутся доступными для просмотра и подписания даже после наступления 1 января 2026 года.
• Если организация планирует начать работу с УПД раньше, 1С выпустит обновление, в котором можно будет сменить форматы первичных документов для одного или нескольких контрагентов.

ИТОГИ

Организации – участники ЭДО с 1 января обязаны выставлять только УПД, а форматы ТОРГ-12 и акта передачи результатов работ или услуг станут неактуальными. В обновленной версии 5.03 основное внимание уделено оптимизации процесса отгрузки прослеживаемой и маркированной продукции, что значительно упрощает отслеживание перемещения таких товаров. Данная редакция обязательна для компаний, применяющих систему электронного обмена документами с партнерами. Организации и индивидуальные предприниматели, продолжающие работать «на бумаге», вправе не переходить на УПД, поскольку прежние формы остаются в силе.

Пользователям программных продуктов 1С не нужно совершать никаких дополнительных шагов. Система автоматически адаптируется к новым правилам, а тем, кто хочет подготовиться заранее, будут предоставлены инструменты для постепенного перехода.