Что такое кадровый документооборот и кто может его применять?
Создание, подписание, применение и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с 2022 года принято называть электронным кадровым документооборотом.
Сразу необходимо отметить, что решение о переходе на кадровый ЭДО каждая организация принимает самостоятельно. В ТК РФ не закреплена обязанность перехода организаций на новую систему ведения кадрового учета. Тем же, кто принял решение о применении нововведения, следует руководствоваться новыми статьями ТК, внесенными Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ. Сроки перехода также не определены. Каждый работодатель может воспользоваться возможностью ведения кадрового учета в электронном виде уже сегодня, отложить на неопределенное время, или же оставить все в классическом виде.
Важно! В организациях, где принято решение о переходе на кадровый ЭДО, нет необходимости хранить копии кадровых документов на бумажных носителях.
С чего начать переход на кадровый ЭДО?
Начало перехода на новую систему ведения кадрового документооборота должен ознаменовать внутренний приказ по организации (ст. 372 ТК РФ), в котором в обязательном порядке должны быть обозначены следующие моменты:
- Наименование информационной системы, при помощи которой планируется ведение кадрового ЭДО.
- Алгоритм действий, разработанный для взаимодействия работодателя и работников при использовании системы.
- Список кадровых документов, которые планируется перевести в электронный вид.
- Список категорий сотрудников, по отношению к которым будет применяться кадровый ЭДО.
- Дата, начиная с которой организация переходит на цифровую систему ведения документооборота, и сроки, в которые организация обязуется уведомить всех заинтересованных сотрудников организации.
- Сроки, в которые необходимо осуществлять создание, подписание и ознакомление с электронными документами.
- Инструкция, согласно которой будет происходить ознакомление с новой системой и обучение сотрудников ее применению.
- Исключительные моменты, при которых организация сохраняет прежний (бумажный) документооборот.
- Алгоритм взаимодействия руководства компании с представителями работников. (Этот пункт повторяется).
Об особенностях приема на работу к работодателю, использующему электронный кадровый документооборот, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к системе КонсультантПлюс и бесплатно переходите в Готовое решение.
Организация кадрового документооборота
Досконально все особенности при ведении кадрового ЭДО описаны в ст. ТК РФ 22.1–22.3. Выделим основные моменты, которые необходимо знать всем, кто принял решение организовать кадровый документооборот в организации с нуля.
Первое, с чего необходимо начать после принятия соответствующего решения, – это выбор платформы, с помощью которой будет осуществляться кадровый документооборот. Трудовым кодексом рекомендуется использование системы «Работа в России», однако по решению руководства организация вправе применять иную систему, или же разработать собственную.
Чем хороша система «Работа в России»? Доступ к ней организован через портал «Госуслуги» через систему идентификации и аутентификации (ЕСИА).
Важно! Порядок взаимодействия «Госуслуг» и системы «Работа в России» утвержден постановлением Правительства РФ от 01.07.2022 № 1192.
В случае если организация принимает решение разработать собственную систему для ведения кадрового документооборота в электронном виде, сотрудникам IT-отдела в обязательном порядке необходимо учесть следующие моменты:
- Система должна предусматривать возможность подписывать документы с использованием ЭЦП.
- В программе должна быть разработана схема систематизации и хранения документов.
- Обязательно должна быть предусмотрена возможность фиксации точной даты создания, отправки, подписания и получения документов.
При принятии решения о переходе на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве руководству организации следует помнить, что все расходы на создание, поддержание и обслуживание системы несет работодатель. Также на расходы организации ложится и оплата получения ЭЦП всеми сотрудниками организации.
Важно! В случае если сотрудник организации уже имеет ЭЦП, то необходимость оформления новой не возникает. То же самое распространяется и при переходе работника к другому работодателю. На новом месте работы можно использовать электронную подпись, полученную у предыдущего работодателя.
Требования к электронным кадровым документам в 2024 году
В новых статьях ТК РФ совершенно определенно прописаны все требования, которые должны быть соблюдены при создании электронного кадрового документа. Однако абзац, в котором закреплены вышеупомянутые правила, вступает в силу с 01.03.2023. Т. о., Правительство РФ предоставляет работодателям переходный период, на протяжении которого работодатели имеют право использовать неунифицированные бланки. За это время Минтруд, совместно с Минцифрой и Росархивом разработают новые бланки, которые будут обязаны применять все перешедшие на кадровый ЭДО, начиная с обозначенной даты.
Какие документы продолжаем вести на бумажном носителе?
Как всегда, из любого правила есть исключения. Несмотря на возможность вести кадровый документооборот в электронном виде, сохраняется небольшой список документов, которые следует вести по-старому:
- Трудовые книжки. В данном случае решение о ведение в электронном виде или на бумажном носителе принимает сотрудник. Если в заявлении о способе ведения трудовой книжки он указал «бумажный носитель», то работодатель не имеет права вести книжку в электронном виде.
Важно! Сотрудник в любой момент может изменить свое решение и дать согласие о переходе с бумажной трудовой книжки на электронную, НО, однажды согласившись на ведение трудовой книжки в электронном виде, вернуться на старый (бумажный) формат трудовой книжки будет невозможно.
- Акт о несчастном случае на производстве.
- Приказ о прекращении трудовых отношений с сотрудником.
- Документы о прохождении инструктажей по охране труда и технике безопасности.
Согласие сотрудников при переходе на электронный кадровый документооборот в организации
При принятии руководством компании решения о переходе на новую систему документооборота следует помнить, что осуществление этого решения возможно только при согласии сотрудников, уже трудоустроенных в организации.
Сотрудник кадровой службы должен подготовить для каждого работника уведомление о переходе на ЭДО. При этом в документе в обязательном порядке должно быть прописано право сотрудника отказаться от ведения документооборота в электронном виде.
При отказе сотрудника дать свое согласие за ним сохраняется право сделать это в любой момент в будущем.
Важно! Данное согласие необходимо получить только от сотрудников, которые были трудоустроены до 31.12.2021. Согласие тех, кто пришел в организацию после этой даты, или же не имеет на эту дату трудового стажа, не требуется. При трудоустройстве новых сотрудников их необходимо проинформировать о том, что в организации применяется система кадрового ЭДО.
Возможность вести кадровый документооборот с помощью ЭДО распространяется и на работников, работающих удаленно.
Как подписать кадровые электронные документы?
Для осуществления электронного документооборота используется любой из трех видов электронных подписей:
- Для документов, связанных с кадровым процессом возможно использование:
- УКЭП – усиленной квалифицированной электронной подписи;
- УЗП – усиленной неквалифицированной электронной подписи.
- При обмене простыми документами между работником и работодателем возможно использование простой электронной подписи, однако это необходимо зафиксировать в трудовом договоре или в уведомлении/согласии работника о ведении электронного документооборота.
Т. о., сегодня мы рассмотрели все аспекты, связанные с переходом на электронный кадровый документооборот, который стал возможен с 2022 года.