Как уже давно анонсировалось законодателями, с 2020 года в РФ начнется переход на электронные трудовые книжки (закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 г.). И хотя возможность получить выписку из электронной базы будет как у работника, так и у работодателей при приеме на работу, все равно возникает проблема наличия на руках у граждан документального подтверждения их трудовой деятельности. Многолетняя привычка населения иметь «бумажную» трудовую книжку и обеспечение работникам возможности ознакомления со сведениями о своей работе потребовали создания аналога этого документа после перехода на электронный формат. Им стала форма, проект которой разработан Минтрудом по согласованию с Пенсионным фондом РФ – СЗИ-ТД, применяемая с 2020 года. Подробнее о документе и порядке его заполнения узнайте далее.
Для чего необходим отчет в ПФР СЗИ-ТД?
Новая форма СЗИ-ТД еще не утверждена окончательно и пока существует лишь в виде проекта. Она представляет собой аналог «бумажной» трудовой книжки и содержит те же сведения о трудовой деятельности работника, которые раньше вносились в нее:
-
личные данные работника (Ф.И.О., СНИЛС, дата рождения);
-
наименование работодателя;
-
сведения о занимаемой работником должности и периоде работы;
-
причины увольнения в соответствии с ТК РФ.
С переходом на электронный формат, сведения о работе СЗИ-ТД будут выдаваться работнику при увольнении или по его запросу. Получить его можно в бумажном (в этом случае она заверяется «живыми» подписями и печатью организации) или электронном виде (подписывается усиленной квалифицированной ЭЦП). Что касается порядка выдачи, то получить ее у работодателя работник сможет:
-
по запросу - в течение трех рабочих дней (ч. 1 ст. 62 ТК РФ);
-
при увольнении - в день увольнения (выдается обязательно - без запроса работника).
В новой редакции ТК РФ, вступающей в силу с 01.01.2020 г. эта процедура будет регулироваться ст. 66.1 и ст. 84.1. (закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 г.).
При устройстве на новое место, работник предъявляет работодателю СЗИ-ТД с предыдущего места работы для переноса сведений в учетную систему новой организации. Если работник сохранил за собой право на ведение обычной трудовой книжки, то сведения могут переноситься из СЗИ-ТД в нее.
Если по каким-либо причинам затруднительно получить документ у работодателя (например, это нужно сделать оперативно и ждать 3 рабочих дня нежелательно), работник может получить его и в государственных учреждениях:
-
в ПФР через «Личный кабинет» на сайте или через портал Госуслуг - в электронном виде;
-
в ПФР или МФЦ при личном визите - на бумаге.
При этом получение работником документа самостоятельно не снимает с работодателя обязанность выдать его работнику при увольнении. Если невозможно сделать это «лично в руки», работодателю следует направить работнику форму заказным письмом с уведомлением. Датой выдачи в этом случае будет считаться дата почтовой отправки.
Срок действия выданной СЗИ-ТД 2020 не ограничен.
Ознакомиться с проектом формы и скачать бланк СЗИ-ТД (новый отчет) можно ниже.
Отчет СЗИ-ТД: кто сдает и порядок заполнения
Заполняют отчет СЗИ-ТД все работодатели на основании документов кадрового учета. При этом данные должны совпадать с другим отчетом, который работодатели сдают в ПФР – с формой СЗВ-ТД.
Те работодатели, кто оформляет СЗИ-ТД, кто сдает в ПФР сведения о работниках по форме СЗВ-ТД, должны следить за тем, чтобы не было разночтений в этих двух документах.
Порядок заполнения новой формы СЗИ-ТД:
-
в «шапку» документа вносятся личные данные сотрудника (ФИО в именительном падеже, дата рождения). Данные обязательно должны совпадать с данными, указанными в СНИЛС; указывается дата подачи заявления на ведение бумажной или электронной трудовой книжки (если таковое подавалось);
-
заполняется порядковый номер строки;
-
указывается название организации-работодателя в точном соответствии с учредительными документами (для ИП – в соответствии с данными паспорта);
-
заполняется дата и вид кадрового мероприятия (прием, увольнение, перевод и т.д.);
-
указывается должность или специальность работника (в соответствии со штатным расписанием) и структурное подразделение;
-
обязательно указывается пункт и статья ТК РФ, который явился основанием для увольнения, и реквизиты соответствующего внутреннего приказа, изданного работодателем.
Все даты отражаются в формате «ДД.ММ.ГГГГ», номера документов указываются без знака «№». Документ обязательно должен быть заверен подписями с расшифровкой, печатью или ЭЦП (в зависимости от формы выдачи).
Заполняет форму специалист отдела кадров или иное лицо, на которое возложено кадровое делопроизводство. Т.к. ранее этот отчет не требовался, то в должностных инструкциях не прописана обязанность ответственного работника по его заполнению. Следовательно, в 2020 г. работодателю необходимо устранить этот пробел, скорректировав должностную инструкцию специалиста кадровой службы или издав соответствующий приказ, которым возлагается обязанность по заполнению СЗИ-ТД на того или иного специалиста. Индивидуальные предприниматели, как правило, заполняют документы по кадрам самостоятельно.
Важно помнить, что СЗИ-ТД является документом, содержащим персональные данные. Поэтому его нельзя передавать третьим лицам без наличия письменного согласия работника. В противном случае это будет расцениваться как разглашение персональных данных.
Скачать СЗИ-ТД (образец заполнения) можно ниже.
Таким образом, ведение электронных трудовых книжек не снимает с работодателя «бумажную» работу: традиционную трудовую книжку заменит новый бланк СЗИ-ТД, который необходимо выдавать работнику по запросу неограниченное количество раз и обязательно - при увольнении.