Многие работодатели наряду с вознаграждением за труд практикуют и материальную поддержку персонала. Материальная помощь не регламентируется трудовым законодательством и оказывается работникам в различных ситуациях. Наиболее распространены выплаты при уходе в отпуск, рождении ребенка, в связи со смертью родственника. Оказание поддержки возможно и в связи со смертью самого работника, когда деньги выплачиваются его семье. Возможность подобной помощи обычно закрепляют в колдоговоре, отраслевом соглашении, другом внутрифирменном акте, зачастую устанавливая в нем и величину выплаты. Впрочем, руководитель (учредитель) вправе самостоятельно принять решение о выплате помощи семье умершего, что также стоит отметить в нормативных документах. Поговорим о порядке оформления и бухгалтерском сопровождении такой операции.
Как оформляется материальная помощь в связи со смертью сотрудника
Строгих рамок законодательной регламентации для этой процедуры не установлено, компания вправе установить собственный порядок и разработать формы заявления и приказа. Оформить выплату денежной поддержки семье умершего работника можно так:
- член семьи умершего подает заявление с просьбой о выплате матпомощи, прилагая к нему копии:
- свидетельства о смерти;
- документа, удостоверяющего личность (паспорта) и степень родства с умершим (к примеру, родителем может быть предъявлена копия свидетельства о рождении умершего сотрудника, одним из супругов – копия свидетельства о браке);
- если во внутрифирменных актах выплата подобного вида матпомощи закреплена, то на основании пакета перечисленных документов издается распоряжение, в котором руководитель выносит решение оказать материальную помощь в связи со смертью сотрудника, а при отсутствии такого пункта в локальных актах основанием для приказа послужит решение учредителя или общего собрания учредителей.
На основании изданного руководителем приказа бухгалтер проведет в учете начисление и последующую выдачу данной поддерживающей выплаты.
Читайте также: Отпуск в связи с похоронами
Материальная помощь в связи со смертью: проводки
В ситуации, когда получателем матпомощи выступает лицо, не работающее на предприятии, начисление суммы проводят по счету прочих расходов 91/2 в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами/кредиторами». Если заявитель трудится на том же предприятии, что и умерший, то кредитовать целесообразнее счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводка:
Д/т 91/2 - К/т 76 (73).
Источником подобных выплат может служить нераспределенная прибыль прошлых лет. Для этого придется провести собрание учредителей и закрепить это решение в нормативной базе фирмы. Начисление помощи в этом случае будет фиксироваться проводкой:
Д/т 84 - К/т 76 (73).
Непосредственную выплату средств фиксируют записью:
Д/т 76 (73) - К/т 50 (51).
Суммы единовременной матпомощи, оказываемой работодателем близким родственникам умершего работника (в т. ч. уже неработающего пенсионера) НДФЛ не облагаются (п. 8 ст. 217 НК РФ). Если помощь выплачивается лицу, не являющемся членом семьи умершего, то с нее следует удержать и уплатить налог (письмо Минфина № 03-04-05/70419 от 26.10.2017). Согласно ст. 2 Семейного кодекса РФ членами семьи считаются супруги, дети (в т. ч. усыновленные), родители (в т. ч. усыновители), однако судом в особом порядке членом семьи может быть признан и другой родственник. При оформлении матпомощи бухгалтеру стоит обратить внимание на вопрос налогообложения разрешенной работодателем суммы, если получателем является не член семьи погибшего.
Страховыми взносами материальная помощь в связи со смертью работника не облагается (ст. 420, 422 НК РФ).
Рассмотрим, как оформляется оказание денежной поддержки по смерти сотрудника на примерах.
Пример 1
На основе вынесенного учредителем решения об оказании матпомощи издан приказ о выплате отцу умершего сотрудника 15 000 руб. В бухучете фирмы сформированы такие проводки:
- Д/т 84 – К/т 76 – 15 000 руб. – начислена матпомощь;
- Д/т 76 – К/т 50 – 15 000 руб. – средства выданы из кассы.
Поскольку отец признается членом семьи умершего, сумма выплаты НДФЛ не облагается.
Пример 2
С заявлением на оказание помощи обратилась сестра умершего работника, т.е. лицо, не являющееся по нормам СК РФ членом его семьи. Колдоговором предусмотрена возможность выдачи денежной поддержки в таких ситуациях дальним родственникам и иным лицам. На основе заявления родственницы руководителем подготовлен приказ о выплате матпомощи сестре умершего сотрудника в сумме 12 000 руб.
Бухгалтер оформил операцию записями:
- Д/т 91/2 – К/т 76 – 12 000 руб. – начисление матпомощи;
- Д/т 76 – К/т 68/НДФЛ – 1560 руб. (12 000 х 13%), начислен и удержан НДФЛ, поскольку согласно ст. 2 СК РФ сестра не входит в число членов семьи;
- Д/т 76 – К/т 51 – 10 440 руб. (12 000 – 1560) – помощь перечислена на счет заявителя с расчетного счета компании;
- Д/т 68/НДФЛ – К/т 51 – 1560 руб. – уплачен в бюджет НДФЛ.
Не нужно удерживать НДФЛ в случае смерти сотрудника с выплаты родственнику (например, брату или сестре), формально не признаваемому членом его семьи, но проживавшему совместно с умершим (письмо Минфина РФ № 03-04-06/4-318 от 14.11.2012). Если бы в нашем примере сестра проживала с братом на одной жилплощади, и это было бы подтверждено документально, работодатель не стал бы удерживать НДФЛ с суммы предоставленной помощи.
Читайте также: Как получить пособие на погребение