Какой период охватывает книга учета с УСН
Законодательство РФ предписывает заводить книгу доходов и расходов (КУДиР) на календарный год (п. 1 в ст. 346.19 НК РФ, п. 3 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов при УСН). В итоге следующий год бухгалтерия встречает с новой книгой, заполнив старую до конца.
Процесс оформления книги учета
Форма книги, структура и содержание должны соответствовать положениям Приложения № 2 к приказу ФНС № ЕА-7-3/816@ (от 07.11.2023). Однако там точных инструкций по распечатке и заполнению нет. Предприниматели (компании) следуют общепринятому порядку: односторонняя печать, нумерация от титульного листа до последнего.
Внимание! На титульном листе КУДиР номер страницы не указывается, но он учитывается при общей нумерации страниц (п. 3.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016). То есть на втором листе указывается «2».
Распечатывается документ полностью, со всеми имеющимися разделами, даже теми, которые потом останутся нетронутыми в рамках налогообложения по УСН. Затем Книгу надо прошнуровать и пронумеровать. Документ используют ИП и различные организации. Заполнять Книгу можно по-разному, смотря какой тип объекта налогообложения – «Доходы» или «Доходы минус расходы».
Как заполнять книгу с УСН «Доходы» в 2025 году? Операции бухгалтер записывает по хронологии, используя данные первичных документов: платежного поручения, квитанции об оплате и др. Обязательно нужно указать дату, номер первичного документа, сумму и краткое описание движения средств в графе «Содержание операции». В доходах сумма как есть, а в расходах ничего не указывают.
Исключением являются такие расходы, которые указывают в КУДиР на УСН «Доходы»:
- фактически осуществленные затраты, предусмотренные условиями получения выплат на содействие самозанятости безработных и стимулирование создания безработными, открывшими собственное дело, дополнительных рабочих мест для трудоустройства безработных за счет средств бюджетной системы РФ;
- расходы, осуществленные за счет субсидий, полученных на основании Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ.
Образец заполнения книги учета доходов и расходов для организации на УСН с объектом «доходы» подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите к образцу документа.
Важно! По общему правилу графу КУДиР «Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы» заполняют только на УСН «Доходы минус расходы».
На УСН «Доходы» в КУДиР заполняют:
- Титульный лист.
- Раздел 1 (без справки).
- Раздел 4 (при неуплате торгового сбора проставляют прочерки).
На УСН «Доходы минус расходы» в КУДиР заполняют:
- Титульный лист.
- Раздел 1 (со справкой).
- Разделы 2 и 3.
О нюансах заполнения формы книги учета доходов и расходов при УСН с объектом «Доходы минус расходы» подробно рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите демодоступ и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. А в этом материале вы найдете образец заполнения КУДиР при УСН «Доходы минус расходы».
Если за год предприятие простаивало и не было финансовых операций, в КУДиР следует заполнить титульный лист, а на последующих страницах проставить нули по графам. Нулевую книгу также пронумеровать, прошить и заверить в конце подписью руководителя компании (ИП) и печатью (при наличии).
Чтобы первичные документы не затерялись, лучше вести книгу регулярно, внося записи по мере проведения финансовых операций. Так удобнее.
Способ ведения книги учета при УСН
С учетом цифровизации ведения бухучета упростилось заполнение КУДиР на УСН. Теперь документ можно вести не только в бумажном, но и в электронном формате, на компьютере. Бумажный вариант нужно прошнуровать, проставив номера на всех страницах. Бухгалтер делает это в процессе заполнения КУДиР или в конце года. На последней оставшейся странице необходимо указать количество листов внутри книги и заверить подписью руководителя компании (ИП) и печатью при наличии таковой.
Электронную книгу учета нужно распечатать по завершении календарного года. Затем необходимо прошить ее, пронумеровать страницы и заверить подписью руководителя организации (ИП) в конце.
Книгу начинают вести при УСН с началом нового года, и в процессе допускается смена способа ведения: например, с бумажного на цифровой или наоборот. Правилами это не запрещено. Например, в I квартале завели бумажную книгу, а во II квартале перешли на электронный аналог. Ограничений нет, что подтверждено письмом Минфина России № 03-11-05/4 (от 16.01.2007).
Как исправить допущенные в книге учета ошибки
В бумажной книге учета следует зачеркнуть ошибку и указать рядом верное значение с датой исправления. Рядом нужно заверить такую надпись подписью руководителя (ИП) и печатью (при наличии).
Ошибки в электронных документах исправляются коррекцией неверной надписи в программе. Если же изменения требуется внести в уже распечатанную книгу, тогда исправление происходит аналогично – с зачеркиванием ошибки вручную, прописыванием верного варианта рядом и с удостоверением подписью руководителя (ИП), печатью (при наличии).
Если возникла необходимость исправить данные в документе прошлого периода, то, возможно, нужно сдать в налоговую уточненную декларацию УСН (например, если забыли учесть часть расходов на упрощенке «Доходы минус расходы»).
Проверяет ли налоговая инспекция книгу учета
Налоговая инспекция может проверить заполнение книги при УСН «Доходы – расходы» и «Доходы», в частности, в случае выездной проверки (п. 12 ст. 89, ст. 93 НК РФ).
В главе 26.2 Налогового кодекса РФ не предусмотрена необходимость регулярно предоставлять документ. Однако подобное требование может быть в региональном законодательстве для проверки доходов предприятия на УСН с пониженными налоговыми ставками.
Нужно ли заверять книгу учета в инспекции для проверки
Закон не требует дополнительно заверять книгу перед проверкой в инспекции (Письма от Минфина России № 03-11-09/100, 29.12.2012 и от ФНС России № ЕД-3-3/696@, 28.02.2013). Достаточно подписи руководителя (ИП) с печатью в конце (если есть). Причем в этом случае неважно, как вести книгу КУДиР при УСН «Доходы» («Доходы минус расходы»): в бумажном виде или в электронном.
Как вести книгу учета организациям с обособленными подразделениями
Необходимо вести общую для основной компании, не выделяя операции или не оформляя отдельные книги по внутренним подразделениям. Это связано с общим порядком учета, который должна вести головная организация как налогоплательщик. Исключений для обособок нет (ст. 346.24 НК РФ).
Какую ответственность несет организация при отсутствии книги учета или при допущенных в ней ошибках
Налоговый кодекс уточняет, нужно ли вести главную книгу при УСН. При отсутствии документа или в случае допущения ошибок в содержании инспекция вправе оштрафовать нарушителя (ст. 120 и ст. 122 НК РФ):
- за допущенные грубые нарушения правил ведения учета;
- за неуплату налога, если вследствие этого возникла недоимка.
Зачастую КУДиР налоговая запрашивает в процессе камеральной проверки: при изучении движения средств по счету предприятия. Если данные не соответствуют предоставленным сведениям в декларации УСН, налоговая вправе запросить пояснения и книгу учета.
Итоги
Заполнение КУДиР на УСН «Доходы» («Доходы минус расходы») обязательно для организаций и ИП на упрощенке. За отсутствие документа нарушителя ждет штраф. Иные нюансы приведены выше в материале.