Как сделать электронный путевой лист грузового автомобиля

Электронный путевой лист грузового автомобиля в 2026 году

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140‑ФЗ вносит изменения в транспортное и экспедиторское законодательство: с 1 сентября 2026 года оформление основных перевозочных документов обязательно должно осуществляться в электронном виде. К таким документам относятся:

• транспортная накладная в автомобильных перевозках;
• заказ (заявка) на перевозку;
• грузовая накладная в авиации;
• транспортная железнодорожная накладная;
• экспедиторские документы.

ЭПЛ оформляется через информационную систему электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) аккредитованного оператора. Все данные передаются в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где хранятся и доступны для проверки контролирующими органами в реальном времени.

Форма ЭПЛ установлена Приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Структура формы для грузового автомобиля состоит из 6 Титулов. Электронный путевой лист для грузового автомобиля состоит из обязательных титулов, которые заполняются строго в определенной последовательности. Каждый титул подписывается соответствующим участником электронной подписью.

Титул 1 – Собственник (обязательный)

Заполняется собственником бизнеса (ИП или руководителем ООО) или уполномоченным диспетчером, содержит полные данные о перевозчике, транспортном средстве, водителе, маршруте и грузе.

Титул 2 – Медработник (обязательный)

Заполняется медицинским работником после осмотра водителя, содержит данные о времени осмотра, результатах измерений, заключение о допуске. Срок действия подписи – до конца смены, при смене более 12 часов требуется повторный осмотр.

Титул 3 – Контролер технического состояния (обязательный)

Заполняется контролером после осмотра автомобиля, содержит данные о проверке систем автомобиля, заключение о допуске к эксплуатации.

Титул 4 – Дополнительные данные (по необходимости)

Может использоваться для данных о погрузке, выгрузке, времени простоя, подписи получателя груза. Не является обязательным для всех перевозок, но рекомендуется для грузовых автомобилей.

Титул 5 – Данные о грузе (по необходимости)

Содержит подробную информацию о грузе: наименование, вес, объем, особенности перевозки. Обязателен для перевозки опасных грузов, скоропортящихся продуктов, крупногабаритных грузов. Может требовать дополнительных подписей (ответственного за погрузку, получателя)

Титул 6 – Закрытие (обязательный)

Заполняется после завершения смены, содержит показания одометра, пробег за смену, время заезда, расход топлива. Подписывается ЭП водителя (УНЭП) и завершает путевой лист

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля можно посмотреть в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Как сделать электронный путевой лист грузового автомобиля?

Предварительный этап включает подключение к системе и выпуск подписей для персонала: заключите договор с аккредитованным Минтрансом оператором («СБИС», «Контур.Логистика», «1С-Битрикс», «Такском» и другие).

Подписи выпускаются:

• диспетчеру и руководителю – УКЭП организации.
• механику и водителю – УНЭП (выпускается бесплатно через «Госуслуги» или ИС оператора).
• штатному медику – УКЭП физлица с привязкой к организации.

ЭПЛ перед началом выезда оформляется следующим образом:

1. Оформление в программе или ЭДО шапки формы руководителем или ответственным лицом Титула 1.

2. Организация медосмотров.

Если возите грузы по межгороду, выгодно использовать терминалы телемедицины (дистанционный осмотр). Медик подпишет титул удаленно своей УКЭП за 2 минуты.

Вариант 1 – Очный осмотр в медицинском учреждении

• Медработник проводит осмотр водителя перед сменой: проверка наличия алкоголя, наркотиков, общего состояния здоровья.
• Он вносит данные в электронную систему оператора ИС ЭПД, подписывает титул медосмотра своей УКЭП.
• Водитель получает уведомление о прохождении осмотра (в приложении или SMS).

Вариант 2 – Дистанционный осмотр через сертифицированные терминалы

• Водитель приезжает на базу перевозчика или в пункт осмотра, использует сертифицированный медицинский терминал (автоматизированная станция предрейсового осмотра), измеряет артериальное давление, пульс, содержание алкоголя в выдыхаемом воздухе, проходит опрос о самочувствии на экране терминала.
• Данные передаются в медицинский центр для проверки врачом, который дистанционно подтверждает результат и подписывает титул УКЭП, допускает водителя к вождению.

Про дистанционный медосмотр писали в данном материале.

3. Оформить технический осмотр автомобиля в электронном виде.

Технический осмотр должен быть проведен после медосмотра водителя и перед выпуском на линию. Если автомобиль не прошел техосмотр, водитель не может выехать на линию даже при пройденном медосмотре. Контролер проверяет состояние транспортного средства и подписывает Титул 3 ЭП, т. е. проводит визуальную и инструментальную проверки систем автомобиля, наличие аптечки, огнетушителя и знака аварийной остановки. Дополнительно проверяется сцепное устройство для прицепов и полуприцепов, грузовое отделение (целостность, крепление груза).

4. При необходимости осуществляется проверка грузов, подпись Титулов 4 и 5.

5. Передача данных в ГИС ЭПД. В момент выезда грузовика с базы оператор автоматически отправляет данные в Минтранс. Система генерирует для водителя динамичный куар-код.

На маршруте инспекторы ГИБДД могут запросить данный код (на устройстве, но не скриншот, так как статичный куар-код не принимается), отсканировать его. Инспектор убедится, действителен ли путевой лист, пройдены ли осмотры, актуальны ли данные о водителе и автомобиле, в случае отсутствия чего-либо составит протокол о нарушении.

Если используется электронная транспортная накладная (ЭТН), то данные из ЭПЛ автоматически связываются с ней. Заказчик также будет видеть путевой лист.

Как заполнить путевой лист? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Особенности ЭПЛ для отдельного грузового транспорта

1. Для перевозки опасных грузов (классы 1–9 по классификации ООН) требуются дополнительные данные в ЭПЛ:

• класс опасности груза;
• номер ООН груза;
• тара и упаковка (вид, сертификация);
• допуск водителя и автомобиля к перевозке опасных грузов;
• дополнительные подписи (ответственного за перевозку опасных грузов).

ЭПЛ для опасных грузов может требовать дополнительного Титула 7 – Опасный груз.

2. Для международных перевозок ЭПЛ сочетается с другими документами:

• CMR-накладная (международная товарно-транспортная накладная);
• таможенная декларация;
• разрешение на международную перевозку.

ЭПЛ для международных перевозок должен содержать данные на двух языках (русский и язык страны назначения).

3. Для рефрижераторных перевозок дополнительно указываются:

• температура в грузовом отделении;
• режим охлаждения и нагрева;
• контроль температуры в пути (записи каждые 2–4 часа);
• данные о работающем рефрижераторе.

4. Для крупногабаритных и тяжеловесных грузов дополнительно требуются:

• разрешение на перевозку груза;
• схема размещения груза;
• точные габариты и вес;
• маршрут следования (утвержденный);
• сопровождение (если требуется).

Как признавать расходы на ГСМ в целях налогообложения? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Итоги

Электронный путевой лист для грузового автомобиля – это обязательная замена бумажного документа. ЭПЛ оформляется через аккредитованного оператора ИС ЭПД и передается в ГИС ЭПД в реальном времени. Структура ЭПЛ состоит из шести титулов, заполняемых строго по цепочке. Каждый титул подписывается соответствующей ЭП. Водитель демонстрирует куар-код на экране смартфона инспектору ГИБДД, который получает актуальный статус из ГИС ЭПД. К ЭПЛ для грузовых автомобилей есть ряд дополнительных требований: включаются данные о грузе (вес, объем, особенности), таможенные декларации и прочее. Внедрение в работу электронных путевых листов защитит от штрафов, обеспечит легальность работы и упростит учет расходов на транспорт.