Что нужно знать об отпусках на Севере?
Люди, живущие и работающие в неблагоприятных климатических зонах, нуждаются в более продолжительном отдыхе, так как суровый климат негативно сказывается на здоровье. Северянам положен дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого зависит от территории, на которой они работают.
Сколько дополнительных отпускных дней на Севере предоставляется одновременно с основными:
- 24 к. дня предоставляется работникам Крайнего Севера.
- 16 к. дней – работникам, трудящимся на территориях, приравненных к Крайнему Северу.
- 8 дней – на всех остальных территориях Севера, где действует районный коэффициент и северная надбавка к заработной плате.
Использовать дополнительные дни отпуска можно по истечении полугода работы в условиях Севера.
Северные отпускные порядок предоставления:
- Сотрудник работает в условиях Крайнего Севера, на МКС или территориях, где действуют РК и СН.
- Раз в 2 года работодатель обязан компенсировать стоимость проезда и провоза багажа к месту отдыха и обратно.
- Дни, потраченные на проезд к месту отдыха, предоставляются как неоплачиваемый отпуск.
- Продолжительность отпуска (при суммировании всех дополнительных, оплачиваемых и неоплачиваемых) не должна превышать 6 месяцев.
- Отпускные дни работникам на Севере могут суммироваться не более чем за 2 года.
Как рассчитать северные отпускные с РК и СН
Величина выплат по основному и дополнительным отпускам рассчитывается исходя из среднего заработка работника. Чтобы посчитать среднедневную зарплату, необходимо учесть все выплаты, предоставленные работнику (в том числе и районные коэффициенты, и северные надбавки). Стоит отметить, что РК и СН уже заложены в величину среднего заработка, поэтому в формуле расчета они нигде не фигурируют.
Северные отпускные рассчитываются по следующей формуле:
О = Зср * Д,
где О – отпускные; Зср – средний заработок; Д – количество дней отпуска.
Зср = Зг / 12 / 29,3,
где Зг – заработок за расчетный период (год).
Как предоставить ежегодный дополнительный оплачиваемый (льготный) отпуск за работу в районах Крайнего Севера, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Как определить период для начисления отпускных
Период для расчета среднего дневного заработка – 12 месяцев, которые предшествовали месяцу, когда сотрудник идет в отпуск. Например, если отдых запланирован на 3 апреля 2025 года, то в расчетный период входят дни с 1 апреля 2024 года по 31 марта 2025 года.
При расчете отпускных для работника, устроившегося менее года назад, периодом для расчета среднедневного заработка будет весь срок трудоустройства.
Пример: сотрудник устроился на работу 1 августа 2024 года, в отпуск планирует уйти в апреле 2025 года. Следовательно, в расчетный период войдут дни с 1 августа 2024 г. по 31 марта 2025 года.
Пример расчета северных отпускных.
Размер месячной заработной платы сотрудника составляет 70 000,00 р. без учета районного коэффициента и северных надбавок (РК = 1,5, СН = 80 %). Оплата труда за предыдущий год составила 840 000,00 р., а сумма надбавок – 1 092 000,00 р. ИТОГО: 1 932 000,00 р.
Рассчитываем средний заработок:
Зср = 1 932 000,00 / 12 / 29,3 = 5 494,88 р.
Таким образом, величина отпускных на Севере (на 52 дня) составит:
О = 5494,88 * 52 = 285 733, 76 р.
В примере северная надбавка учтена в расчете среднего заработка, поэтому дополнительно ее начислять на отпускные не нужно, иначе сумма задвоится.
Как считать НДФЛ с северных отпускных
С начала 2025 года начисление НДФЛ на доходы, включающие РК и СН, необходимо производить на «две составляющие». Выплаты в части районных и северных коэффициентов с отпускных облагаются двухступенчатой ставкой 13 и 15 %. А часть отпускных, рассчитанных с основной части заработной платы, облагается пятиступенчатой шкалой НДФЛ (от 13 до 22 %).
При расчете НДФЛ с РК и СН необходимо учесть лимиты доходов:
- ставка 13 % применяется при доходе менее 5 млн р.;
- ставка 15 % – если выплаты в части РК и СН превысили 5 млн р. за год.
Так как расчет отпускных на Севере ведется из среднедневного заработка, куда включаются и надбавки, то часть выплат, рассчитанную из части РК и СН, необходимо включить в отдельную базу по расчету НДФЛ.
Пример расчета НДФЛ с северных отпускных.
Размер месячной заработной платы сотрудника составляет 70 000,00 р. без учета районного коэффициента и северных надбавок (РК = 1,5, СН = 80 %). Оплата труда за предыдущий год составила 840 000,00 р., а сумма надбавок – 1 092 000,00 р.
Рассчитываем средний заработок основной части з/платы:
Зср = 840 000,00 / 12 / 29,3 = 2389,08 р.
Средний заработок с коэффициентов и надбавок:
Зср = 1 092 000,00 / 12 / 29,3 = 3 105,80 р.
При продолжительности отпуска 52 календарных дня сумма отпускных с основной части и северных надбавок составят, соответственно:
О = 2389,08 * 52 = 124 232,16 р.
Осн = 3105,80 * 52 = 161 501, 60 р.
Рассчитываем НДФЛ с каждой части отдельно:
НДФЛ (осн. часть) = 124232,16 * 0,13 = 16 150,18 р.
НДФЛ (РК и СН) = 161501,60 * 0,13 = 20995,21 р.
Следует отметить, что при окладах менее 200 000, 00 р. ставка НДФЛ останется на уровне 13 % на весь год.
ИТОГИ
При расчете выплат для работников Крайнего Севера возникает вопрос, начисляется ли северная надбавка на отпускные. Из формул и примеров расчета следует, что отпускные считаются из среднего заработка за предыдущий период работы в организации, который включает в себя все выплаты сотруднику, в том числе и надбавки. Поэтому еще раз начислять их на отпускные выплаты не нужно.
Однако нужно учесть, что с 1 января 2025 года для начисления НДФЛ учет доходов в части районных коэффициентов и северных надбавок необходимо вести отдельно. Такие выплаты облагаются по двухступенчатой шкале НДФЛ (13 и 15 % – при доходах свыше 5 млн р.), тогда как выплаты с основной з/платы облагаются НДФЛ от 13 до 22 %.