Что такое ГИИС ДМДК
Для организации контроля за движением драгоценных металлов, камней и изделий из них, а также, чтобы подтверждать их подлинность и легальность происхождения, в РФ была создана информационная система ГИИС ДМДК. На основании п. 3 Правил контроля за оборотом драгметаллов, утвержденных постановлением № 270 от 26.02.2021, ювелирные изделия до их ввода в оборот должны быть промаркированы и зарегистрированы в системе.
Участник оборота размещает при регистрации ценностей следующие сведения:
- артикул изделия (при наличии);
- название продукции;
- количество (если возможно);
- страна происхождения (в соответствии с Классификатором ОКСМ);
- название и адрес изготовителя (импортера) — при наличии;
- наличие драгоценных металлов и камней в продукции, ювелирном изделии (при наличии);
- вес, проба;
- дата изготовления.
На каждое изделие прикрепляется уникальный идентификационный номер (УИН), по которому можно проверить изделие на подлинность. Кроме того, оператором ДМДК формируется идентификационный номер партии.
С 01.09.2024 QR коды с УИН нужно было физически нанести на все изделия из золота, в том числе и на остатки. Теперь требование по физической маркировке распространяется и на остатки. Запрещается оборот товаров без УИН и гравировки DM. Разрешено только хранение продукции без маркировки.
В добровольном порядке участник оборота может разместить также цифровые фотографии изделий.
Вся информация с момента ввода в оборот ценностей и до момента их вывода заносится в ГИИС ДМДК, в том числе документы, оформленные по результатам инвентаризации.
В каких случаях необходимо проводить инвентаризацию в ГИИС ДМДК
При инвентаризации товаров и материалов проверяют их фактическое наличие и состояние, результаты фиксируют в специальных актах и описях. Для проведения проверки создают инвентаризационную комиссию
Согласно п. 16 Правил учета и хранения драгоценных металлов и камней и изделий из них, утвержденных постановлением № 731 от 28.09.2000, необходимо ежегодно проводить инвентаризацию в ГИИС ДМДК по состоянию на 1 января, а также в других установленных законодательством случаях: например при смене материально ответственного лица (МОЛ), реорганизации или ликвидации юрлица (при прекращении деятельности ИП) либо, если обнаружено хищение, порча драгметаллов, камней, изделий из них.
Инвентаризация художником-ювелиром драгметаллов, драгоценных камней, полуфабрикатов и самих ювелирных изделий, лома и отходов драгметаллов, а также отходов драгоценных камней проводится единолично один раз в год (по состоянию на 1 января).
Инвентаризация художником-ювелиром драгметаллов и драгоценных камней проводится и при:
- выявлении фактов хищения;
- в случае стихийного бедствия, пожара или иных ЧС, вызванных экстремальными условиями.
Инвентаризация может быть полной или частичной. В первом случае проверяют наличие всех товаров по всем местам продажи и хранения. Частичную проверку, в частности, организуют, если:
- обнаружили факты хищения;
- выявили нарушения правил приемки, отпуска или списания имущества;
- увольняется материально ответственное лицо;
- материальные ценности имеют очень большую номенклатуру.
Частичную инвентаризацию проводят в отношении конкретного МОЛ или подразделения, где выявлены нарушения. Кроме того, юрлицо вправе проводить добровольные проверки матценностей в любое время и в любом объеме по решению руководителя. Сроки проведения инвентаризаций в ГИИС ДМДК во всех случаях организация определяет самостоятельно.
Например, плановая инвентаризация в ГИИС ДМДК проводится ежегодно по состоянию на 1 января года.
Какая ответственность предусмотрена за нарушение правил проведения инвентаризации драгоценных металлов и камней, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Какие нужно оформить документы при проведении ежегодной инвентаризации в ГИИС ДМДК
Согласно п. 30 Инструкции по учету и хранению драгметаллов и камней, утвержденной приказом № 231н от 09.12.2016, инвентаризацию проводят на основании приказа руководителя. Его можно издать в произвольной форме (но с указанием обязательных реквизитов из ст. 9 закона РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ) или использовать унифицированный бланк ИНВ-22. В приказе в том числе следует отразить:
Бланк по теме: Приказ о проведении инвентаризации ИНВ-22- сроки проведения проверки;
- основания для проведения инвентаризации;
- список проверяемых объектов;
- перечень членов инвентаризационной комиссии.
Важно! В состав комиссии не должны входить МОЛ, отвечающие за проверяемые ценности.
Результаты проверки заносят в инвентаризационные описи или акты, которые составляют в двух и более экземплярах. Один из них передают материально ответственному лицу (если установлена коллективная ответственность – каждому из МОЛ), второй остается в бухгалтерии, а также размещается в ГИИС ДМДК в виде PDF-файла. Форму акта можно разработать самостоятельно, но с указанием обязательных реквизитов из ст. 9 закона № 402-ФЗ, или использовать унифицированные:
- ИНВ-8 — для драгоценных металлов;
- ИНВ-9 — для драгоценных камней;
- ИНВ-8а — для драгметаллов в составе приборов, оборудования и других изделий.
Перечень форм, которые будут применяться, необходимо зафиксировать в учетной политике.
Перед началом инвентаризации у лиц, ответственных за сохранность вверенных им ценностей, берется расписка о том, что вся документация по приходу или расходу ценностей сдана в бухгалтерию и что неучтенных ценностей у них нет.
Во время инвентаризации прием и отпуск ценностей прекращается. Если проверка продолжается длительное время, ценности можно отпускать МОЛ в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Поступившие в этот период ценности МОЛ также принимают в присутствии членов комиссии, заносят в отдельную опись, но в акт инвентаризации не включают. Описи нужно приложить к акту инвентаризации.
Согласно п. 32, 36 Инструкции, необходимо составить отдельные акты (описи) для ценностей, которые:
- отданы в переработку (обработку) другим юрлицам;
- находятся в пути;
- хранятся в нераспакованной специальной таре;
- поступили или были отпущены во время проверки;
- не являются собственностью организации (находятся на ответственном хранении, получены для реализации, переработки, испытаний, экспертизы, приняты в залог и др.).
В этих актах отражают номера и даты приходных и расходных накладных, названия передающих или принимающих юрлиц, названия ценностей, их количество и массу.
Если выявлены расхождения между результатами инвентаризации и данными учета, составляют сличительные ведомости. Их форму разрабатывают самостоятельно (но с указанием реквизитов из ст. 9 закона № 402-ФЗ) и закрепляют в учетной политике.
Рассмотрим, как провести инвентаризацию в ГИИС ДМДК, пошагово.
Как провести инвентаризацию в ГИИС ДМДК
Перед началом проведения инвентаризации в раздел «Моя организация» обязательно добавьте приказ о составе инвентаризационной комиссии. Иначе система не даст провести саму инвентаризацию, а выдаст ошибку.
В ГИИС ДМДК акт инвентаризации разделен на 4 блока:
1. В первом блоке «Общие» нужно заполнить:
- дату проведения ревизии;
- учетный номер инвентаризации;
- выбрать основание (в условиях примера «Плановая на 1 января»).
2. Во втором блоке «Перечень объектов учета, выявленных по результатам инвентаризации» привяжите (по кнопке "ДОБАВИТЬ ПАРТИЮ") все изделия, которые нужно оприходовать, и нажмите на "Сохранить".
3. В третьем блоке «Перечень объектов учета, не обнаруженных по результатам инвентаризации», отразите те УИНы, которые нужно списать через кнопку «Привязать партии». После выбора нажмите на "Прикрепить выбранные" и на кнопку "Назад".
В итоге, будет создан «Акт инвентаризации». «Акту» присваивается статус «Зарегистрирован». Партии из блока «Перечень объектов учета, выявленных по результатам инвентаризации» будут отображены в разделе «Объекты учета».
Итоги
Инвентаризация в ГИИС ДМДК проводится в обязательном порядке всеми участниками ювелирного рынка. В документе отражаются только итоги инвентаризации: излишки и недостачи, а также прикрепляются все подтверждающие документы.