В деятельности компании нередко возникают различные ситуации, требующие корректировки налоговых регистров вследствие обнаруженной неточности или ошибки. К таким регистрам относится и книга продаж – основной документ, где фиксируются выставленные счета-фактуры и указываются суммы налога, который можно компенсировать предъявлением к вычету. Достоверность данных в ней является обязательным условием нормальной работы фирмы. Разберемся, как внести исправления в книгу продаж в различных обстоятельствах.
Исправление книги продаж: применяемые варианты
Регулируется порядок внесения исправлений в книгу продаж Правилами заполнения документов, применяемых при расчетах по НДС, утвержденных Постановлением № 1137 от 26.12.2011. В нем предлагается два метода, зависящих от периода возникновения необходимости внести поправки – в течение налогового периода (квартала) или после его завершения.
Корректировка книги продаж в текущем периоде осуществляется поставщиком товаров/услуг непосредственно в книге двумя строками по следующему алгоритму:
-
В первой сторнируется стоимость товаров/услуг и начисленный на них НДС по аннулируемому счету-фактуре;
-
Во второй регистрируют положительные значения из исправленного или корректировочного счета-фактуры.
Исправительные счета-фактуры (СФ) оформляются продавцом при обнаружении арифметических (в суммах) или технических (в реквизитах, номерах, датах) ошибок. Корректировочные счета-фактуры (КСФ) составляются при согласовании с покупателем повышения стоимости поставки по ранее заключенному договору. При уменьшении стоимости товаров по договору исправления в свою книгу продаж вносит покупатель.
Для внесения изменений по исправленным счетам-фактурам в книгу продаж за прошедшие налоговые периоды потребуется составление специальных дополнительных листов к ней. Принцип записи в них сохраняется тот же: аннулирование прежних значений по первичному документу и регистрация новых по скорректированному экземпляру.
Составляется доплист и в ситуации, когда в периоде, наступившем за периодом отгрузки товара, увеличилась стоимость поставки и оформлен корректировочный счет-фактура. Тогда исправления вносятся на основании КСФ.
Рассмотрим, как внести изменения в книгу продаж на примере:
ООО «Комбинат ЖБИ» в 20 июня 2018 поставил ООО «Стройка» фундаментные блоки (100 шт. по 50 тыс. руб. каждый) на сумму 590 тыс. руб., в т.ч. НДС – 90 тыс. руб. В августе 2018 года в счете-фактуре выявлена ошибка – неправильно указана цена, т.к. по договору она составляла 52 тыс. руб. без НДС.
В результате составлен и передан покупателю исправительный счет-фактура с той же датой, но на сумму 613,6 тыс. руб., в т.ч. НДС – 93,6 тыс. руб., т.е. продавцу необходимо дополучить с покупателя 23,6 тыс. руб. и доплатить в бюджет НДС в сумме 3,6 тыс. руб. (93 600 – 90 000).
Необходимо оформить дополнительный лист к книге продаж, сторнировать числовые значения первичного документа, внести исправительную запись на сумму продажи 613,6 тыс. руб. с НДС 23,6 тыс. руб. Далее продавцу следует доплатить сумму налога, рассчитать и уплатить пени, подать уточненную декларацию за 2 квартал.
Если бы ошибка была обнаружена до завершения квартала, продавец, создав исправительный документ, внес бы данные из него отдельной строкой непосредственно в книгу продаж, а сведения из первичного счета-фактуры провел со знаком «минус». При этом никаких дополнительных затрат (пени) у компании бы не возникло.
Ошибка в коде книги продаж
Подобные ошибки выявляются при камеральной проверке поданных деклараций по НДС на этапе проверки алгоритма интеллектуальной сопоставимости специальной программой ФНС. Они означают неправильное написание реквизитов контрагента. Неточности в указании адреса контрагента ИФНС не обнаружит, поскольку подобные данные в декларацию не попадают. Бухгалтеру достаточно будет исправить их в бухгалтерской программе.
При ошибках в ИНН, номерах или датах счетов-фактур внести исправления придется уже в раздел декларации, заполняемый на базе данных книги продаж, заполнив таблицу приложения 2.3 или 2.4 (раздел 9) к письму ФНС № АС-4-2/12705 от 16.07.2013 (ред. от 25.29.2018) и представив уточненную декларацию. Таблица заполняется также в две строки – в первой указываются ошибочные данные, во второй – исправленные. Она же будет служить основанием для исправления сведений в книге продаж.
Изменения в книге продаж, если выставленный счет-фактура в ней не зарегистрирован
Если в книге продаж не отражена реализация, то незанесенный СФ следует отразить:
-
в книге продаж, если налоговый период еще не закончился,
-
в дополнительном листе, если он уже завершился.
При этом сделана будет только одна запись, так как она является первичной, но эти изменения повлекут недоплату НДС в бюджет, и, если налоговый период закончен, плательщику придется доплатить сумму налога и пени, а также подать уточненную декларацию.
Как исправить ошибку в книге продаж при выставлении лишнего СФ
В крупных торговых и строительных компаниях случаются факты проведения реализации, которая не произошла. Так бывает, когда в последний день квартала подрядчик, оформив акт выполненных работ, выставил СФ, но заказчик не подписал приемку работ, мотивируя отказ объективными причинами. Т.е. реализация не произошла, а СФ выписан необоснованно, следовательно, его нужно аннулировать, сделав запись по данным СФ в дополнительном листе и аннулировать числовые значения (сделав сторно) в книге продаж. Второй записи в этом случае делать не нужно, поскольку продажи не случилось.
Восстановление НДС в книге продаж
Исправление ошибки, влекущей восстановление налога, встречается в ситуациях оформления корректировочного СФ, когда контрагенты, договорившись, уменьшают стоимость поставки за счет уменьшения цены товара или его объема. В этом случае восстановлению подлежит разница между уже принятым к вычету НДС и его суммой, определенной после снижения стоимости поставленной партии. Регистрируется корректировочный счет-фактура в книге продаж покупателя, если он составлен до завершения налогового периода, или в дополнительном листе – если составлен после окончания квартала.