Изменения в ЭЦП с 1 сентября 2023 года (и в 2024 году)

Перечень основных изменений

КЭП сотрудников организаций (а также ИП), которые выданы до 31.08.2023, разрешено использовать вплоть до окончания их срока действия (без доверенности). При этом их действие до 31 августа можно было продлевать.

1. Использование действующих квалифицированных сертификатов уполномоченных сотрудников организаций без МЧД (машиночитаемой доверенности) допускается до 31.08.2024.
2. Участники ЭДО могут применять зарубежные ЭП в рамках соглашений о сотрудничестве при условии соответствия требованиям данных соглашений.
3. Требования к аккредитованным УЦ повышены. Размер собственных средств таких УЦ должен составлять минимум 2 млрд р. Они могут выдавать квалифицированные сертификаты на 12 лет.
4. УЦ ФНС будет выдавать квалифицированные сертификаты филиалов, представительств зарубежных юрлиц. Те, кто будет получать такие подписи (руководители филиалов, представительств), должны предъявлять доверенности, заверенные нотариусом.
5. Следует иметь в виду: КЭП финорганизаций (как представители) смогут получать ИП, юрлица.

Разрешенные способы подписания электронных документов

Таким образом, ЭЦП с 1 сентября 2023 года применяется, согласно привнесенным изменениям из ФЗ № 457. Электронные документы можно подписывать следующими способами:

1. При помощи КЭП уполномоченного сотрудника (с реквизитами организации-нанимателя), если ее срок действия не закончился. Здесь подпись юрлица используется от имени организации и выпускается на лицо (например, директора), уполномоченное подписывать документы без доверенности. Но выдача таких сертификатов в сентябре прекращается.

Для данного вида подписей установлен переходный период, заканчивающийся 31.08.2024. На протяжении этого периода они будут действительны!

2. По новым правилам – при помощи сертификата физлица с использованием МЧД. Здесь речь идет о подписи конкретного человека (рядового работника), которую тот уже с сентября 2023 г. получил право самостоятельно получить в УЦ. Обладатель такой подписи может использовать ее вне должностных обязанностей (например, на «Госуслугах»). Чтобы подписывать данной подписью документы своей организации, работнику понадобится еще и машиночитаемая доверенность (т. е. МЧД).

Рекомендации по выпуску ЭП в рамках последних изменений

Чтобы обеспечить бесперебойную работу с 1 сентября с ЭЦП и электронными документами, эксперты рекомендуют:

1. Для работы по старым правилам (без использования МЧД) нужно успеть до 31.08.2023:

• выпустить своему сотруднику ЭП с реквизитами организации;
• если ЭП уже имеется, попросту ее продлить.

2. Прибегнуть к альтернативному варианту решения вопроса. Выпустить одновременно ЭП на уполномоченного сотрудника с реквизитами организации и ЭП на физлицо для дальнейшего ее использования вкупе с МЧД.

3. Все же не затягивать и оперативно переходить на новый формат применения ЭП. Эксперты обращают внимание на то, что если в сентябре уволится сотрудник, на которого оформлена ЭП с реквизитами организации, то получить такую подпись на кого-то еще уже будет невозможно. Из-за этого могут возникнуть проблемы с работой в системе ЭДО и, что еще хуже, предоставлением отчетности.

Сертификат физлица вкупе с МЧД принимают площадки налоговой и таможенной служб, Соцфонда и др. Обращаем также внимание на то, что пока на новый формат работы (с применением ЭЦП и МЧД) перешли не все информационные системы.

Как юрлицу получить усиленную квалифицированную электронную подпись, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Что такое МЧД и как с ней по-новому работать

МЧД – электронный документ, который оформляется на конкретного работника, определяет его полномочия и удостоверяется подписью юрлица. Собственную электронную подпись и МЧД с 1 сентября работник использует совместно.

МЧД представляет собой XML-файл с определенным набором информации:

• данные доверенного лица организации (работника);
• сведения об организации, которая доверяет данному лицу совершить те или иные действия от ее имени;
• полномочия доверенного лица (что именно он вправе совершать, делать);

Коды полномочий подлежат проверке при помощи ПО (т. е. права лица на выполнение конкретных операций и факт их выполнения)!

• информация о лице, выдавшем МЧД;
• дата создания, срок действия МЧД.

Подобную электронную доверенность разрешается оформлять сразу на несколько (группу) сотрудников. Доверенное лицо может передоверить иному лицу свои полномочия, вмененные ему по МЧД.

Форма МЧД

Следует обратить внимание также на то, что каждое ведомство вправе устанавливать свои форматы МЧД и собственные классификаторы полномочий. Так, к примеру:

1. Налоговая служба Приказом № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021 утвердила формат МЧД для представителя налогоплательщика.

С 01.09.2023 начал работу специальный сервис ФНС «Реестр доверенностей» (https://m4d.nalog.gov.ru/). Настоящий Реестр создан в рамках эксперимента налоговой службы по обмену МЧД. Здесь юрлицо сможет сформировать, проверить, отменить любую МЧД!

2. Минцифры Приказом № 857 от 18.08.2021 устанавливает свои требования (обязательный состав реквизитов) к формам доверенностей, используемых в том числе вкупе с электронной подписью с 1 сентября.

3. Собственный классификатор полномочий, требования к МЧД и др. устанавливает и Соцфонд. Подробнее об этом – на ресурсе https://lk.fss.ru/mchd.html.

Итоги

1. 01.09.2023 перестают выдавать КЭП для сотрудников с реквизитами организации. До 31.08.2023 их можно еще получить либо продлить. Такие подписи разрешено использовать без доверенности до окончания срока их действия, крайний срок – 31.08.2024.
2. В сентябре начнет также действовать новый порядок применения ЭЦП. Рядовой работник с ЭП физлица, полученной самостоятельно в УЦ, сможет подписывать документы своей организации только при наличии МЧД. Эти и иные изменения можно уточнить в ФЗ № 457 от 04.08.2023.