Обязательно ли указывать ИНН работника в справке 2-НДФЛ
Письмо ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733 обязывало всех налоговых агентов указывать ИНН в справке 2-НДФЛ, иначе отчет не проходил контроль. Чуть позднее ситуация разрешилась в пользу налоговых агентов: ФНС РФ в своем письме от 02.02.2016 сообщила, что заполнение реквизита ИНН, если код страны равен 643 (Россия), не является обязательным. Таким образом, если кроме отсутствующего ИНН, справка 2-НДФЛ не содержит ошибок, то налоговики должны были такую справку принять.
В 2023 году форма справки о доходах и порядок по ее заполнению утверждены приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. В приложении 2 (раздел 5, п. 5.4) указываются требования по заполнению реквизита ИНН. Там написано, что в поле «ИНН в Российской Федерации» указывается ИНН физлица, присвоенный при его постановке на учет в налоговом органе РФ. При этом поясняется, что при отсутствии у налогового агента информации об ИНН физлица данный реквизит не заполняется.
Однако не все так однозначно. Помним, что сейчас все граждане РФ проходят постановку на учет в ИФНС в качестве налогоплательщика по умолчанию. Проще говоря, номера присваивают всем без личного участия на основании сведений, переданных от миграционной службы или загса (ст. 84 НК РФ).
Выходит, что номер у работника есть и по логике он должен быть указан в справке. А пройдет ли справка форматный контроль, если ИНН работника присвоен, но не указан — на 100% ответить сложно, т.к. разъяснения налоговиков менялись. Сначала они категорически не принимали справки без ИНН, потом стали относится лояльнее.
Сейчас мы ориентируемся на требования приказа ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Но настоятельно рекомендуем еще при трудоустройстве собирать номера у всех работников. Если это затруднительно, например, они не получали уведомление и не знают свой номер, то необходимо сообщить работнику о необходимости предоставления номера в бухгалтерию. Минфин РФ в письме от 18.04.2016 № 03-04-06/22325 говорит, что налоговые агенты должны принимать все возможные меры для определения ИНН физлица, в том числе направлять запросы об этом в налоговые органы.
На заметку! Если по какой-то причине ИНН не присвоен, гражданин может обратиться в инспекцию для постановки на учет и получения свидетельства. Сделать это можно на сайте ФНС, в МФЦ и на «Госуслугах».
Можно ли самому узнать ИНН работника
Такой способ есть, но для этого понадобятся персональные данные работника и, соответственно, согласие на их обработку. Бухгалтеру нужно знать не только ФИО работника и дату его рождения, но и паспортные данные. Как правило, такие сведения в бухгалтерии всегда есть.
Итак, чтобы узнать номер ИНН работника, нужно зайти на официальный сайт ФНС в раздел «Узнать ИНН». Далее потребуется ввести обязательные данные (с красной звездочкой), после чего система покажет ИНН физлица. Однако если данные паспорта поменялись, то поиск не увенчается успехом. Кстати такой формой получения информации может воспользоватся и сам работник. Бухгалтеру стоит лишь рассказать ему об этом способе.
Важно! Если нет уверенности в ИНН работника, то не нужно писать непроверенные данные в отчетности. Опираясь на требования приказа, лучше оставить поле пустым на основании отсутствия данных у налогового агента. Если номер будет указан с ошибкой, то это автоматически сделает справку недостоверной и повлечет штраф. Согласно ст. 126.1 НК РФ он равен 500 руб. за каждый недостоверный документ.
Итоги
Согласно требованиям формы ИНН работников можно не заполнять, если у налогового агента отсутствует информация о нем. В то же время налоговый агент обязан предпринять необходимые меры по получению ИНН работников.