Представлять отчетные формы в Фонд Соцстрахования в электронной форме страхователи могут добровольно, или в обязательном порядке. Когда предприниматели и организации обязаны отчитываться электронно, в какие сроки, какие технические средства для этого необходимы, как отправить отчет в ФСС - об этом наша статья.
Электронная сдача отчетности в ФСС
Напомним, что в 2017 г. в Фонд Соцстраха сдается расчет по форме 4-ФСС, включающий сведения только по «травматизму» – страхвзносам на обязательное соцстрахование от профзаболеваний и несчастных производственных случаев. Данные о взносах на случай болезни и материнства теперь подаются в ФНС и отражаются в Расчете по страховым взносам.
Отчетность по взносам в ФСС можно сдавать, наряду с налоговой и бухгалтерской отчетностью, в электронном виде, что значительно экономит время и позволяет отчитываться даже в самый последний момент.
Расчет 4-ФСС, начиная с периода 9 месяцев 2017 г., заполняется по обновленной форме (приказ ФСС РФ от 26.09.2016 № 381 с изм. от 07.06.2017). Для страхователей, у которых прошлогодняя среднесписочная численность работников составила более 25 человек, сдача отчетности в электронном виде является обязательной. При средней численности 25 человек и менее отчетность можно подавать на бумаге. Несоблюдение электронной формы, когда она обязательна, грозит страхователю штрафом.
Срок сдачи отчета в ФСС в электронном виде более длительный, чем на бумаге: до 25 числа следующего месяца после отчетного периода. «Бумажный» 4-ФСС сдается до 20 числа. За 2017 год страхователям нужно отчитаться не позднее 25 января электронно, и 22 января 2018 г. (т.к. 20 января – суббота) – на бумаге.
Сдача отчетности по ТКС – необходимые условия
Передавать отчеты в ФСС можно через шлюз приема отчетности, расположенный на портале Фонда. Этот ресурс позволяет загружать электронный Расчет 4-ФСС, просматривать и проверять корректность его заполнения, а также получать результаты обработки файла Расчета.
Для подключения к системе сдачи электронной отчетности страхователю нужно выполнить ряд определенных условий:
- На компьютере должно быть установлено средство криптозащиты информации (СКЗИ), которое можно приобрести в удостоверяющем центре. Если ранее страхователь заключал договор с представителем удостоверяющего центра (например, для передачи электронной отчетности налогоплательщика в ИФНС), то СКЗИ уже должно быть установлено.
- Нужно приобрести действующий ключ электронной цифровой подписи (ЭЦП) с необходимыми для отчетов ФСС полями. Ключ приобретается в доверенных удостоверяющих центрах, список которых указан на сайте ФСС. Чтобы получить электронную подпись для сдачи отчетности, нужно предоставить следующий пакет документов: учредительные документы для юрлиц/паспорт для ИП, выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, свидетельство о постановке на учет в налоговой.
- Пройти регистрацию и получить расширенные права доступа на портале ФСС для электронной передачи отчетности. Для этого на портале заполняется информация о страхователе и «Заявление о предоставлении прав доступа». Заявление распечатывается, подписывается и отправляется обычной почтой в свое отделение ФСС. Расширенные права доступа предоставляются Фондом через несколько дней.
Для приема Фондом отчетности в электронном виде необходимо установить сертификаты удостоверяющего центра ФСС и уполномоченного лица ФСС. Инструкции о том, как это сделать, можно найти на портале Фонда.
Подготовка и сдача отчетности через ТКС
Когда все перечисленные условия для электронного документооборота выполнены, можно перейти непосредственно к подготовке отчетности. Портал ФСС дает возможность заполнять расчетную ведомость 4-ФСС и выгружать ее в формате XML. Также это можно сделать и в других программах, в функционал которых входит подготовка и отправка в ФСС электронной отчетности (Контур Экстерн, 1С Отчетность и другие).
Порядок действий страхователя после заполнения показателей Расчета следующий:
- Формируется XML–файл, содержащий все показатели Расчета 4-ФСС, он должен соответствовать действующим форматам (приложения 1 и 2 к приказу ФСС от 12.02.2010 № 19).
- Проверяется правильность заполнения Расчета 4-ФСС. Контрольные соотношения для проверки, которые нужно применять перед отправкой электронной отчетности Фонда соцстраха, утверждены приказом ФСС РФ от 12.02.2010 № 19 с изм. от 11.09.2017 (приложение 3).
- Файл Расчета подписывается ЭЦП страхователя и шифруется согласно требованиям ФСС (приложение 4 к приказу ФСС № 19).
- Далее файл Расчета 4-ФСС представляется по телекоммуникационным каналам связи для сдачи отчетности (ТКС) на шлюз приема отчетности ФСС.
- Полученному Соцстрахом файлу присваивается уникальный номер – идентификатор. Файл проходит проверку на соответствие форматам, расшифровывается, проверяется ЭЦП страхователя и соответствие отчетности контрольным соотношениям.
- После проверки формируется протокол проверки и «Квитанция о получении отчетности». Если были обнаружены несоответствия, то создается «Квитанция о получении расчета с ошибками». Время и дата, указанные в квитанции, являются временем получения Расчета 4-ФСС от страхователя. Если проверка не дала отрицательных результатов, Расчет считается представленным своевременно.
Отчетность не будет принята Фондом, если:
- Файл не соответствует установленным электронным форматам,
- ЭЦП страхователя не действует, или была выдана не прошедшим аккредитацию удостоверяющим центром,
- Отчетность подписана ЭЦП лица, не имеющего на это полномочий.
После устранения ошибок и перечисленных проблем, электронную отчетность нужно отправить повторно.