Электронные путевые листы с 1 сентября 2026 года: обязательно или нет?

Станет ли обязательным электронный путевой лист с 1 сентября 2026 года?

Главное новшество с 1 сентября 2026 года для всех участников коммерческих грузоперевозок – это обязательный переход на электронные транспортные накладные (ЭТРН), а также электронные заказы-заявки и экспедиторские документы. При этом сам путевой лист для учета работы водителя и машины в таких компаниях по-прежнему разрешается оформлять в бумажном формате.

Согласно ч. 2 ст. 6 ФЗ-259 от 08.11.2007, путевой лист оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронного путевого листа. Указанная норма не содержит указания на то, что оформление ЭПЛ является обязанностью. Изменения в этот норматив не вносились. Следовательно, переход на оформление путевого листа в электронной форме не является обязательным для большинства организаций с 1 сентября 2026 года.

Исключение предусмотрено при транспортировке маркируемой некрепкой алкогольной и спиртосодержащей продукции (Постановление Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944). Для этих товаров с 1 сентября 2026 года ЭПЛ должен использоваться совместно с электронным универсальным передаточным документом (ЭУПД) при перевозке автомобильным транспортом пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи, спиртосодержащей непищевой продукции, подлежащих обязательной маркировке в «Честном знаке». Постановлением закреплено, что оборот этой продукции должен полностью дублироваться через ЭДО и ГИС ЭПД.

Для остальных категорий перевозчиков (грузовые и пассажирские перевозки, такси, спецтехника, служебные автомобили) выбор формы путевого листа – электронной или бумажной – определяется организацией-перевозчиком самостоятельно.

Какие сведения и обязательные реквизиты приводятся в путевых листах? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Электронный путевой лист – 2026

Если организация решила перейти на электронные путевые листы добровольно, она должна выполнить следующие требования:

1. Подпись документа.

Электронный путевой лист должен быть подписан:

• квалифицированной электронной подписью (КЭП) владельца транспортного средства;
• КЭП врача (для отметки о предрейсовом медосмотре водителя);
• КЭП или неквалифицированной электронной подписью (НЭП) механика (для отметки о техническом контроле).

2. Регистрация в ГИС ЭПД.

Информация из электронных путевых листов передается в ГИС ЭПД (государственную информационную систему электронных перевозочных документов) через оператора электронных путевых листов. Система генерирует для водителя куар-код, который инспекторы ГИБДД могут запросить и отсканировать на маршруте для проверки подлинности путевого листа, его актуального срока и наличия всех обязательных отметок о медосмотре водителя и техобследовании автомобиля.

3. Регистрация в реестре экспедиторов (если требуется).

Регистрация в реестре экспедиторов требуется только тем, кто осуществляет транспортно-экспедиционную деятельность:

• организациям и ИП, работающим по агентской или экспедиторской схеме;
• тем, кто организует перевозку, но не владеет транспортом;
• имеющим в ОКВЭД код 52.29 («Деятельность вспомогательная прочая, связанная с перевозками») – он используется для логистики, транспортной экспедиции и организации грузоперевозок сторонними силами.

Если предприятие использует собственный транспорт для доставки продукции или получения сырья и не выступает в роли экспедитора, регистрация в реестре не требуется.

Электронная форма путевого листа утверждена приказом ФНС № ЕД-7-26/116 от 17.02.2023.

НКО приобрела легковой автомобиль (ОС), который будет в постоянном пользовании руководителя, вследствие чего возможно его использование в личных целях. Надо ли оформлять путевой лист и проходить медосмотр руководителю? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Преимущества электронных путевых листов

Независимо от формата (бумажный или электронный) путевой лист остается обязательным документом для организаций и ИП, использующих транспорт в предпринимательской деятельности. Несмотря на отсутствие обязательности ЭПЛ для большинства организаций, переход на электронные путевые листы дает значительные преимущества:

1. Автоматическое заполнение данных уменьшает вероятность человеческого фактора и ошибок.
2. Быстрое формирование и обработка документов через электронные системы ускоряют процесс работы сотрудников.
3. Легализация дистанционных медосмотров: подпись сертифицированного медика с телемедицинского терминала мгновенно и законно встраивается в электронный путевой лист.
4. Интеграция с ГИС ЭПД обеспечивает прозрачность контроля и соответствие требованиям законодательства.
5. Сканирование куар-кода для проверки подлинности путевого листа и отметок в нем инспектором ГИБДД даже без интернета.
6. Сокращение затрат на бумагу, печать, хранение и архивирование путевых листов.
7. Автоматический учет и расчет пробега, расхода топлива, рабочего времени водителя, интеграция с «1С».

Как "малышам" заполнять путевой лист? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Итоги

С 1 сентября 2026 года электронный путевой лист не становится обязательным для большинства организаций. Обязательным он остается только при транспортировке алкогольной и спиртосодержащей продукции. Если организация не попадает под обязательное требование (перевозка некрепкого алкоголя), то может продолжать использовать бумажные путевые листы. Однако переход на электронные путевые листы добровольно дает значительные преимущества: автоматизацию учета, снижение ошибок, ускорение процессов и упрощение проверок. Рекомендуется начать подготовку к переходу заранее, чтобы к моменту возможного расширения обязательных требований быть готовым к работе в электронном формате.