За какой период выдается справка 2-НДФЛ

За какой период выдается справка 2-НДФЛ

Согласно ст. 216 НК РФ налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год. Именно за полный год сдаются справки в налоговую инспекцию. А за какие периоды работодатель может выдать справку 2-НДФЛ по просьбе сотрудника?

Справка 2-НДФЛ выдается по заявлению сотрудника согласно п.3 ст. 230 НК РФ. Однако НК РФ не уточняет, за какой период она должна выдаваться — только за год или за любой временной отрезок. Письмом от 24 февраля 2011 г. № 20-14/3/16873 УФНС по г. Москве разъяснило, что отказ в выдаче справки 2-НДФЛ неправомерен. Значит, физическое лицо может обращаться за справкой о доходах за любой необходимый период, а работодатель обязан выдать такую справку.

Обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении справки можно как устно, так и в письменной форме, если такой порядок установлен на предприятии. При этом обязательно указывается период — за какой год, квартал, месяц должна быть составлена справка 2-НДФЛ.

Важно! Согласно ст. 62, 84.1 ТК РФ выдать справку работодатель должен в течение трех дней, а при увольнении — в последний день работы. При нарушении сроков работник может пожаловаться в трудовую инспекцию, которая вправе применить штрафные санкции.

Можно ли выдавать 2-НДФЛ за один квартал

Сотрудник может запросить справку о доходах за любой нужный ему период, в том числе и за квартал. Такие справки часто просит банк для оформления краткосрочного кредита.

Прежде чем заказывать справку 2-НДФЛ в бухгалтерии, лучше уточнить у запрашивающей организации, в каком виде нужный квартал должен быть отражен в справке: весь год, включая необходимый период, или исключительно требуемый квартал. Даже если текущий год еще не закончился (для сдачи в ИФНС сведений по 2-НДФЛ налоговый период еще не истек), справка может быть выдана сотруднику за любой квартал текущего года, нарушением это не является.

На практике работники часто запрашивают справки за период, охватывающий часть текущего и прошедшего налогового периода, например с сентября 2022 года по июнь 2023 года. В этом случае нужно оформить две справки: одна за 2022 год, другая — за период с января по июнь 2023 года.

Можно ли выдавать 2-НДФЛ за прошлые годы

По желанию работника ему могут быть предоставлены справки 2-НДФЛ за прошедшие годы, но при этом есть определенное ограничение.

Согласно НК РФ налоговые документы должны храниться у налогового агента в течение 5 лет (пп.8 п.1 ст. 23 НК РФ). Если сотрудник просит подготовить ему справку 2-НДФЛ за более длительный период, то работодатель вправе отказать ему в этом, ведь нужных сведений может и не быть. 

Итоги

НК РФ не уточняет периоды, за которые можно или нельзя формировать справку 2-НДФЛ для сотрудников. Если у работодателя сохранны данные налогового учета, он предоставит их по запросу работников. Но когда сроки хранения регистров истекли, работодатель вправе в этом отказать.