Как правильно заполнить трудовую книжку

Правильное заполнение трудовой книжки позволяет работникам подтверждать свой стаж, когда это требуется. Несмотря на то, что при расчете пенсии учитывается страховой стаж, есть немало ситуаций, при которых и количество отработанных лет, и место работы имеют значение. Например, если гражданину понадобится доказать факт работы на вредном производстве, чтобы досрочно выйти на пенсию по возрасту. Заполнение трудовой книжки в соответствии с разработанными правилами – залог справедливого пенсионного и социального обеспечения работника, возможность беспрепятственно получить то, что он заслужил.

Где прописан порядок заполнения трудовой книжки

Подробности процедуры заполнения трудовой книжки (сокращенно – ТК) содержатся в Инструкции, утвержденной 10.10.2003 Постановлением Министерства труда № 69 (последняя редакция 31.10.2016). Здесь детально разъясняются:

• общие правила оформления документа (какие цифры используются в нумерации, как исправлять допущенные ошибки, какой ручкой заполнять трудовую книжку, и т.д.);

• порядок заполнения данных о работнике и его работодателях;

• оформление записей об увольнении сотрудника и иных фактов трудовой биографии (приеме на работу, переводах, изменении квалификации и др.);

• заполнение раздела о награждении;

• специфика оформления дубликатов ТК.

Более общим документом являются Правила заполнения и хранения трудовых книжек, содержащиеся в правительственном Постановлении № 225 от 16.04.2003 (ред. от 25.03.2013). Документ, в частности, утвердил форму ТК и ее вкладыша. Отдельный раздел (VI) посвящен правилам хранения и учета трудовых книжек.

В Трудовом кодексе РФ о ТК говорится в 66-й статье. Согласно данной правовой норме, информация о взысканиях в трудовую книжку сотрудника не вписывается (за исключением увольнения), а сведения о работе по совместительству указываются только по желанию владельца документа.

Общие правила заполнения трудовых книжек в 2019 году

Трудовые книжки заполняются синими, черными или фиолетовыми чернилами. Ручка может быть любой – шариковой, перьевой или гелевой. Сокращение слов в записях ТК, зачеркивание ошибок не допускается (вместо этого делается отдельная запись, что ошибочная запись недействительна, а затем вписывается правильная информация). При написании дат используются арабские цифры – 1, 2, 3… и т.д. (п.1.1 и п.1.2 Раздела 1 Инструкции).

В каждом разделе книжки сотрудника записи должны иметь порядковый номер и дату занесения информации в документ. Но есть особые случаи, упомянутые в Инструкции. В частности, правила оформления трудовой книжки не требуют проставления в документе номера и даты, если запись сообщает о переименовании организации, где работает сотрудник (п.3.2 Раздела 3 Инструкции).

Все записи, вносимые в ТК работника, обязательно дублируются в его личной карточке (п.12 Раздела II «Правил ведения и хранения трудовых книжек»). Когда свободные страницы в книжке закончатся, работодатель должен завести вкладыш в ТК – вносить записи о работе в раздел о награждениях запрещено.

Невнесение записей в ТК грозит работодателю штрафом по п. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ: 1-5 тыс. руб. для должностных лиц и ИП, 30-50 тыс. руб. для компаний. Повторное нарушение увеличит штраф для ИП и должностного лица до 10-20 тыс. руб., для юрлица – до 50-70 тыс. руб.

Инструкция по заполнению ТК, помимо правил ведения документа, содержит наглядные примеры записей, которые делаются в разных ситуациях.

Новая трудовая книжка: заполнение

Принимая на работу сотрудника, который ранее нигде не трудился, работодатель обязан в течение недели завести на него ТК (п.8 Раздела II «Правил ведения и хранения ТК»). Срок отсчитывается со дня подписания с подчиненным трудового договора. Стоимость бланка трудовой вычитается из зарплаты работника.

Кадровик заполняет титульный лист трудовой книжки, где указывает:

• ФИО и дату рождения сотрудника;

• его образование и профессию (специальность);

• дату заполнения документа.

Сведения вносятся на основании предоставленных сотрудником документов (паспорта, диплома и т.д.), так как оформить трудовую книжку со слов гражданина нельзя. Работник проверяет заполненный титульный лист и подписью подтверждает, что все указано правильно. Внизу титульного листа ответственный за кадры сотрудник ставит свою подпись и печать организации (при ее наличии). Затем делается запись о приеме на работу владельца ТК – под порядковым номером 1. Пример подобной записи приведен ниже.

Правильное оформление трудовой книжки: образец на разные случаи

Различия в записях, в основном, проявляются в графе 3, куда вносятся сведения либо о работе, либо о награждениях. В графе 1 ставится номер записи, в графе 2 – ее дата, а в графе 4 – основание для ее внесения. Например, это может быть приказ руководства компании или удостоверение, свидетельствующее о присвоении нового разряда.

Как заполнить трудовую книжку: образец записи о приеме на работу

Запись должна содержать должность работника и структурное подразделение организации, где ему предстоит трудиться (если в компании есть отделы, цеха и т.д.). Наименование должности следует сверить с квалификационным справочником, если выполнение определенной работы дает право на пенсионные и социальные льготы.

Оформление трудовых книжек: внесение записей об увольнении, образец

При расторжении трудового контракта обязательно указывается правовое основание увольнения, то есть в соответствии с какой статьей Трудового кодекса, ее частью и пунктом оно состоялось.

Как заполнять трудовую книжку при поощрениях: образец 2019 года

В раздел о награждениях / поощрениях в трудовой книжке вносятся записи:

• о поощрениях, предусмотренных 191-й ст. Трудового кодекса;

• о награждении государственными наградами;

• о присвоении государственных званий;

• о награждении (грамотами, званиями, дипломами и т.п.) по инициативе работодателя.

Если сотрудник был премирован в связи с конкретным профессиональным достижением, этот факт отражается в его трудовой книжке. Но если премия выплачивается ему регулярно, или предусмотрена системой оплаты труда, разработанной на конкретном производстве, запись о поощрении в ТК не делается (п. 25 Раздела II «Правил ведения и хранения ТК»).

Как правильно заполняется трудовая книжка - образец сведений о награждении: