Что говорит закон
Расходы – это любые затраты, произведенные для деятельности, направленной на извлечение дохода. Подтвердить их можно только теми документами, которые оформлены по всем правилам действующего законодательства либо сообразно обычаям делового оборота того государства, в котором произведены расходы.
В качестве документального подтверждения подобных затрат принимаются также документы, которые удостоверяют их опосредованно, косвенно. Например, к ним можно отнести приказ нанимателя о командировке и проездные билеты. При соблюдении обозначенных выше условий расходы признаются подтвержденными (ст. 252 НК).
ФНС напоминает
Что касается кассового чека, то это первичный учетный документ в электронной форме либо на бумаге (ст. 1.1 ФЗ № 54 от 22.05.2003). Т. е. он может быть напечатан при помощи ККТ, а также сформирован в электронном виде на момент расчета с клиентом.
И в одном, и другом виде он соответствует законодательным требованиям об использовании ККТ, содержит данные по произведенному расчету и, соответственно, подтверждает факт его наличия. Продавец обязан выдать клиенту бумажный чек, а также направить ему электронный, если клиент сказал ему свой e-mail, абонентский номер.
Другие варианты подтверждения
Помимо этого, ФНС обращает внимание на то, что для целей подтверждения расходов можно использовать одни электронные чеки. При этом вовсе не обязательно их распечатывать, делая бумажные копии.
Чек можно отыскать в приложении «Проверка чеков ФНС России», и использовать его для подтверждения. По аналогии разрешается использовать и скан-образ с читабельным отчетливым QR-кодом, по которому данный чек можно отыскать в приложении.