Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес изменения в ТК РФ об электронных кадровых документах. Теперь работодатели смогут пользоваться ими без дублирования на бумажном носителе. Подробнее об основных изменениях рассказываем в нашем материале.
Какие документы можно вести в электронном виде
Практически все кадровые документы, для которых был обязателен бумажный носитель, можно перевести в электронный вид. Однако новшества не распространяются на:
- трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о труддеятельности;
- акты о несчастных случаях на производстве;
- приказы об увольнении сотрудников;
- документы, которые подтверждают прохождение инструктажа по охране труда.
При приеме на работу соискатель может предъявить свои документы в электронном виде.
Обратите внимание! Вести электронный документооборот можно и в отношении дистанционщиков.
Обязательно ли переходить на электронный документооборот
Работодатель может самостоятельно решить, переходить или нет на электронную систему документооборота, то есть переход является добровольным.
Как вести электронный кадровый документооборот
Если работодатель решил использовать новый формат ведения кадровой документации, до начала нужно закрепить его в локальном нормативном акте с учетом мнения профсоюза. В таком акте необходимо прописать:
- информационную платформу для ведения электронного документооборота – можно использовать готовую «Работа в России» или разработать собственную;
- перечень документов, которые будут вестись электронно;
- список сотрудников, которые согласны, что в их отношении будут применяться электронные документы;
Обратите внимание! Применять новый электронный порядок можно только с письменного согласия работников (соискатели на работу могут дать его в электронном виде). С 2022 года больше не понадобится спрашивать разрешения на использование электронного формата у тех лиц, которые по состоянию на 31.12.2021 не имеют опыта работы.
- срок уведомления персонала о введении в компании электронной системы.
Нужна ли электронная подпись для нового кадрового документооборота
Работодатель и сотрудники подписывают документы электронной подписью. Ее вид зависит от выбранной работодателем информационной системы и самих документов. Например, усиленную ЭЦП можно применять во всех случаях. Однако работодатель обязан использовать ее в некоторых ситуациях, например, при подписании трудовых договоров и приказов о дисциплинарном взыскании.
Все расходы на получение сотрудником электронной подписи и ее использование несет работодатель.
Когда переходить на электронный кадровый документооборот
Большинство изменений действуют уже с 22.11.2021. А для участников эксперимента по переходу на электронные кадровые документы еще раньше ─ с 16.11.2021 (сразу после окончания эксперимента) с завершением окончательного перехода на электронный документооборот до 01.07.2022.
Требования к составу и форматам электронных документов, которые разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом, станут обязательными с 01.03.2023. Полагаем, что такой переходный период нужен для того, чтобы работодатели могли доработать свое программное обеспечение.