Уведомление ФСБ о включении в реестр экспедиторов

Новое законодательство для экспедиторских компаний – Постановления Правительства № 1317 и 1318

В 2026 году действуют два важных постановления Правительства Российской Федерации, которые изменили правила работы в сфере транспортной экспедиции. Именно они требуют подачи специальных заявлений в ФСБ от любой экспедиторской компании.

Постановления Правительства РФ № 1317 и № 1318 от 29.08.2025

1. устанавливают новые требования к сбору, хранению и передаче данных о клиентах, маршрутах и грузах,
2. регламентируют подключение информационных систем экспедиторов к инфраструктуре Федеральной службы безопасности (ФСБ).

Уведомление о включении в реестр экспедиторов и заявление в ФСБ

Обратите внимание! Уведомление о включении в реестр экспедиторов и заявление в ФСБ о включении в реестр – это разные документы. Уведомление направляют в Ространснадзор, а заявление о включении в реестр уведомлений – в ФСБ (уже после регистрации Министерством транспорта в реестре).

Реестр экспедиторов ведет Минтранспорта в системе «ГосЛог». Ознакомиться с последней версией реестра можно на специальной странице сайта Минтранса – официальное название документа «Реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности (Реестр уведомлений о ТЭД)».

Как подать уведомление в реестр экспедиторов

Чтобы попасть в реестр, транспортно-экспедиционная компания направляет уведомление в Минтранс. Направить его нужно через ЛК организации на портале госуслуг.

Уведомление формируется автоматически путем заполнения формы. Прилагать к нему документы необязательно, однако это ускорит рассмотрение уведомления. Так, мы рекомендуем приобщить к уведомлению сканы документов, подтверждающих соответствие требованиям к экспедиционным компаниям (справку об отсутствии судимости у руководителя, документ об отсутствии у компании административных штрафов за нарушения в сфере экспедирования за последний год).

Все компании, заключающие договоры о транспортно-экспедиционной деятельности и оформляющие транспортно-экспедиционные документы, должны подать уведомление. Последний контрольный срок для действующих экспедиторов на подачу уведомления истек 30.04.2026.

После этой даты организации, не зарегистрированные в реестре,

• не могут оформлять электронные экспедиторские документы (именно такие документы применяются с 01.09.2026),
• будут оштрафованы в случае продолжения транспортно-экспедиционной деятельности (о штрафах мы подробно расскажем далее).

Далее нужно подать заявление в ФСБ о включении в реестр уведомлений. На подачу у экспедиторской фирмы есть 45 дней с даты включения в реестр (п.4 Постановления Правительства РФ № 1318 от 29.08.2025).

Как подать заявление в ФСБ о включении в реестр уведомлений

Процедуру подачи уведомления можно разделить на несколько этапов. Каждый из них имеет свои сроки и требования.

Этап 1: Готовим документы и проверяем регистрацию в ГосЛоге

Прежде всего, перед подачей заявления в ФСБ необходимо убедиться, что компания включена в реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности.

На данный момент, на сентябрь 2026 года, перечень документов, необходимых для подачи заявления в ФСБ, не утвержден в открытом доступе в виде официального регламента. Однако, основываясь на практическом опыте участников рынка, можно выделить несколько основных документов, которые, как правило, запрашиваются территориальными органами ФСБ:

• Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Этот документ подтверждает юридический статус компании и ее регистрацию в едином государственном реестре. Выписка должна быть актуальной и содержать информацию обо всех изменениях, произошедших в компании.
• Документ, подтверждающий включение в реестр ГосЛог. 
• Информация об используемых информационных системах и серверной инфраструктуре. Эти сведения необходимы для оценки уровня безопасности и защиты информации.

Этап 2 - Направляем заявление от экспедиторской компании в ФСБ

В зависимости от того, где зарегистрировано юридическое лицо или место жительства индивидуального предпринимателя (ИП), необходимо правильно выбрать адрес для подачи заявления:

1. Если юридическое лицо или ИП собираются работать п всей территории России: 

  - Заявление следует направить в центральный офис ФСБ России. 

  Адрес: 107031, г. Москва, ул. Большая Лубянка, д. 1.

2. Если юридическое лицо или ИП зарегистрированы в другом регионе России:

   - В этом случае заявление нужно подавать в территориальный орган ФСБ, который находится по месту регистрации юридического лица или месту жительства ИП. Для этого следует уточнить адрес ближайшего территориального органа ФСБ на официальном сайте или в местных органах власти.

Важно! Подача заявления о взаимодействии носит уведомительный, а не разрешительный характер.

Подать заявление можно лично или по почте. В случае направления почтой рекомендуем использовать заказное письмо с уведомлением о вручении, чтобы иметь подтверждение отправки.

Важно! Недопустимо подавать уведомление о начале взаимодействия одновременно несколькими способами.

Можно ли направить заявление о включении экспедитора в реестр в ФСБ электронным способом, читайте в системе КонсультантПлюс. Если доступа в систему у вас нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Этап 3 – ожидаем назначения уполномоченного подразделения ФСБ

После подачи заявления начинается процесс его рассмотрения. В течение 30 рабочих дней со дня регистрации заявления орган ФСБ определяет уполномоченное подразделение, которое будет курировать дело экспедитора (п.5 ПП № 1318 от 29.08.2025).

Этап 4-совместно с ФСБ разрабатываем план мероприятий

Этот этап должен быть завершен в течение трех месяцев со дня регистрации заявления (п.7 ПП №318).

В плане мероприятий нужно указать:

1. Срок ввода  программно-технических средств (ПТС) в эксплуатацию — конкретные даты, когда оборудование должно быть готово к работе.

2. Технические условия подключения — требования к подключению ПТС к пункту управления ФСБ.

3. Требования к каналам связи — спецификации по связи между ПТС и пунктом управления, что имеет важное значение для обеспечения безопасности и эффективности работы (п.6-8 ПП № 1318 от 29.08.2025).

План по Системе оперативно-розыскных мероприятий (СОРМ) составляется в трех экземплярах: один остается у экспедитора, второй передается в ФСБ, а третий — в Ространснадзор. Это необходимо для обеспечения прозрачности и контроля за выполнением всех требований законодательства.

Этап 5 – устанавливаем и подключаем программно-технические средствасвязи с ФСБ

Установка и эксплуатация программно-технических средств осуществляется экспедитором в соответствии с утвержденным планом мероприятий. Этот процесс включает несколько ключевых этапов.

Этапы установки и подключения ПТС

1. Подготовка. Экспедитор разрабатывает план установки, который включает выбор оборудования, программного обеспечения и определение необходимых ресурсов.
2. Установка оборудования. В зависимости от типа ПТС, установка может включать в себя настройку серверов, рабочих станций и систем управления перевозками (TMS) и складскими системами (WMS). 
3. Подключение к сети . После установки оборудования необходимо обеспечить его подключение к сети, что позволит осуществлять обмен данными между различными системами и пользователями.
4. Тестирование. Прежде чем вводить ПТС в эксплуатацию, необходимо провести тестирование всех функций и возможностей системы. Это позволит выявить и устранить возможные ошибки и недочеты.
5. Ввод в эксплуатацию. Ввод в эксплуатацию ПТС оформляют актом, подписанным представителями ФСБ и экспедитором.

Объекты установки технических средств

Под объектами, на которых устанавливаются технические средства, понимаются:

• Системы управления перевозками (TMS). Эти системы позволяют оптимизировать процессы планирования, мониторинга и управления грузоперевозками.
• Складские системы (WMS). Они помогают управлять запасами, контролировать движение товаров и автоматизировать процессы на складах.
• Серверы с данными о грузах, маршрутах и контрагентах. Эти серверы хранят важную информацию, необходимую для эффективного управления логистическими процессами.
• Системы электронного документооборота. Они обеспечивают быструю и безопасную передачу документов между участниками процесса.
• Рабочие станции. Задействованы в обработке экспедиторской информации и обеспечивают доступ к необходимым данным и системам.

Особенности подключения к каналам связи ФСБ предприятий малого бизнеса

Постановление 1318 допускает использование технических средств другого экспедитора — по согласованию с уполномоченным органом ФСБ. Это открывает новые возможности для малого бизнеса, позволяя нескольким небольшим компаниям использовать общую инфраструктуру. Такой подход может значительно снизить расходы на установку и эксплуатацию ПТС, однако требует тщательного согласования и соблюдения всех норм.

Важно! Порядок согласования и распределение ответственности между участниками такого сотрудничества не детализированы в постановлении. Это создает определенные риски и требует от компаний внимательности и четкого понимания своих обязательств.

Этап 6 – налаживаем режим конфиденциальности в транспортно-экспедиционной компании

Экспедиторы и другие сотрудники, имеющие доступ к информации о взаимодействии с ФСБ, обязаны подписывать документы, подтверждающие их осведомленность о правилах конфиденциальности. 

Доступ к системам и документам, связанным с взаимодействием с ФСБ, должен быть строго ограничен. Только определенные сотрудники, прошедшие соответствующую проверку и обучение, могут иметь доступ к такой информации. 

Передача информации без специального разрешения является недопустимой и может повлечь за собой серьезные последствия.

В зависимости от степени секретности конкретных сведений могут быть применены разные статьи Уголовного кодекса Российской Федерации. Например, ст. 283 УК РФ, касающаяся разглашения государственной тайны, или ст. 275 УК РФ, которая регулирует вопросы, связанные с государственной изменой. 

Штрафы за работу без регистрации в реестре

С 31 июля 2025 года вступили в силу изменения, внесенные в Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ) Федеральным законом № 281-ФЗ. 

Согласно новым изменениям, работа без регистрации в реестре фактически считается незаконной деятельностью. Это означает, что с 30 апреля 2026 года все экспедиторы должны быть зарегистрированы в соответствующем реестре. В противном случае им грозят серьезные штрафы.

Согласно обновленной редакции КоАП, размеры штрафов за нарушение правил регистрации варьируются в зависимости от статуса нарушителя:

1. Для физических лиц:

• Штраф за работу без регистрации составляет от 3 000 до 5 000 руб.
• В случае повторного нарушения или других отягчающих обстоятельств сумма штрафа может увеличиваться до 10 000 рублей.

2. Для юридических лиц:

• Штрафы для организаций значительно выше и составляют от 100 000 до 300 000 руб.
• При повторных нарушениях или серьезных нарушениях законодательства сумма штрафа может достигать 1 000 000 руб.

***

Процесс уведомления о включении в реестр экспедиторов требует внимательного подхода и строгого соблюдения установленных сроков. Соблюдение всех этапов и требований позволит избежать проблем в будущем и обеспечит легитимность деятельности в сфере экспедирования грузов.