Служебная записка на возмещение расходов

Порядок возмещения средств сотруднику: что важно знать

Работник, который потратил собственные средства на нужды организации либо использовал свое имущество в ее интересах, может рассчитывать на компенсацию затрат, если:

1. Деньги либо имущество (например, авто, техника, инструменты) действительно использовались в интересах организации-нанимателя.
2. Нанимателя об этом информировали либо подобное использование предварительно согласовали с нанимателем (иным уполномоченным лицом).

Данная возможность оговорена в ст. 164 и ст. 188 ТК. Порядок возмещения обычно закрепляют в локальном акте (соответствующем положении, инструкции, ином документе). Там же указывают:

• в каких случаях и кто из сотрудников может тратить свои деньги на нужды организации;
• список и допустимый предел расходов (отдельно по каждому виду трат), подлежащих возмещению (траты на топливо, почтовые, представительские расходы, проч.);
• порядок согласования трат с нанимателем и информирования его о грядущих тратах;
• механизм компенсирования – как оформляется возмещение средств, в какие сроки производится компенсационная выплата и др.

Возмещаются расходы, которые подтверждены документально. При этом компенсируемая сумма налогом не облагается!

Примеры типичных ситуаций, когда работнику возмещают расходы

Итак, для получения компенсации работник, потративший свои деньги в интересах организации, должен выполнить два основных условия. Во-первых, написать служебную записку на возмещение расходов (как вариант, это может быть заявление, отчет). Во-вторых, подтвердить произведенные расходы соответствующими документами.

Данный принцип применяется во всех ситуациях. Остальные правила и их нюансы уточняются (детализируются) в локальном акте той либо иной организации.

Пример 1. Покупка товаров (оплата услуг) за счет работника.

Офисный работник Сидоров Э. Ю. не получил средств из кассы под отчетные суммы. Данные средства ему должны были выдать на текущие расходы компании – для закупки канцелярских товаров. В итоге сотрудник оплатил покупку канцтоваров при помощи своей банковской карты.

Чтобы вернуть потраченные деньги, Сидоров Э. Ю. после закупки написал служебную записку, приложив к ней кассовый чек и распечатку по платежу с банковской карты.

Пример 2. Вынужденные «излишние» командировочные расходы.

Менеджера Василевича Л. У. срочно отправили в служебную поездку (другой город) для встречи с контрагентом с целью проведения переговоров. После переговоров Василевичу пришлось остаться еще на день, о чем он сообщил своему руководству. Причина – задержка авиарейса из-за плохих метеоусловий.

Командированный потратил свои деньги:

• для оплаты еще одного дня проживания в гостинице;
• на услуги такси;
• на питание.

Работник задержался с ведома нанимателя. Вернувшись, он написал служебную записку о компенсации расходов на гостиницу и питание. К ней командированный приложил чеки, подтвердив тем самым дополнительные расходы за свой счет и фактический срок служебной поездки.

Обращаем внимание: наниматель может сам запросить у гостиницы копии документов для подтверждения расходов командированного (квитанции об оплате либо, например, договора)!

Образец заполнения служебной записки на возмещение расходов сотруднику при его направлении в командировку на личном транспорте подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ и бесплатно переходите к образцу документа.

Как работнику написать служебную о возмещении средств

Форма для данной служебной записки не регламентирована. Поэтому она пишется в произвольной форме главе организации (директору, гендиректору, его заму). Если в организации разработан свой бланк для служебных записок, то следует заполнить и подать нанимателю этот бланк.

Составителем является, соответственно, работник, который потратил свои деньги в интересах организации. В служебной записке нужно указать обязательные составляющие документа (применительно к п. 2 ст. 9 ФЗ № 402, послед. ред. от 05.12.2022):

• название, дату (место) составления документа;
• наименование организации, Ф. И. О., должность адресата и составителя;
• суть вопроса (обращения составителя к главе организации) с пояснениями, просьбами, приведением фактов, ссылкой на правовую, доказательную, иную базу;
• подпись составителя с расшифровкой.

В служебной записке, написанной, чтобы возместить расходы, должно четко прозвучать обоснование того, почему работник расходовал свои средства и на что именно. Должна быть указана также конкретная сумма вынужденных непредвиденных расходов работника.

Образец служебной с условными данными

Менеджер по закупкам Зимовецкий Ф. М. не получил денег из кассы ООО «Осень» под отчетные суммы и потратил на закупку канцтоваров свои средства в сумме 3 000 р. Оплату произвел своей банковской картой, а кассовый чек на данную сумму, свидетельствующий об оплате, сохранил.

После этого работник обратился к директору компании Ростовскому П. А. с просьбой о компенсации произведенных расходов, написав служебную записку на его имя следующего содержания:

Итоги

1. Если работник потратил свои деньги на нужды компании, их должны возместить (вернуть). Для этого работник должен написать служебную главе компании (иному уполномоченному, замещающему его лицу) и приложить к ней документы, удостоверяющие понесенные расходы.
2. Записка составляется им самостоятельно либо по форме, действующей в организации. В ней обязательно должна быть сумма расходов, а также их вид и обоснование.
3. Расходы работнику возместят, если он действительно потратил деньги в интересах своей компании, проинформировал об этом нанимателя либо наниматель дал согласие на данные расходы. При этом важно, чтобы были правильно оформлены документы, которые подтверждают его расходы.