Пояснительная записка в налоговую (образец)
Когда налоговая вправе требовать пояснения?
Инспекция запрашивает пояснения, если при проверке декларации (расчета) выявлены:
1. Ошибки или противоречия (п. 3 ст. 88 НК РФ):
Статья по теме: РСВ и 6-НДФЛ: контрольные соотношения Подробнее- расхождения между разными отчетами (например, 6-НДФЛ и РСВ);
- несоответствие данных в отчете и документах (договорах, платежках);
- расхождения со сведениями от контрагентов или госорганов.
2. Сдача «опасных» отчетов:
- уточненка с уменьшением налога к уплате;
- декларация с убытком.
3. Критичные расхождения:
- разрывы по НДС (автоматический контроль);
- большая разница между базами по НДС и прибыли;
- зарплаты значительно ниже среднеотраслевых по региону;
- отсутствие пояснений по персонифицированным сведениям или уведомлениям ЕНП.
Срок ответа – всего 5 рабочих дней с даты получения требования (п. 3 ст. 88, пп. 2, 6 ст. 6.1 НК РФ). Отсрочка не предусмотрена!
Какая ответственность предусмотрена за непредоставление документов по требованию инспекции, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Как написать пояснение в налоговую: общие правила
1. Форма:
- Для всех отчетов, кроме НДС, – произвольная (письменная или электронная)1.
- Для НДС – только электронная по утвержденному формату через спецоператора (ТКС)2.
2. Содержание (обязательные реквизиты):
- шапка (Кому, От кого);
- реквизиты требования ИФНС (номер, дата);
- название отчета и период, по которому даются пояснения;
- четкое указание – «Ошибок в отчете нет» или «Оснований для подачи уточненной декларации нет»;
- суть расхождения и его причины (кратко, по делу! Идеально ≤ 200 знаков на запрос – Письмо ФНС № СД-4-2/8096@);
- подтверждение корректности расчета налога.
Важно! Развернутые пояснения со ссылками на НК могут спровоцировать углубленную проверку.
3. Документы. Прикладывать подтверждающие документы (выписки из регистров, копии договоров, платежки) – ваше право, а не обязанность (пп. 3, 4 ст. 88 НК РФ).
Ключевое правило 2025 – отвечайте кратко, четко и по существу каждого пункта требования.
1 п. 3 ст. 88 НК РФ, Письмо Минфина от 22.07.2019 № 03-02-08/54231
2 п.п. 3, 4 ст. 88 НК РФ
Шапка пояснительной записки в налоговую (образец)
Как пишется шапка пояснения в налоговую? Вот универсальный образец:
|
В Межрайонную инспекцию ФНС России № XX по XXXXXXXXXX краю/области/республике (Укажите номер и название вашей ИФНС – найдете в требовании) От ООО «Ромашка» ИНН 7701123456, КПП 770101001 Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 1 На № ________ от "__"______ 2025 г. (Номер и дата требования из ИФНС) О предоставлении пояснений (Суть запроса – обычно указана в требовании) По _________________________________________________ (Укажите отчет: например, декларации по НДС за 1 квартал 2025 г.) Тема: Пояснения по требованию от [Дата требования] № [Номер требования] |
Образцы пояснений в налоговую по типовым ситуациям
Таблица 1. Пояснения по зарплатным отчетам и численности
|
Когда запрашивают |
Как ответить (ключевые фразы) |
Документы для приложения |
|
Зарплата ниже среднеотраслевой |
В отчетном периоде сотрудникам выплачена зарплата, превышающая МРОТ. Снижение ФОТ связано со снижением объемов реализации и невыплатой премий в связи с невыполнением условий Положения о премировании №__ от _._.2025. |
Копии трудовых договоров, Положения о премировании, табеля учета. |
|
Зарплата ниже МРОТ |
Средняя зарплата сотрудника Иванова И. И. ниже МРОТ в связи с нахождением на больничном с __ по __ 2025. (лист нетрудоспособности №). При отработке полного месяца зарплата составила бы __ р., что выше МРОТ. |
Копия табеля учета рабочего времени, расчет зарплаты. |
|
Снижение численности сотрудников |
Резкое снижение численности в 1 кв. 2025 г. связано с закрытием обособленного подразделения в г. [Город]. Все сотрудники уволены по соглашению сторон (приказы №–№ от _._.2025). |
Копии приказов об увольнении, уведомления о закрытии ОП. |
|
Пример письма в налоговую о даче пояснений по низкой зарплате (фрагмент): ...На основании Положения о премировании № 15 от 10.01.2025 премии сотрудникам начисляются исходя из размера выручки отдела. В I квартале 2025 г. план по выручке отдела продаж выполнен на 78 %, что не является основанием для начисления квартальной премии согласно п. 3.2 указанного Положения. В связи с этим доходы сотрудников отдела продаж в I квартале 2025 г. состоят только из должностных окладов, установленных трудовыми договорами в размерах, превышающих МРОТ (22 440 р.) и региональный МРОТ для [Ваш регион] ([Размер] р.). Занижения налоговой базы по НДФЛ и страховым взносам не допущено... |
Образцы пояснений по НДС (Электронный формат обязателен!)
Таблица 2. Частые запросы по НДС и ответы на них (2025)
|
Ситуация (Код ошибки/Разрыв) |
Ключевые фразы для электронного пояснения |
Примечание/Норма |
|
Нарушение КС из-за округления (КС 1.27) |
Суммы налога в разделах 3 и 9 декларации указаны верно. Расхождение возникло из-за округления: в Разделе 3 суммы указываются в полных рублях (п. 15 Порядка, утв. Приказом ФНС от 05.11.2024 № ЕД-7-3/989@), в Разделе 9 – в рублях и копейках (п. 6 ст. 52 НК РФ). |
Приложить выписку из книги продаж/покупок. |
|
Вычет по неоплаченной поставке |
Условия для вычета НДС по счету-фактуре №__ от __.__.2025 выполнены: товары приняты к учету, используются в облагаемых операциях, счет-фактура оформлен правильно (ст. 169, 171, 172 НК РФ). База по НДС определяется в момент отгрузки (п. 1 ст. 167 НК РФ). Оплата ожидается согласно графику по договору №__ от __.__.2025. |
Указать реквизиты договора и СФ. Подтвердить реальность сделки. |
|
Отсутствие реализации в квартале |
В I квартале 2025 года деятельность, облагаемая НДС, не осуществлялась в связи с [Причина: ремонт, отсутствие заказов и т. д.]. Отсутствие операций подтверждается нулевыми показателями в книге продаж, книге покупок и отсутствием движения по расчетному счету. |
Обязательно подать нулевую декларацию по НДС! (п. 5 ст. 174 НК РФ) |
|
Налоговая нагрузка ниже среднеотраслевой |
Снижение налоговой нагрузки по НДС в I кв. 2025 г. вызвано значительным ростом закупочных цен на сырье [Указать] при стабильном объеме реализации. Компания принимает меры по поиску альтернативных поставщиков и оптимизации затрат. |
Приложить данные о динамике цен, копии договоров с поставщиками. |
Важно! Все пояснения по НДС подаются в электронном виде через спецоператоров связи (ТКС) в строгом соответствии с форматом, утвержденным ФНС.
Пояснения по налогу на прибыль (Произвольная форма)
Таблица 3. Ответы на требования по налогу на прибыль
|
Ситуация |
Как ответить |
Документы |
|
Расхождения с бухучетом |
Расхождения возникли из-за следующих ситуаций: а) Отражения амортизационной премии по ОС (п. 9 ст. 258 НК РФ) только в налоговом учете; б) Неучета для налога на прибыль расходов на благотворительность (п. 16 ст. 270 НК РФ); в) Разных правил учета курсовых разниц в 2023–2027 гг. |
Учетная политика (налог), расчет амортизационной премии, договор дарения. |
|
Выручка по ККТ > Доходов в декларации |
Расхождение вызвано ошибочным пробитием чека ККТ №__ от __.__.2025 на сумму __ р. Ошибка исправлена чеком коррекции №__ от __.__.2025. Доходы в декларации по налогу на прибыль сформированы верно. |
Копии ошибочного чека и чека коррекции. |
|
Низкая цена продажи имущества |
Цена продажи объекта ОС (Инв. №) соответствует его рыночной стоимости на дату реализации, подтвержденной Отчетом независимого оценщика ООО «Оценка» № от __.__.2025. База по налогу на прибыль рассчитана верно. |
Отчет об оценке, договор купли-продажи, акт приема-передачи. |
|
Убыток в декларации |
Убыток по итогам 2024 года сформирован в результате [Объективные причины: падение спроса, рост затрат на сырье, форс-мажор]. Все расходы экономически обоснованы, документально подтверждены и соответствуют требованиям гл. 25 НК РФ. |
Анализ структуры затрат, документы, подтверждающие причины убытка (договоры, справки о ценах и т. д.). |
Пояснения по Уведомлениям ЕНП и Персонифицированным сведениям
Таблица 4. Ответы на требования по ЕНП и Персонифицированным сведениям
|
Ситуация |
Как ответить |
|
Расхождения с отчетностью (6-НДФЛ, РСВ) |
Расхождения с уведомлением по ЕНП вызваны [Причина: разные КБК для оклада и надбавок в 6-НДФЛ, техническая ошибка в уведомлении]. Показатели в отчетности (6-НДФЛ/РСВ) сформированы верно. Исправлять уведомление за тот же период не требуется. |
|
Непредоставление уведомления |
Уведомление по ЕНП не предоставлялось в I кв. 2025 г. в связи с отсутствием начисленных сумм налогов/взносов к уплате за этот период (письменное пояснение вместо нулевого уведомления). |
|
Расхождения в персонифицированных сведениях |
Расхождение в СНИЛС сотрудника Сидорова А. А. связано со сменой фамилии. Новые данные (СНИЛС: XXX-XXX-XXX XX, паспорт серия XX № XXXXXX) предоставлены в СФР в составе персонифицированных сведений за апрель 2025 г. (реестр приема № XXX от XX.XX.2025). (Приложить копию страницы паспорта с новой фамилией и СНИЛС). |
Как отправить пояснение в налоговую
1. В электронном виде (через оператора ЭДО):
-
Обязательно для пояснений к декларациям по НДС.
-
Рекомендуется для всех пояснений (быстро, надежно, подтверждение доставки).
-
Через операторов «Такском», СБИС, «Контур.Экстерн» и др. Требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП).
2. Почтой России (заказным письмом с описью вложения):
- Направляйте по юридическому адресу вашей ИФНС.
- Сохраняйте квитанцию и опись – доказательство отправки и даты.
3. Лично через канцелярию ИФНС:
- Возьмите 2 экземпляра пояснения. На вашем экземпляре попросите поставить отметку о приеме (дата, входящий номер, подпись принявшего сотрудника).
Важно! Отсчет 5 рабочих дней начинается с даты получения требования вами (для бумажного – обычно дата на почтовом штемпеле конверта или дата вручения; для электронного – дата поступления в ваш ЭДО). Отправляйте пояснения заранее, учитывая сроки доставки почтой или обработки оператором ЭДО.
Используйте эти образцы и правила, чтобы оперативно, грамотно и без штрафов отвечать на требования ИФНС в 2025 году! Все примеры актуальны на июнь 2025 и основаны на ст. 88 НК РФ и разъяснениях ФНС.
Пояснения в налоговую (образец)
Ниже предлагаем образец письма в налоговую о даче пояснений в связи с отсутствием деятельности.
|
В ИФНС России № XX по г. XXXXXX От ИП Петрова Ивана Сергеевича ИНН 123456789012 Почтовый адрес: 123456, г. XXXXXX, ул. XXXXX, д. X, кв. X На № 123 от 25.06.2025. О предоставлении пояснений По декларации по УСН (доходы) за 1 квартал 2025 г. Пояснительная записка В ответ на требование от 25.06.2025 № 123 сообщаю следующее: В I квартале 2025 года индивидуальный предприниматель Петров И. С. не осуществлял предпринимательскую деятельность. Доходы от предпринимательства отсутствовали. Расчетный счет в ПАО «Сбербанк» № XXXX XXXXXXXX не использовался. Движения наличных денежных средств через кассу ИП не производилось. В связи с отсутствием объекта налогообложения (доходов) за I квартал 2025 года декларация по УСН с нулевыми показателями предоставлена в установленный срок (до 25.04.2025) в электронном виде через оператора ЭДО. Ошибок и противоречий в предоставленной декларации не имеется. Оснований для подачи уточненной налоговой декларации нет. Приложение: 1. Выписка по расчетному счету ИП за период 01.01.2025–31.03.2025 (1 лист). 25.06.2025 _______________ / Петров И. С. / |
Итоги
Пояснения в налоговую составляются в свободной форме. Содержание пояснений зависит от того, какие расхождения или ошибки нашли в декларации проверяющие и по какому налогу.
Подать пояснения вы можете на бумаге или в электронном виде по ТКС. Исключение – декларация по НДС. По ней пояснения обычно нужно подавать только в электронном виде.