Письмо об отсутствии задолженности перед организацией

В каких случаях составляется письмо об отсутствии задолженности

Составить письмо об отсутствии задолженности организация может в отношении собственного сальдо по расчетам с контрагентом или о состоянии расчетов другой организации, для решения определенных финансовых задач.

В отношении собственных расчетов такое письмо составляется в случаях:

• подтверждения инвентаризации расчетов, которая проводится в рамках общей плановой или выборочной инвентаризации на предприятии (ст. 11 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»);
• получения запроса от будущего кредитора или инвестора, которым необходимо оценить показатели платежеспособности предприятия в отношении расчетов с контрагентами или по налогам;
• поступления запроса от различных контролирующих структур в ходе различных проверок деятельности организаций;
• подтверждения отсутствия задолженности по заработной плате для физических лиц или заинтересованных организаций.

В отношении отсутствия задолженности других организаций компания может направить письмо или запрос:

• при проведении инвентаризации своих расчетных операций;
• если сама является кредитором и запрашивает письменное (электронное) подтверждение для оценки финансовых показателей заемщика;
• в ходе различных проверок, проводимых налоговой или контролирующими ведомствами;
• о состоянии расчетов с физическим лицом, например, на предыдущем месте работы, для правильного начисления заработной платы и компенсаций.

Такие письма могут составляться в произвольной форме, в форме акта сверки расчетов или на специальных бланках-заявлениях, например, в ИФНС.

Письмо об отсутствии задолженности перед контрагентом

Такие письма составляются в произвольной форме на фирменном бланке организации. Если письмо отправляется не этому контрагенту, а стороннему лицу, к нему должна быть приложена копия акта сверки с указанным контрагентом. Предварительно нужно провести сверку расчетов с контрагентом и акт сверки подписать уполномоченным лицам.

Письмо об отсутствии задолженности по запросу

ИФНС и другие государственные ведомства в ходе проверок одних организаций могут делать запросы в другие компании о состоянии задолженности проверяемого лица.

Ответы на такие запросы также составляются в произвольном виде с приложением копий актов сверок расчетов.

Письмо об отсутствии задолженности по заработной плате

Письма об отсутствии (наличии) задолженности по заработной плате могут быть составлены по разным причинам: как по нуждам работников предприятия, так и для потребностей самого работодателя.

Основные поводы для получения справки о задолженности по заработной плате для физического лица:

• если работодатель - банкрот, то справка о задолженности по заработной плате понадобится сотруднику для того, чтобы предоставить ее арбитражному управляющему и попасть в реестр кредиторов для дальнейшего возмещения задолженности;
• для предоставления в суд или Гострудинспекцию в случае задержки выплаты и вынесения решения о взыскании суммы задолженности с работодателя;
• для предоставления в суд в случае задержки выплат при оплате исполнительных листов (по алиментам и другим административным взысканиям);
• для предоставления в кредитную организацию в случае задержки выплаты заработной платы, чтобы реструктурировать выплаты по кредиту.

Такая справка выдается либо в произвольном виде с указанием суммы заработной платы, причитающейся к выдаче за период, либо в виде справки-расчета.

Организация-работодатель может предоставлять сведения о задолженности по заработной плате:

• для признания предприятия банкротом, так как задолженность по заработной плате входит в общую кредитовую ведомость, подаваемую для введения процедуры банкротства;
• по запросам Гострудинспекции или других органов в ходе плановых и целевых проверок.

Письмо об отсутствии (наличии) задолженности по заработной плате является важным документом для подтверждения платежеспособности (или наоборот) ее предъявителя. Оно должно иметь все необходимые сведения и реквизиты, которые требуются для решения вопросов лица, запросившего справку.

Письмо об отсутствии задолженности по налогам

Такое письмо может быть составлено в соответствии с требованиями кредитной организации или организации-инвестора для подтверждения исполнения компанией обязательств по налогам и взносам.

Как организации получить справку о сальдо ЕНС, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Для получения сведений от ИФНС до 2023 года организации обращались в налоговые инспекции с заявлением о предоставлении справки о состоянии расчетов с бюджетом. С 2023 года, согласно Федеральному закону № 263-ФЗ от 14.07.2022, такая обязанность с ИФНС снята и сведения предоставляются по другим формам:

• 5 - для получения справки по форме КНД 1120101 - об исполнении обязательств по уплате налогов и взносов;
• 6 - для получения справки по форме КНД 1120502 - о принадлежности денежных средств, которые поступали на ЕНС в качестве ЕНП;
• 7 - для получения сведений по форме КНД 1160082 - о наличии сальдо на ЕНС, которое может быть положительным, отрицательным или нулевым.

Сведения будут предоставлены на дату формирования в базе ФНС, обычно в течение суток, но при значительной нагрузке срок может быть увеличен до 5 дней.

Для направления запроса на бумажном носителе необходимо заполнить заявление по форме КНД 114237, где также выбрать вид справки:

• 1 - по форме КНД 1160082;
• 2 - по форме КНД 1120101;
• 3 - по форме КНД 1120502.

В заявлении также можно выбрать способ получения готовой справки - в ИФНС, куда было подано заявление, в МФЦ или по почте. Срок для предоставления сведений составляет 10 рабочих дней.

Заключение

Письмо об отсутствии кредиторской или дебиторской задолженности может составляться как для нужд организации, запрашивающей или предоставляющей сведения, так и по запросам других организаций или государственных ведомств. Такое письмо обычно составляется в произвольной форме на фирменном бланке предприятия со ссылкой на номер документа-запроса. К письму должны быть приложены копии актов сверки или актов инвентаризации расчетов.

Письма об отсутствии задолженности по налогам требуют предварительного получения сведений из ИФНС, которые формируются либо по электронному запросу, либо по заявлению на бумажном носителе. В связи с переходом на систему ЕНП с января 2023 года справки о состоянии расчетов с бюджетом заменены на новые формы: об исполнении налоговых обязательств, о составе средств, поступивших в качестве ЕНП и о сальдо на едином налоговом счете.