Письмо на возврат по акту сверки (образец)

Долг, переплата, выявленные по акту сверки

О наличии долга, переплаты компания может узнать и из данных своего учета. Эти данные могут показать, к примеру, ошибочное перечисление сумм контрагенту по неправильно заполненным платежным документам. Переплата может появиться и при изменении условий сделки (договора).

Как бы там ни было, подобные ситуации сводятся к одному – необходимости вернуть средства. Вот тогда и прибегают к написанию письма, где, собственно, и сообщают о данном факте, заявляют о возврате денег. Как вариант, в письме нередко предлагают иной (свой) способ разрешения сложившейся (возможно, даже конфликтной) ситуации.

Между тем оптимальным вариантом в большинстве случаев признается предварительная сверка взаиморасчетов с контрагентом. Если в процессе ее проведения контрагент подтвердит долг (переплату), тогда отправка письма будет предсказуемой и возврат средств существенно ускорится.

Акт сверки взаиморасчетов – документ, который позволяет судить о состоянии расчетов между контрагентами на конкретную дату. Он может подтвердить отсутствие претензий у сторон либо быть основанием для их предъявления, т. е. написания письма на возврат по акту сверки!

Что делать, если контрагент не подписывает акт сверки, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Нюансы возврата денег по акту сверки либо без него

Некоторые особенности, касающиеся возврата безосновательно приобретенных средств (имущества), оговаривает Гражданский кодекс. Среди них выделим следующие:

1. Из ст. 1102 ГК следует, что получение средств без оснований признается незаконным (безосновательным обогащением) и требует их обязательного возврата владельцу.
2. За пользование чужими средствами, полученными безосновательно, на сумму обогащения могут начисляться проценты. Начисление производится с того момента, как их получатель узнал (должен был узнать) об отсутствии основания получения (сбережения) этих денег (ст. 1107 ГК).
3. За незаконное удержание чужих средств, нежелание их вернуть, проч. просрочку предусмотрена ответственность по ст. 395 ГК (начисление процента на размер долга, возмещение ущерба в определенных случаях).

Таким образом, письмо на возврат играет роль досудебного урегулирования данного вопроса. Если должник не вернет средства в соответствующий (установленный) срок (применительно к ст. 314 ГК), то пострадавшая сторона может прибегнуть к крайней мере и обратиться в суд.

Отправить письмо на возврат средств по акту сверки можно любым доступным способом. Например, вручить лично под подпись, переслать почтой (с уведомлением о вручении) либо посредством ТКС.

Как написать письмо на возврат, чем руководствоваться

Общей обязательной формы и строгих требований к ней и содержанию для такого документа не установлено. Он не относится к первичке! Организация может составить его произвольно либо даже разработать для него некий шаблон (бланк). В нем важно:

1. В части оформления, структуры:

• предусмотреть заголовок, место и дату написания, основную часть с описанием вопроса и заключительную с приложением приобщаемых документов (если они есть), подписями уполномоченных лиц;
• при печати письма – использование фирменного бланка организации.

Письмо обычно регистрируется перед отправкой, что предполагает указание исходного номера с датой!

2. В части содержания – указание определенной исчерпывающей информации, позволяющей понять, кто, кому, для чего написал это письмо, т. е.:

• сведения о составителе и получателе;
• указание на долг (его размер) со ссылкой на основание, которым он подтверждается;

В рассматриваемой ситуации подтверждающим документом будет акт сверки!

• отметить причину появления указанной задолженности;
• потребовать (в форме просьбы) вернуть деньги в конкретный срок;
• предоставить банковские реквизиты для возврата денежных средств.

Письмо на возврат денег по акту сверки всегда должен визировать глава организации, которая отправляет письмо контрагенту – должнику. В зависимости от ситуации подписать его могут и иные лица. Так, если речь идет о возврате ошибочно перечисленной суммы по неправильно заполненной платежке, то уместной будет подпись главбуха.

P.S.

Предложенный выше вариант составления письма классический. Составитель в вежливой форме обращается к должнику, обращает внимание на долг и просит его вернуть. Если он в чем-либо сомневается, при спорных ситуациях он может добавить фразу об ответственности за незаконное удержание (использование) чужих средств. Тут же он может предупредить о том, что если должник не вернет деньги в срок, то последует судебное разбирательство с принудительным взысканием.

Образец письма с условными данными

Сверка взаиморасчетов по акту от 08.10.2024 показала, что ООО «Грот» не погасило долг перед ООО «Прибой». Его размер по состоянию на 07.10.2024 составил 25 000 р. (по договору поставки от 18.09.2024). Поэтому ООО «Прибой» отправляет письмо для возврата этих средств, попросив перечислить их на р/с за 5 раб. дн. (отсчет ведется со дня получения).

Составленное письмо на возврат д/с по акту сверки датируется 08.10.2024, адресовано директору ООО «Грот» Голубеву О. И., подписано директором ООО «Прибой» Симачевским П. В. Содержание письма следующее:

Итоги

Письмо на возврат денежных средств отправляется контрагенту в разных случаях. Чаще всего его составляют, когда акт сверки выявляет наличие непогашенного долга. Акт является, по сути, основанием для его составления. Обязательной формы письмо не имеет, его пишут сами произвольно либо по разработанному шаблону. В нем указывают адресата и получателя, размер долга, ссылаются на его документальное подтверждение, просят погасить в определенный срок. Уклонение от возврата чужих денег влечет за собой ответственность (начисление процентов) по ГК.