Отчет о проделанной работе офисного работника (образец)

Зачем нужен отчет

Эта форма отчетности позволяет решить следующие задачи:

1. Оценить эффективность работы сотрудников и скорректировать штат организации. Если один из сотрудников затрачивает на выполнение задания в 2 раза больше времени, чем другие, возможно, стоит с ним расторгнуть трудовой договор.
2. Поддерживать и контролировать трудовую дисциплину и использование рабочего времени. Если сотрудник не выполняет поставленные перед ним задачи или свои должностные обязанности, работодатель может оценить уровень его нагрузки и скорректировать ее либо попрощаться с таким сотрудником. Такая форма контроля дисциплинирует и самих сотрудников, если не превращается в формальные отписки.
3. Корректировать работу отдела или подразделения в целом. На основании отчетов сотрудников руководитель подразделения может быстро подготовить собственный отчет и предоставить его руководителю.
4. Рассчитать нормы выполнения плана для сотрудников. Если сотрудники его перевыполняют, нормы можно увеличить. И наоборот, если установленные нормы не выполняет весь отдел, значит, они завышенные и их необходимо пересмотреть.
5. Предоставить контрагентам сведения о проделанной работе или сформировать на основании отчетов сотрудников акт выполненных работ.

Чаще всего отчет о проделанной работе должны предоставлять дистанционные работники, поскольку нет другого способа контролировать их рабочее время. В целом же отчеты дают возможность составить общую картину работы компании и облегчают постановку будущих задач и планирование дальнейшего развития компании.

Правомерно ли установить для работников требование о предоставлении ежедневных письменных отчетов о результатах работы, а также ежемесячных итоговых отчетов с целью контроля добросовестности выполнения ими своих обязанностей? Достаточно ли оформить это требование приказом директора? Ответы на эти вопросы есть в «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к справочно-правовой системе. Это бесплатно.

Виды отчетов

Периодичность составления отчетов зависит от трудовых обязанностей и поставленных перед сотрудником задач.

1. Разовый отчет о проделанной работе обычно требуется при выполнении какого-либо конкретного проекта офисным сотрудником.
2. Ежедневный или еженедельный отчет чаще всего необходим, если сотруднику поставлена задача, которая выполняется поэтапно в течение какого-то отрезка времени. Тогда отчет помогает отслеживать выполнение каждого этапа. Или для выполнения работы установлены жесткие сроки и необходимо ежедневно контролировать объем проделанной работы, чтобы в них уложиться. Такую причину, как контроль рабочего времени сотрудников, рассматривать не будем.
3. Отчет за месяц – самая распространенная форма контроля. В нем сотрудники отражают результаты своей трудовой деятельности в общем, а не по дням. В нем можно также описать работу, которая проделана сверх поставленных задач. На основании ежемесячных отчетов работодатель может определять размер премии сотрудникам по результатам их работы.
4. Отчет за год обычно используют для анализа результатов, которых достигла компания в целом и каждый из сотрудников. На основе этих сведений можно провести аттестацию персонала, кадровые перестановки и повышения. Годовой отчет также позволяет сформировать стратегию развития компании.

Оформление отчета

Унифицированной и утвержденной законодательно формы документа нет, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно и закрепляет в локальных нормативных актах. Наиболее удобной является табличная форма. В отчете обязательно должны быть отражены:

• наименование организации;
• название документа;
• фамилия, имя и отчество сотрудника;
• его должность и подразделение;
• дата составления документа и подпись составителя.

Содержание отчета может быть разным, поскольку зависит от должностных обязанностей сотрудника и поставленных перед ним задач. Основной блок информации должны составлять перечень задач и результаты их выполнения. В отчете можно перечислить способы и ресурсы, которые были задействованы для выполнения работы. Если результат не достигнут, можно отразить причины и предложения по исправлению ситуации. При необходимости данные можно представить в виде графиков и диаграмм.

Составлять отчет можно на бумажном носителе или в электронном формате. Если отчитаться нужно устно, например, на совещании, можно подготовить краткий вариант доклада, включив в него самые важные пункты.

В каких случаях составлять отчет обязательно

Трудовым кодексом обязанность отчитываться о своей работе не закреплена. Поэтому она должна быть установлена локальным нормативным актом и отражена в трудовом договоре либо дополнительном соглашении с сотрудником и его должностной инструкции. Если издан приказ о предоставлении сотрудниками отчетов о проделанной работе, а в трудовом договоре такая обязанность не прописана, работодатель требовать отчеты и наказывать за их непредоставление не имеет права.

Если в трудовом договоре можно указать, что сотрудник обязан сдавать, например, ежемесячный отчет о проделанной работе своему непосредственному руководителю, то в приказе должны быть четко обозначены такие параметры, как:

• периодичность и форма предоставления;
• сроки сдачи;
• лица, ответственные за сбор и проверку отчетов.

Можно также указать цель предоставления сведений: например, оценка проделанной работы для определения размера ежемесячной премии. Бланк документа лучше утвердить отдельным приказом и разместить его в общем доступе. Образец отчета о проделанной работе посмотреть можно бесплатно, кликнув по картинке ниже

Ответственность за несдачу отчета

Работодатель имеет право применять дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если сотрудник свои обязанности не исполняет или исполняет ненадлежаще. Если предоставление отчетов входит в обязанности сотрудника, то работодатель вправе взыскание применить.

Итоги

Таким образом, отчет о проделанной сотрудниками работе позволяет оценивать эффективность их деятельности и поддерживать трудовую дисциплину.