Образец заполнения графика работы смен

Разработка графика сменности

Унифицированная форма графика законодательством не утверждена, поэтому он может быть составлен в свободной форме. При его составлении можно воспользоваться, например, формой табеля учета рабочего времени или рекомендуемыми формами графика сменности.

В графике сменности, актуальном на 2022 год, стоит предусмотреть следующие нюансы:

• Какой промежуток времени берется за учетный период (например, неделя или месяц, но не более года);
• Длительность рабочей смены (когда по начинается и заканчивается);
• Время, когда работники могут отдохнуть и поесть, а также другие специальные перерывы и их длительность;
• Каким образом работники могут переходить из одной в другую смену;
• Что делать работнику, если его сменщик не вышел на работу;
• Графы для ознакомления каждого работника с графиком (Ф.И.О., дата, подпись).

Обратите внимание на тот факт, что для отдельных работников установлены определенные особенности составления графиков.

Утверждение графика смен

1. Если коллективным соглашением предусмотрено, что принятие локальных нормативных актов происходит только по согласованию с представительным органом работников, то необходимо направить ему на рассмотрение проект графика сменности и учесть его мнение. Обязательно стоит направлять на рассмотрение и в случае внесения изменений в уже действующий график. Если представительного органа работников не создано, то работодатель имеет право разрабатывать и принимать графики сменности самостоятельно.
2. Далее необходимо подписать и завизировать график сменности. Обычно график подписывает тот, кто его составлял, но если у работодателя принят другой порядок, то до утверждения руководителем график могут визировать некоторые работники, например, юрист.
3. Далее график сменности должен быть утвержден и введен в действие. Окончательно руководитель утверждает график путем издания распорядительного документа либо в графе утверждения.
4. Работников необходимо ознакомить с графиком сменности. Это необходимо сделать не позднее, чем за один месяц до введения графика в действие.

Ознакомление работников с графиком сменности

Данные о том, что работник ознакомился с графиком, и подпись работника, которая подтверждает ознакомление, могут ставиться в специальном листе ознакомления, в специальном журнале ознакомления с локальными актами, а также на самом графике сменности (например, на обороте).

Если вы часто меняете графики, например, каждый месяц, то нужно каждый раз вводить их в действие и знакомить с ними работников не позднее, чем за месяц до введения в действие.

Если по какой-то причине работник отказывается ознакомиться с графиком, это стоит оформить письменно, например, актом. Это поможет вам избежать вопросов со стороны, например, трудовой инспекции, если работник будет утверждать, что с графиком сменности его не знакомили. Акт будет служить подтверждением того, что вы выполнили свою обязанность и работник ознакомлен с локальными актами.

Не забывайте о том, что работодатель должен вести учет времени, которое было фактически отработано каждым работником. Эта обязанность относится к любым режимам работы. При сменной работе целесообразно вести суммированный учет рабочего времени. Это позволяет избежать огромного количества переработок/недоработок по графику сменности. В чем особенность такого вида учета? Длительность рабочего времени сотрудника учитывается не за день или смену, а за наиболее длительный учетный период – к примеру, месяц, но не более года.