Бланк и образец акта об отсутствии на рабочем месте

Как составить акт об отсутствии работника на рабочем месте

Для документа, который составляется при нарушении работником своих трудовых обязанностей (прогуле) нет унифицированной формы – он составляется работодателем самостоятельно. Акт отсутствия на работе (образец) мы приведем в конце статьи.

Документ заполняется обычно непосредственным руководителем работника. В шапке документа целесообразно указать наименование компании, дату заполнения акта, время, когда был заполнен акт о невыходе на работу.

Основная часть документа обычно составляется от лица заполнившего акт, где в свободной форме подробно излагается суть зафиксированного события. В основной части документа подробно описывается, что работник (фиксируется должность, ФИО работника) отсутствовал на своем рабочем месте (фиксируется рабочее место, например, цех первичной обработки). Фиксируется временной промежуток, дата инцидента. Также акт об отсутствии на рабочем месте (бланк) может содержать причину отсутствия на рабочем месте, которую озвучил работник. Акт заполняется в двух экземплярах, один передается в отдел кадров, другой должен быть передан работнику.

Акт отсутствия работника на рабочем месте (бланк) обязательно должен быть подписан двумя свидетелями, которые смогут подтвердить информацию, изложенную в акте. Также документ подписывается сотрудником, который его заполнил. Работник должен быть ознакомлен с актом под подпись, должна быть зафиксирована дата подписи документа.

Образец акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте 

Образец, а также пустой бланк акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте вы можете скачать на этой странице. Здесь же вы найдете образцы актов об отсутствии на работе для госслужащих. 

Нужно ли знакомить сотрудника с актом об отсутствии на рабочем месте 

Да, провинившегося сотрудника нужно в обязательном порядке ознакомить с актом об отсутствии на рабочем месте под подпись. 

Если работник отказывается ставить свою подпись, об этом делается соответствующая отметка в акте, под которой расписываются 2 других сотрудника - свидетеля. 

Что будет, если не составить акт об отсутствии на рабочем месте 

В таком случае привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за прогул будет невозможно. 

Всегда ли отсутствие на рабочем месте считается прогулом 

Нет, не всегда. Только если сотрудник отсутствует более 4 часов подряд в течение рабочего дня или смены. Или в течение всей рабочей смены. 

Так, прогулом, например, можно считать самовольное использование отгулов или отпуска, оставление рабочего места на длительное время без необходимости. Оценивать, является ли причина отсутствия уважительной, работодателю необходимо самостоятельно, основываясь на объяснениях работника, предоставленных подтверждающих документах и т.д.

Факт прогула должен быть зафиксирован и подтвержден. Чтобы подтвердить наличие прогула, работодателю необходимо составить следующие документы:

• Акт об отсутствии на рабочем месте работника;
• Записку на имя руководителя компании, составленную непосредственным руководителем работника;
• Требование, которое должно быть передано работнику, о необходимости предоставить письменные объяснения по факту его отсутствия на рабочем месте;
• Объяснительную записку работника, заполненную по факту его отсутствия, а в случае отказа от объяснений - акт об отказе, подписанный как минимум двумя свидетелями;
• Табель рабочего времени.

Данные документы будут служить основанием для привлечения работника к ответственности за отсутствие на работе. Но что делать, если работник долгое время не приходит на работу и получить у него объяснения не является возможным? Достаточно ли составить акт о прогуле?

Если работник долго отсутствует на работе и причины отсутствия выяснить не представляется возможным, стоит направить ему письменное уведомление. Целесообразно направить документ по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Копию уведомления стоит оставить в компании, а также зарегистрировать в исходящей документации. В данном случае уведомление подтверждает и факт отсутствия работника, а также тот факт, что работодатель предпринимал действия по его поиску и получению объяснений.