Налоговая карточка по форме 1-НДФЛ в 2025 году

1-НДФЛ: зачем нужна эта форма

Организация обязана вести учет доходов граждан, которые выполняют трудовые обязанности в ней или получают другой доход от данной организации. По отношению к своим работникам компания выступает налоговым агентом. Это прописано в ст. 24 НК РФ.

Для начисления, удержания и перечисления в бюджет НДФЛ организация обязана собирать следующие сведения по каждому сотруднику:

• доход в месяц и за год;
• необлагаемые суммы;
• налоговые вычеты;
• размер начисленного и удержанного налога.

Эти сведения как раз и собираются в налоговом регистре 1-НДФЛ. На основании этих данных в конце года происходит заполнение отчетов 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Как вести налоговый учет по НДФЛ и какая ответственность предусмотрена за его отсутствие, а также за неведение регистров по налогу на доходы физлиц, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Что должен содержать бланк 1-НДФЛ

Согласно п. 1 ст. 230 НК РФ, налоговый агент обязан самостоятельно разработать регистры налогового учета. В этом же пункте указаны сведения, которые должны быть в них отражены:

• данные сотрудника - Ф. И. О., ИНН, данные паспорта, статус резидента;
• вид и размер полученного сотрудником дохода;
• период получения дохода;
• вид и размер предоставленных вычетов;
• расходы, уменьшающие базу для начисления НДФЛ;
• размер начисленного и удержанного налога.

Если в организации работникам выплачивается несколько видов дохода, то можно разработать единую карточку 1-НДФЛ или для каждого вида дохода свой бланк.

Форма 1-НДФЛ может содержать и дополнительные данные:

• название, ИНН/КПП налогового агента;
• размер полученного дохода на прежнем месте работы;
• размер имущественных вычетов при наличии или другая информация, влияющая на расчет НДФЛ.

Для разработки своей карточки 1-НДФЛ можно использовать форму, действующую до 2013 года. Скачать ее можно по ссылке ниже:

Скачать

В карточке 1-НДФЛ обязательно должны находиться следующие блоки, представленные в таблице.

Название блока	Содержание
Наименование регистра	Полное название карточки и год заполнения.
Налоговый агент	Название организации или ИП; ИНН/КПП; ОКТМО.
Налогоплательщик	Ф. И. О.; ИНН; дата рождения; гражданство; данные паспорта или другого удостоверяющего личность документа; статус налогоплательщика.
Доход	Вид и код выплаченного дохода; размер дохода; дата выплаты дохода; сумма дохода, с которой не был удержан НДФЛ.
Предоставленные налоговые вычеты	Вид и код вычета; размер вычета; данные уведомления, подтверждающего право на вычет.
Налоговая база по НДФЛ	Размер налоговой базы, рассчитанной путем вычитания налоговых вычетов из доходов сотрудника.
НДФЛ	Исчисленный налог; удержанный налог; размер налога к перечислению; излишне удержанный налог; возвращенный налог; сумма НДФЛ, не удержанная налоговым агентом.
Сумма налога на доход, подлежащая зачету (п. 3.1 ст. 214 НК РФ)	Размер налога на доходы к зачету.

Если в организации работают иностранные граждане, то карточка 1-НДФЛ должна содержать сведения о суммах фиксированных авансовых платежей данной группе сотрудников.

Организациям, имеющим филиалы в других странах, в форму 1-НДФЛ следует добавить блок о суммах налога, которые были уплачены в другом государстве и на которые можно уменьшить налог с доходов (п. 2 ст. 214 НК РФ).

Как заполнить 1-НДФЛ

Налоговая карточка 1-НДФЛ заполняется в первом месяце года и ведется весь год. В первую очередь нужно заполнить данные о налоговом агенте (организации) и налогоплательщике (сотруднике). Эта информация заполняется в первых двух разделах карточки.

Дальше идет раздел о доходах сотрудников. Он объединяет информацию о самом доходе, льготах, налогооблагаемой базе и самом начисленном НДФЛ. Данный раздел заполняется каждый месяц и нарастающим итогом.

При разработке новой формы или доработке имеющейся важно учесть следующие изменения в налоговом законодательстве с 2025 года:

• пятиступенчатая система НДФЛ;
• размер стандартных налоговых вычетов.

Четвертый раздел предназначен для отражения выплаченных дивидендов. Если в компании нет таких выплат, то данный раздел останется незаполненным. Пятый раздел заполняется, если компания выплачивала доход, облагаемый НДФЛ по ставке 35 %.

В последней таблице подводятся итоги за год:

• размер совокупного дохода сотрудника;
• размер вычетов;
• размер налогооблагаемой базы;
• сумма начисленного и удержанного налогов.

Данный раздел заполняется только по итогам года.

В программе 1С карточка 1-НДФЛ заполняется автоматически. Для ее просмотра и распечатывания при необходимости нужно открыть раздел «Налоги и взносы» и выбрать «Отчеты по налогам и взносам».

В открывшемся списке выбрать «Регистр налогового учета по НДФЛ». Это и есть карточка 1-НДФЛ.

Для ее заполнения нужно выбрать период, сотрудника и нажать кнопку «Сформировать».

Формировать форму можно как по одному сотруднику, так и по нескольким. Познакомиться с образцом заполнения 1-НДФЛ и скачать его можно по ссылке.

Скачать

ИТОГИ

1. Согласно ст. 230 НК РФ, налоговый агент обязан вести учет доходов и начисленного налога физических лиц, работающих у него.
2. Форма карточки 1-НДФЛ законом не определена. Ее нужно разработать самостоятельно. Ее содержание должно соответствовать всем изменениям налогового кодекса с 2025 года.
3. На основании сведений, собранных в 1-НДФЛ, заполняются такие отчеты, как 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
4. Разработанную форму карточки нужно утвердить в учетной политике организации.