Карточка учета страховых взносов в 2025 году

Форма карточки

Обязательной формы карточки учета страховых взносов нет. Есть только рекомендованная. Найти ее можно в письме ПФ РФ № АД-30-26/16030, ФСС РФ № 17-03-10/08/47380 от 09.12.2014 «О карточке учета взносов». В работе можно использовать данную форму либо разработать свою.

При разработке нового бланка важно учитывать требования по ведению учета начисленных сумм заработка и страховых взносов по каждому сотруднику, согласно ст. 8 и 28 Федерального закона № 212-ФЗ от 24.07.2009. В карточке по страховым взносам обязательно должна раскрываться следующая информация:

• название и ИНН/КПП организации;
• Ф. И. О. сотрудника;
• его страховой номер в СФР;
• ИНН;
• дата рождения;
• суммы начисленного вознаграждения по месяцам и нарастающим итогом;
• суммы дохода, не подлежащие налогообложению (суммы, выплаченные по больничным листам, или материальная помощь);
• сумма страховых взносов, начисленных за месяц и нарастающим итогом.

Таким образом, в карточке должна отражаться информация по конкретному человеку: его заработок и сколько страховых взносов было ему начислено.

Скачать рекомендованную СФР карточку учета страховых взносов на 2025 год можно по ссылке.

Скачать

Вне зависимости от того, какую форму использует организация, срок хранения карточек учета страховых взносов не должен быть меньше 6 лет.

Как заполнять карточку

Карточка учета страховых взносов заполняется каждый месяц. В начале года в нее нужно занести сведения о сотруднике и организации, а также указать вид договора, заключенного с сотрудником.

После начисления заработной платы сотрудникам в карточку нужно занести размер начисленного дохода и при наличии указать сумму, не облагаемую страховыми взносами. Для этих сумм в карточке отведены отдельные строки.

После указания этих сведений рассчитывается база для начисления взносов. Если сотрудник не был на больничном и ему не выплачивалась не облагаемая налогами материальная помощь, то база будет равна доходу. При наличии необлагаемых сумм база будет меньше на их размер.

На основании полученной суммы рассчитывается величина страховых взносов. С 2023 года в России размер взносов в СФР составляет 30 % от размера дохода сотрудника и включает в себя выплаты на пенсионный счет сотрудника, взносы на ОМС и ФСС.

После расчета взносов за месяц нужно рассчитать начисленный доход и взносы нарастающим итогом с начала календарного года и внести полученные сведения в карточку.

Образец заполнения карточки учета страховых взносов подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите к образцу документа.

Скачать образец карточки в «КонсультантПлюс»

Если в организации работает небольшое количество сотрудников, то карточки начисления страховых взносов можно заполнять вручную. Но намного проще выполнять это в специализированных бухгалтерских программах.

Заполнение карточек в 1С

Сведения о начисленных взносах по каждому сотруднику в рассчитываются в 1С:Зарплата и управление персоналом автоматически при начислении заработной платы. Каждый месяц распечатывать их не нужно. Обычно делается это после закрытия года.

1. Для формирования в 1С:ЗУП карточки учета страховых взносов нужно зайти в раздел «Налоги и взносы» и выбрать в нем «Отчеты по налогам и взносам».

2. В открывшемся списке выбрать «Карточка по страховым взносам».

3. Перед формированием карточки выбрать нужный период и сотрудников, по которым нужно сформировать документ. Карточку можно вывести как по конкретному сотруднику, так и по всей организации. После заполнения всех обязательных полей нажать кнопку «Сформировать».

Карточка расчета страховых взносов заполнится на основании введенных сведений о заработке сотрудников. Сформированные документы распечатывают для работы или хранения в течение 6 лет.

Ответственность за отсутствие карточек

Согласно ст. 421 НК РФ, налогоплательщик обязан начислять страховые взносы отдельно по каждому сотруднику. Карточка учета страховых взносов является регистром для отражения базы налогообложения и суммы начисленных взносов. Отсутствие данного регистра подпадает под действие ст. 120 НК РФ. На основании данной статьи при выявлении факта отсутствия карточек учета страховых взносов на организацию будет наложен штраф 10000 рублей при отсутствии ведения регистров в одном расчетном периоде или 30000, если карточки не велись дольше.

На должностное лицо – бухгалтера так же могут наложить штраф. Если налоговой службой будет доказано, что отсутствие карточек привело к занижению размера страховых взносов, то размер штрафа будет от 100000 до 300000 рублей. При занижении базы для расчета страховых взносов организации грозит штраф в размере 20 % от суммы неуплаченных страховых взносов, но не менее 40000 рублей.

ИТОГИ

1. Ведение карточек расчета страховых взносов обязательно для всех организаций.
2. Регламентированной формы карточки нет, есть только рекомендуемая. Организация может использовать данную форму или разработать свою и утвердить ее в учетной политике.
3. В карточке обязательно должна содержаться информация о сотруднике, его доходе и начисленных страховых взносах. Нужно также указать наименование организации.
4. При расчете налогооблагаемой базы из суммы дохода убираются выплаты, не подлежащие обложению страховыми взносами. Например, оплата листа нетрудоспособности, материальная помощь до 4000 рублей, выплаты в связи со смертью сотрудника.
5. Карточки должны храниться 6 лет. При их отсутствии и невозможности предоставить проверяющим организациям на налогоплательщика будет наложен штраф.