Акт об уничтожении персональных данных — образец и бланк

16.09.2022
0
Акт об уничтожении персональных данных фиксирует факт уничтожения охраняемой законом информации. впоследствии оператор сможет подтвердить, что уничтожил персональные данные по требованию владельца или в связи с истечением срока хранения.
Бланк акта уничтожения персональных данных
Проверено экспертом
Образец заполнения акта уничтожения персональных данных
Проверено экспертом

Почему надо уничтожать персональные данные

В организациях составляется и хранится база данных о сотрудниках и клиентах. По закону эти сведения предназначены строго для внутреннего использования. Их сбор, применение, хранение и уничтожение регламентирует Федеральный закон № 152 и несколько статей из него (5, 14, 20, 21)

Если со временем данная информация стала неактуальной, ее следует уничтожить, чтобы сведения из базы не попали в руки злоумышленников.

Персональные данные — это информация о физических лицах (клиентах либо сотрудниках данной организации). В перечень обязательных сведений входят: Ф.И.О. человека, дата и место его рождения, информация о составе семьи, имуществе.

Статья по теме: Что относится к персональным данным В этой статье рассказываем об основных понятиях и правилах работы с персональными данными. Эта информация поможет не ошибаться при их обработке, сведет к минимуму вероятность нарушений и ответственности за них. Подробнее

Оператор персональных данных (это ИП или организация) уничтожает информацию, находящуюся на различных видах носителей (бумажных документах, дисках, флешках и т. п.) с условием, что эти сведения невозможно будет восстановить. Существует ряд требований со стороны Роскомнадзора о процедурах по уничтожению данных и сроках проведения этой операции.

Для ликвидации данных на электронных носителях информации потребуется специальное программное обеспечение, установленное время и подготовленные специалисты. Если эти требования не будут соблюдаться, на компанию могут наложить штраф.

За соблюдением законности процедуры наблюдает комиссия, которая составляет и подписывает акт о ликвидации устаревшей информации.

Когда составляется акт об уничтожении персональных данных

Личные данные сотрудников уничтожаются, когда они становятся не актуальны:

Причины для этого могут быть следующие:

  • человек уволился;
  • закончилось сотрудничество с заказчиком компании;
  • служащий отказался от хранения его персданных (по закону он имеет на это право, и оператор обязан рассмотреть и принять в работу его заявление);
  • в ходе проверки обнаружился факт незаконного использования персданных;
  • задачи, поставленные при получении ПД, стали ненужными.

Порядок уничтожения персональных данных

Федеральный закон № 152 не содержит подробного описания процедуры ликвидации данных. Он полностью отдает эту процедуру на откуп работодателю.

Пропишите порядок уничтожения в положении о персональных данных:

Бланк по теме: Бланк положения о персональных данных работников Посмотреть Скачать

Для соблюдения законодательства выполняют следующие действия:

  • подбирают людей и создают комиссию, возглавляемую руководителями компании;
  • уничтожают документацию возможными способами;
  • составляют акт для подтверждения законности процедуры;
  • при небольших объемах бумажной информации используют шредер (измельчитель);
  • при большом количестве заключают договор с фирмой, которая профессионально этим занимается.

Кто составляет и утверждает акт уничтожения

Создается ликвидационная комиссия, куда входят: директор, главбух, служащий кадрового отдела и делопроизводители.

Их главная задача определить и утвердить список документов, подлежащих ликвидации.

Эти сведения переписывают из документации учета компании.

  1. Далее специалисты уничтожают персональные данные в определенные законодательством сроки.
  2. Затем члены комиссии проверяют невозможность восстановления этой информации.
  3. Составляют акт, подтверждающий законность ликвидации.
  4. В акте указывают, какую информацию уничтожили, каким способом и по какой причине.
  5. Уточняют круг сотрудников, участвовавших в процедуре, их обязанности, объем удаленных данных и дату окончания операции.

Под актом члены комиссии ставят свои подписи.

Важно! Если сотрудники компании увольняются, оригиналы их документов возвращают владельцам, а уничтожают лишь копии.

Структура акта уничтожения персональных данных

Этот документ пишут вручную или набирают на ПК. Лучше, если это будет бланк компании с фирменным логотипом и реквизитами.

В шапке документа указывают:

  1. Данные оператора персданных (организация или ИП).
  2. Наименование документа.
  3. Место и дату составления.

Потом начинается основная часть, где указывают следующие данные:

  • Состав комиссии, где указаны должности и ФИО председателя и остальных специалистов.
  • Указывают документ, на основании которого работает комиссия (распоряжение или приказ).
  • Ссылку на закон о персданных — ФЗ №152 от 27.07.2006 г.
  • Дата ликвидации.
  • Вид носителей информации.

Список ликвидированных документов составляют в виде таблицы: указывают порядковый номер, номер и вид носителя, примечание.

  1. Уточняют, каким путем уничтожались данные.
  2. Причины для ликвидации.
  3. Замечания руководителя об утверждении акта. Дополнительно указывается дата, его должность и подпись.
  4. В конце председатель и члены комиссии, а также руководитель компании ставят свои подписи на бланке.

Об уничтожении персональных данных на машинном носителе читайте здесь (по ссылке вы перейдете в онлайн-версию системы КонсультантПлюс, доступ в систему бесплатно на 2 дня можно подключить здесь).

В акте не должно быть грамматических, орфографических, смысловых и других ошибок. Если обнаружена ошибка, ее исправляют, уточняя и заверяя сделанные исправления. При большом количестве ошибок лучше переписать документ. 

Бланк акта уничтожения персональных данных
Проверено экспертом
Образец заполнения акта уничтожения персональных данных
Проверено экспертом