Акт об уничтожении персональных данных — образец и бланк

Почему надо уничтожать персональные данные

В организациях составляется и хранится база данных о сотрудниках и клиентах. По закону эти сведения предназначены строго для внутреннего использования. Их сбор, применение, хранение и уничтожение регламентирует Федеральный закон № 152 и несколько статей из него (5, 14, 20, 21)

Если со временем данная информация стала неактуальной, ее следует уничтожить, чтобы сведения из базы не попали в руки злоумышленников.

Персональные данные — это информация о физических лицах (клиентах либо сотрудниках данной организации). В перечень обязательных сведений входят: Ф.И.О. человека, дата и место его рождения, информация о составе семьи, имуществе.

Оператор персональных данных (это ИП или организация) уничтожает информацию, находящуюся на различных видах носителей (бумажных документах, дисках, флешках и т. п.) с условием, что эти сведения невозможно будет восстановить. Существует ряд требований со стороны Роскомнадзора о процедурах по уничтожению данных и сроках проведения этой операции.

Для ликвидации данных на электронных носителях информации потребуется специальное программное обеспечение, установленное время и подготовленные специалисты. Если эти требования не будут соблюдаться, на компанию могут наложить штраф.

За соблюдением законности процедуры наблюдает комиссия, которая составляет и подписывает акт о ликвидации устаревшей информации.

Когда составляется акт об уничтожении персональных данных

Личные данные сотрудников уничтожаются, когда они становятся не актуальны:

Причины для этого могут быть следующие:

• человек уволился;
• закончилось сотрудничество с заказчиком компании;
• служащий отказался от хранения его персданных (по закону он имеет на это право, и оператор обязан рассмотреть и принять в работу его заявление);
• в ходе проверки обнаружился факт незаконного использования персданных;
• задачи, поставленные при получении ПД, стали ненужными.

Порядок уничтожения персональных данных

Федеральный закон № 152 не содержит подробного описания процедуры ликвидации данных. Он полностью отдает эту процедуру на откуп работодателю.

Пропишите порядок уничтожения в положении о персональных данных:

Для соблюдения законодательства выполняют следующие действия:

• подбирают людей и создают комиссию, возглавляемую руководителями компании;
• уничтожают документацию возможными способами;
• составляют акт для подтверждения законности процедуры;
• при небольших объемах бумажной информации используют шредер (измельчитель);
• при большом количестве заключают договор с фирмой, которая профессионально этим занимается.

Кто составляет и утверждает акт уничтожения

Создается ликвидационная комиссия, куда входят: директор, главбух, служащий кадрового отдела и делопроизводители.

Их главная задача определить и утвердить список документов, подлежащих ликвидации.

Эти сведения переписывают из документации учета компании.

1. Далее специалисты уничтожают персональные данные в определенные законодательством сроки.
2. Затем члены комиссии проверяют невозможность восстановления этой информации.
3. Составляют акт, подтверждающий законность ликвидации.
4. В акте указывают, какую информацию уничтожили, каким способом и по какой причине.
5. Уточняют круг сотрудников, участвовавших в процедуре, их обязанности, объем удаленных данных и дату окончания операции.

Под актом члены комиссии ставят свои подписи.

Важно! Если сотрудники компании увольняются, оригиналы их документов возвращают владельцам, а уничтожают лишь копии.

Структура акта уничтожения персональных данных

Этот документ пишут вручную или набирают на ПК. Лучше, если это будет бланк компании с фирменным логотипом и реквизитами.

В шапке документа указывают:

1. Данные оператора персданных (организация или ИП).
2. Наименование документа.
3. Место и дату составления.

Потом начинается основная часть, где указывают следующие данные:

• Состав комиссии, где указаны должности и ФИО председателя и остальных специалистов.
• Указывают документ, на основании которого работает комиссия (распоряжение или приказ).
• Ссылку на закон о персданных — ФЗ №152 от 27.07.2006 г.
• Дата ликвидации.
• Вид носителей информации.

Список ликвидированных документов составляют в виде таблицы: указывают порядковый номер, номер и вид носителя, примечание.

1. Уточняют, каким путем уничтожались данные.
2. Причины для ликвидации.
3. Замечания руководителя об утверждении акта. Дополнительно указывается дата, его должность и подпись.
4. В конце председатель и члены комиссии, а также руководитель компании ставят свои подписи на бланке.

Об уничтожении персональных данных на машинном носителе читайте здесь (по ссылке вы перейдете в онлайн-версию системы КонсультантПлюс, доступ в систему бесплатно на 2 дня можно подключить здесь).

В акте не должно быть грамматических, орфографических, смысловых и других ошибок. Если обнаружена ошибка, ее исправляют, уточняя и заверяя сделанные исправления. При большом количестве ошибок лучше переписать документ.