Для систематизации данных об оплачиваемых листках нетрудоспособности предприятия могут регистрировать их в специальном журнале. Форма документа законодательно не установлена. Каждая организация самостоятельно принимает решение – надо вести этот журнал или нет, в каком формате будет заполняться бланк и кого назначить ответственным за его оформление.
Журнал регистрации больничных листов: зачем нужен и как его хранить
Назначение журнала по учету листков нетрудоспособности – систематизация сведений о принятых к учету больничных листах и помощь в подготовке аналитической информации по периодам болезни. Для специалиста кадрового органа он важен, потому что:
- появляется возможность быстрой сверки данных табелей учета рабочего времени с приказами и имеющимися больничными листами;
- облегчается мониторинг своевременности предоставления для оплаты документов, подтверждающих временную нетрудоспособность;
- журнал учета больничных листов нужен для правильного подсчета периода продления отпусков работникам, заболевшим во время отдыха;
- документ позволяет оценить правомерность назначения выплаты по временной нетрудоспособности с учетом оплаченных ранее дней.
Для целей управленческого учета журнал может применяться в качестве источника информации для анализа в динамике состояния здоровья членов рабочего коллектива, выявления закономерностей изменения уровня заболеваемости. Журнал регистрации больничных листов, образец которого можно разработать самостоятельно, позволяет урегулировать споры в случаях утери бланка больничного листа.
Правила хранения журнала не регламентированы законом. Оптимальным вариантом будет организация его хранения вместе с больничными листами. Ответственность за целостность документа и его наличие в установленном месте возлагается на специалиста отдела кадров или табельщика. Введение такой обязанности для должностного лица возможно только путем издания соответствующего приказа руководителя компании. Если журнал регистрации больничных листов, образец которого можно посмотреть ниже, пропал, то для его поисков и расследования обстоятельств случившегося создается комиссия.
Срок хранения журнала оговаривается:
- приказом Минкультуры от 25.08.2010 под № 558 (в п. 897 раздела 11.1).
- приказом Минфина от 29.07.1998 под № 34н.
- Налоговым кодексом (пп. 6 п. 3.4 ст. 23).
Первыми двумя нормативными документами срок хранения устанавливается равным 5-тилетнему периоду. Налоговый кодекс указывает на необходимость обеспечения сохранности документации, влияющей на размер уплачиваемых страховых взносов, в течение 6 лет.
Образец заполнения журнала больничных листов
Страницы журнала могут быть изготовлены типографией или самостоятельно на принтере. Заполнение бланков может осуществляться в печатном или электронном формате. Образец журнала учета больничных листов должен быть с пронумерованными и прошитыми страницами. На последней странице ответственное лицо расписывается и указывает точное число листов, руководитель предприятия ставит печать.
Правила ведения журнала должны согласовываться с нормами заполнения документации по временной утрате трудоспособности. При ручном варианте заполнения сведения в графы вносятся черной гелиевой ручкой. Исправлений и помарок необходимо избегать. Ошибки исправляются по общим правилам – перечеркнуть ошибочную информацию, рядом или сверху сделать правильную запись, ответственное лицо расписывается и ставит дату внесения корректировок.
Журнал учета больничных листов может иметь следующие графы:
- для номеров, присвоенных больничным листам;
- для названий медицинских учреждений, которыми были оформлены конкретные документы;
- в отдельной колонке приводятся данные о сотрудниках, на которых были выписаны листки нетрудоспособности;
- ячейки для внесения информации о продолжительности пребывания на больничном.
В примечаниях могут приводиться случаи нарушения режима во время лечения и другие обстоятельства, наличие или отсутствие которых способно повлиять на размер выплачиваемого пособия по временной утрате трудоспособности.