Возврат товара от покупателя в 1С

Как оформить возврат товара от покупателя?

Итак, Гражданский кодекс Российской федерации, а также условия договоров предполагают возврат товаров от покупателя в адрес поставщика по различным основаниям. К наиболее распространенным ситуациям относятся следующие:

- несоответствие товаров по комплектности, качеству, ассортименту, количеству;

- отсутствие или нарушение требований упаковки или тары;

- нарушение поставщиком сроков поставки или иных существенных для исполнения договора условий.

Какова бы ни была причина возврата товаров, Закон о бухгалтерском учете требует составления особых первичных документов для оформления такой операции (п. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Речь идет о возвратной накладной, которая может быть составлена как в произвольной форме – акт на возврат товаров поставщику, с указанием причин возврата товаров, так и в форме унифицированного документа по форме № ТОРГ-12 с отметкой «Возврат товаров».

По договоренности сторон урегулирование несоответствий поставки может быть осуществлено путем устных переговоров, с использованием телефона, но очень часто требуется составление претензии. Данный документ оформляется в произвольном порядке с указанием реквизитов сторон, данных договора и отгрузочных документов, информации об оплате, подробным описанием условий поставки по договору и несоответствий фактически поставленного товара указанным условиям. Нелишним будет указание нормативно-правовых документов, регламентирующих требование возврата товара в конкретной ситуации. В любом случае накладная на возврат товара, либо акт на возврат товара поставщику и претензия (если она составлялась) передаются поставщику вместе с возвращаемым товаром.

Рассмотрим различные случаи возврата товаров покупателем и порядок их отражения в 1С.

Несоответствие товара обнаружено при приемке

Если в момент приемки товара обнаружено несоответствие заявленному количеству, качеству, комплектности и прочее, то покупатель или его представитель по доверенности может просто отказаться от приемки спорного товара полностью или частично. Как зафиксировать в документах наличие несоответствий и отказ от приемки части товара?

В некоторых случаях достаточно просто в приходном документе на товар – товарной накладной по форме № ТОРГ-12 или универсальном передаточном документе покупателю внести исправление от руки (вычеркнуть неверное значение и написать верное сверху). Все исправления в документе делаются в присутствии представителя поставщика, исправления заверяются подписью представителей обеих сторон. Гораздо чаще на практике стороны договора предпочитают оформлять факт несоответствий товаров отдельными документами, о которых мы упоминали выше, это накладная на возврат товара, либо акт на возврат товара поставщику.

Важно помнить, что поставщик не только забирает несоответствующий товар обратно, но и должен выписать корректировочный счет-фактуру или универсальный корректировочный документ. Законом предусматривается 5-дневный срок на оформление указанных документов (абз. 3 п. 3 ст. 168 НК РФ).

Итак, давайте рассмотрим ситуацию на примере, где специально опустим информацию об адресах контрагентов.

ООО «Партнеры» – торговая компания, которая занимается реализацией электротехнической продукции, применяет ОСНО. 10 августа 2022 года реализовала для ООО «Покупатель 1» по договору № 2 от 10.08.2022. следующие электротехнические товары:

1. Блок питания 24V, IP67, 100W – 100 штук по цене 300 рублей всего на 30 000 рублей., в т. ч. НДС (20 %) 5000 рублей.
2. Выключатель авт. 1п C 100А 10кА ВА 47–100 EKF – 50 штук по цене 350 рублей всего на 17 500 рублей., в т. ч. НДС (20 %) 2916,67 рублей.

Оформлен УПД № 1 от 10.08.2022 на сумму 47 500 рублей, в т. ч. НДС 7916,67 рублей.

Данные товары числятся в учете поставщика по фактической себестоимости приобретения, а именно Блок питания 24V, IP67, 100W – 200 рублей за штуку, выключатель авт. 1п C 100А 10кА ВА 47–100 EKF – 250 рублей за штуку.

На следующий день в момент приемки-передачи товаров на складе поставщика к выяснилось, что 20 штук блоков питания 24V, IP67, 100W являются неисправными, складские запасы для замены отсутствуют, о чем составлен соответствующий документ, подписанный представителями продавца и покупателя.

Программа 1С 8.3 предлагает очень удобный инструментарий для отражения таких операций в разделе «ПРОДАЖИ». На основании документа «Реализация товаров», проведенного в программе, используя кнопку «Создать на основании» в правом верхнем углу документа, создаем документ «Акт о расхождениях полученный».

В этом документе указываем фактическое количество полученных товаров, в нашем случае 80 штук блоков питания 24V, IP67, 100W и 50 штук выключателей авт. 1п C 100А 10кА ВА 47–100 EKF. Программа сделала расчет расхождений в количественном и суммовом значениях по каждой позиции первичного документа на реализацию. После того как документ «Акт о расхождениях полученный» проведен, очень удобно также с использованием кнопки «Создать на основании» создать следующий документ «Корректировка реализации».

В документе «Корректировка реализации» выбираем вид операции «Корректировка по согласованию сторон», и если мы последовательно выполняли все действия, то в документе автоматически появится документ-основание (в нашем случае Реализация (УПД) № 1 от 10.08.2022), все данные об исправлениях заполнятся корректно и произведется расчет суммы по документу. В нашем примере мы видим, что итоговая сумма по документу изменилась в сторону уменьшения на 6000 рублей.

Как мы уже упоминали выше, нам необходимо оформить корректирующий счет-фактуру или универсальный корректировочный документ в зависимости от выбранной на предприятии формы используемых документов. В нашем примере компания ООО «Партнеры» использует для оформления хозяйственных операций УПД, поэтому, включив тумблер «УКД», мы оформили универсальный корректировочный документ № 2 от 11.08.2022.

Разработчики программы предусмотрели в документе «Корректировка реализации» две очень удобные печатные формы документов. Это неунифицированная форма «Соглашение об изменении стоимости», которая может заменить возвратную накладную или акт на возврат товара поставщику и отображает суть фактических расхождений по приемке товаров, отображает изменение стоимости и содержит графы для подписантов со стороны как продавца, так и покупателя.

Вторая форма – непосредственно сам универсальный корректировочный документ, либо корректирующий счет-фактура. Порядок заполнения универсального корректировочного документа установлен приложением № 2 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26.12.2011. № 1137 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 02.04.2021. № 534).

В нижней части документа продавцом предлагается покупателю изменить стоимость товарной позиции, по которой произошли изменения, предусмотрены графы для согласования изменения стоимости покупателем. Универсальный корректировочный документ в обязательном порядке подлежит подписанию обеими сторонами сделки.

При возврате товаров покупателем продавцу нужно отразить в декларации по НДС сумму вычета в связи с возвратом. Как правильно это сделать, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Теперь давайте разберемся с проводками в бухгалтерском учете согласно нашему примеру. Для удобства предположим, что согласно договору оплату за поставленный товар покупатель производит через 20 рабочих дней после получения товара, то есть обязательства по оплате товаров еще не наступили.

10.08.2022

Дт 62.01 Кт 90.01.1 47 500,00 – отражена выручка от реализации товаров.

Дт 90.02.1 Кт 41.01 32500,00 – списана себестоимость реализованных товаров.

Дт 90.03 Кт 68.02 7916,67 – начислен НДС к уплате в бюджет.

11.08.2022 выявлен брак при приемке товаров

Дт 62.01 Кт 90.01.1 – 6000,00 – скорректирована выручка от реализации товаров на сумму бракованных товаров.

Дт 90.02.1 Кт 41.01 – 4000,00 – скорректирована себестоимость реализованных товаров.

Дт 90.03 Кт 19.09 1000,00 – отражен НДС к вычету по уменьшению стоимости реализации.

При обращении к проводкам, которые формирует документ «Корректировка реализации», можно увидеть подтверждение наших выводов. Обратите внимание, что в самой распространенной настройке версии программы суммовое значение по корректировке себестоимости реализованных товаров формируется при закрытии месяца.

ВАЖНО помнить о том, что при уменьшении стоимости реализации товаров (работ, услуг) продавец имеет право заявить вычет на сумму уменьшения, отразив его в книге покупок за отчетный период с кодом вида операции 18. (п. 13 ст.171 НК РФ и п.10 ст.172 НК РФ). При этом универсальный корректировочный документ как раз является документом, дающим основание для отражения вычета в книге покупок, так как не только заменяет собой счет-фактуру, но и является документом, подтверждающим согласие сторон на заявленное уменьшение стоимости, подкрепленное подписями сторон.

Несоответствие товара обнаружено после того, как он принят покупателем

К сожалению, обнаружить несоответствие товаров количеству, качеству, иным критериям в момент приемки не всегда представляется возможным. Такое происходит в случае обнаружения брака при сборке товаров, несоответствия при длительной приемке большого объема или количества товаров, доставки товаров транспортно-экспедиционной компанией за счет продавца, которая не принимает к возврату доставленные товары и т. д.

В таком случае покупателю придется принять товар несмотря на имеющиеся несоответствия и заняться оформлением надлежащей документации. Прежде всего необходимо подписать товарную накладную № ТОРГ-12 или УПД и составить акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме № ТОРГ-2. Данный акт отражает подробную информацию о качественных и количественных параметрах выявленных расхождений, реквизитах поставщика, покупателя, грузоотправителя, грузополучателя, экспедитора и иных существенных условиях спорной приемки. На основании указанного акта желательно составить мотивированную претензию поставщику с требованием принять несоответствующий товар и изменить сумму сделки. После урегулирования отношений сторонами покупатель оформляет так называемую возвратную накладную по форме № ТОРГ-12, которая будет являться сопровождающим документом при передаче товара.

Очень важно помнить о том, что возврат товаров покупателем после приемки и оформление возвратной накладной является переходом права собственности на несоответствующий товар обратно от покупателя в адрес поставщика, что часто называют «обратной реализацией». Следовательно, на возвращаемый обратно товар требуется оформление покупателем кроме возвратной накладной» еще и счета-фактуры, либо оформление универсального передаточного документа (УПД). В момент передачи несоответствующего товара у покупателя возникает обязанность по начислению НДС к уплате в бюджет.

Разберем еще один пример с подробной инструкцией по порядку оформления документов в 1С. Нам уже известная торговая компания ООО «Партнеры» 16 августа 2022 года реализовала для ООО «Покупатель 2» по договору № 3 от 16.08.2022 следующие электротехнические товары:

1. Блок питания 24V, IP67, 100W – 200 штук по цене 300 рублей всего на 60 000 рублей., в т. ч. НДС (20 %) 10 000,00 рублей.
2. Выключатель авт. 1п C 100А 10кА ВА 47–100 EKF – 100 штук по цене 350 рублей всего на 35 000 рублей., в т. ч. НДС (20 %) 5833,33 рубля.

Оформлен УПД № 3 от 16.08.2022 на сумму 95 000 рублей, в т. ч. НДС 15 833,33 рубля.

Данные товары также числятся в учете поставщика по фактической себестоимости приобретения, а именно блок питания 24V, IP67, 100W – 200 рублей за штуку, выключатель авт. 1п C 100А 10кА ВА 47–100 EKF – 250 рублей за штуку.

При проведении покупателем электромонтажных работ с установкой приобретенных товаров обнаружилась неисправность следующих приборов: 50 штук блоков питания 24V, IP67, 100W и 50 штук выключателей авт. 1п C 100А 10кА ВА 47–100 EKF. Покупателем составлен акт по форме № ТОРГ-2, сторонами согласован возврат бракованных товаров. При возврате товаров покупатель предоставил поставщику УПД на возвращаемый товар.

Как провести операцию продавцу в программе 1С?

На основании документа «Реализация товаров», проведенного в программе, используя кнопку «Создать на основании» в правом верхнем углу документа, создаем документ «Возврат товаров от покупателя», в котором отражаем наименование, количество и стоимость возвращаемых товаров. Здесь же регистрируем счет-фактуру на возвращенный товар или УПД, если покупатель оформил документ такой формы.

Давайте уточним, какие проводки следует отразить в бухгалтерском учете поставщику при возврате ему несоответствующих товаров покупателем.

16.08.2022

Дт 62.01 Кт 90.01.1 95 000,00 – отражена выручка от реализации товаров.

Дт 90.02.1 Кт 41.01 65 000,00 – списана себестоимость реализованных товаров.

Дт 90.03 Кт 68.02 15833,33 – начислен НДС к уплате в бюджет.

22.08.2022 принят возвращенный бракованный товар.

Дт 62.01 Кт 90.01.1 – 32 500,00 – скорректирована выручка от реализации товаров на сумму бракованных товаров

Дт 90.02.1 Кт 41.01 - 22 500,00 – скорректирована себестоимость реализованных товаров.

Дт 90.03 Кт 19.03 – 5416,67 – отражен НДС к вычету по уменьшению стоимости реализации.

Дт 68.02 Кт 19.03 5416,67 – принят НДС к вычету по операции «Возврат товаров».

В программе 1С Бухгалтерия 8.3 очень удобно реализован документооборот по операции «Возврат товаров» и для покупателя в разделе «ПОКУПКИ». Давайте продолжим историю нашего примера, приведем подробные инструкции для покупателя.

Итак, наша компания ООО «Партнеры», получив претензию от ООО «Покупатель 2» по договору № 3 от 16.08.2022 об установленном браке поставленного товара и согласившись принять несоответствующий товар обратно, выставляет аналогичную претензию своему поставщику, у которого ранее приобрела данный товар. По условиям договора № 1 от 01.08.2022 ООО «Поставщик 1» поставило 15.08.2022 в адрес ООО «Партнеры» следующие электротехнические товары:

1. Блок питания 24V, IP67, 100W – 250 штук по цене 200 рублей всего на 60 000 рублей., в т. ч. НДС (20 %) 10 000,00 рублей
2. Выключатель авт. 1п C 100А 10кА ВА 47–100 EKF – 150 штук по цене 250 рублей всего на 45 000 рублей., в т. ч. НДС (20 %) 7500,00 рубля.

Получен УПД № 2 от 15.08.2022 на сумму 105 000 рублей, в т. ч. НДС 17 500,00 рублей, товар был принят, документы подписаны.

После обнаружения брака электротоваров и удовлетворения претензии своего покупателя в части возврата товаров, одновременно с претензией компания ООО «Партнеры» передает ООО «Поставщик 1» акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме № ТОРГ-2. Данный документ формируется из документа «Поступление товаров» при использовании кнопки «Создать на основании». Программа сама корректно заполняет все необходимые данные и реквизиты, остается только внести данные о количестве товаров, принятых фактически. Документом предусмотрена унифицированная печатная форма № ТОРГ-2, которую можно дополнить иной существенной для сделки информацией.

Далее на основании документа «Акт о расхождениях» формируем в программе документ «Корректировка поступления», который позволяет не только сформировать корректные проводки в бухгалтерском и налоговом учете, но и зарегистрировать счет-фактуру от покупателя на обратную реализацию или универсальный корректирующий документ. Кроме того, документ «Корректировка поступления» имеет возможность распечатать две формы, которые необходимы для правильного оформления спорной ситуации: соглашение об изменении стоимости и товарную накладную (ТОРГ-12) на возврат.

Какие же проводки в бухгалтерском учете возникают у покупателя товаров, который вернул их поставщику?

15.08.2022

Дт 41.01 Кт 60.01 87 500,00 – оприходованы электротовары по УПД.

Дт 19.03 Кт 60.01 17 500,00 – отражен НДС к вычету по приходу товаров.

Дт 68.02 Кт 19.03 17 500,00 – принят НДС к вычету в книге покупок.

23.08.2022

Дт 41.01 Кт 60.01 – 22 500,00 – скорректирована стоимость приобретенных товаров за вычетом брака (в количественном и суммовом значениях)

Дт 19.03 Кт 60.01 – 4500,00 – скорректирована сумма НДС, подлежащая вычету.

Дт 19.03 Кт 68.02 – 4500,00 – восстановлен НДС к уплате в бюджет.

Восстановление налога к уплате в бюджет отразится в книге продаж нашего покупателя с кодом вида операции 21.