Во времена стремительного развития высоких технологий уже никого не удивляет тот факт, что взаимодействовать с контрагентами или контролирующими органами можно, не выходя из офиса. Электронный документооборот значительно облегчил жизнь бизнесменам.
Если обычные бумажные документы и отчеты, которые составляются фирмами или индивидуальными предпринимателями, заверяются подписью должностного лица – директора или самого ИП, а также печатью, в случае ее наличия, то документы в электронном виде подписываются специальной электронной подписью. Что представляет собой ЭП и какие бывают электронные подписи? В каких случаях она необходима? Поговорим об этом подробнее.
Виды электронной подписи
О том, какие бывают виды электронно-цифровые подписи (ЭЦП, надо сказать, – устаревшее понятие, сейчас используется сокращение «ЭП» - электронная подпись), говорится в статье 5 федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи». ЭП может быть простая и усиленная. Видами усиленных электронных подписей являются неквалифицированные и квалифицированные ЭП.
Простая электронная подпись
Простая электронная подпись – это по сути дела обычный код, которым его владелец удостоверяет тот или иной документ. Примером данного вида ЭП может служить привязка логина и пароля от доступа в личный кабинет банковского счета к телефону его владельца. По факту ввода идентификационных данных, на телефон приходит СМС с кодом от банка, ввод которого и обеспечивает доступ в онлайн-кабинет, либо же совершение через этот кабинет денежных переводов.
Оформление простой электронной подписи предполагает взаимодействие ее владельца с конкретной организацией, которая ему эту ЭП выдает, например, с банком. Применение простой ЭП всегда привязано к этой организации, для иных целей она не годится.
Неквалифицированная электронная подпись
Неквалифицированная усиленная электронная подпись предполагает криптографическое преобразование информации с использованием ключа электронной подписи, а также позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в подписанный документ
Неквалифицированная подпись в настоящее время широко используется физлицами для доступа в кабинет налогоплательщика на сайте ФНС и совершения различных действий в нем.
Юрлицами и предпринимателями такой тип электронных подписей может быть использован для ведения внутреннего документооборота в рамках бизнеса, а также при взаимодействии с контрагентами при условии наличия подписанного соглашения, об обмене в электронном виде документами, подписанными именно такой подписью (п. 2 ст. 6 закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, письмо Минфина России от 12 сентября 2016 года № 03-03-06/2/53182). Кроме того, усиленная неквалифицированная электронная подпись широко применяется при участии в различных торгах, аукционах и госзакупках.
Заказать неквалифицированную ЭП можно в специальном удостоверяющем центре на платной основе. Физлица могут оформить неквалифицированную электронную подпись бесплатно в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС.
Кроме того, при должном умении возможно и самостоятельное изготовление подобной подписи с применением различных программных средств.
Квалифицированная электронная подпись
Помимо всех требований, которые предъявляются к неквалифицированной ЭП, квалицированная подпись предполагает наличие ключа проверки ее подлинности. Усиленная квалифицированная электронная подпись создается при помощи криптографических средств, сертифицированных ФСБ России. Таким образом данный тип электронных подписей, в отличие от всех остальных, выпускается лишь строго определенными аккредитованными удостоверяющими организациями, которые с помощью выдаваемого сертификата выступают гарантом подлинности электронной подписи.
Усиленная квалифицированная подпись применяется в первую очередь для подачи отчетности в электронном виде и при совершении прочих юридически значимых действий в рамках взаимодействия с контролирующими органами. Такая ЭП является полным аналогом, например, подписи генерального директора компании и ее печати и полностью юридически удостоверяет оформляемый с помощью нее документ.