Хранить бухгалтерскую «первичку» и регистры нужно не менее 5 лет (если законом не установлены более длительные сроки). По истечении срока хранения документы можно утилизировать. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения должно проводиться в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства. Просто выбросить документы или самовольно уничтожить их нельзя, в таком случае организация может стать субъектом административной или налоговой ответственности. Как происходит процедура уничтожения бумаг, чем она регулируется, установлены ли законом способы ликвидации документов - ответы на эти и другие вопросы в нашем материале.
Законодательная база
Порядок хранения и уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения регламентируется, в частности:
- Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
- «Положением о документах и документообороте в бухучете» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).
- Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 о перечне архивных документов и сроках их хранения.
Ответственность за несоблюдение порядка хранения документации предусмотрена в т.ч.:
- статьями 13.20 (нарушение правил хранения и использования архивных документов) и 15.11 (отсутствие первичных бухгалтерских документов) КоАП РФ,
- ст. 120 НК РФ (грубое нарушение учета, в т.ч. отсутствие «первички» и учетных регистров).
Сроки хранения документов бухгалтерии регулируются Налоговым кодексом РФ и законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также отраслевыми нормативными актами. Если сроки, указанные в разных документах, отличаются – следует руководствоваться тем документом, который устанавливает более длительный период хранения.
Исчисление сроков хранения документации начинают с 1 января того года, который наступил за годом окончания их делопроизводства. К тому же нужно учитывать, что созданные не позднее 2009 года документы утилизировать можно, если истек срок хранения, указанный в «Перечне типовых управленческих документов…», утв. Росархивом 06.10.2000. Что касается документов, оформленных после 2009 г., сроки их хранения определяют по Перечню, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Не стоит уничтожать бухгалтерские документы с истекшим сроком хранения, но относящиеся к периоду, который еще не был проверен налоговиками.
Хранение документов организация может организовать самостоятельно, также можно передать документы в специализированный архив.
Правила уничтожения бухгалтерской документации
Уничтожение бухгалтерских документов происходит в несколько этапов:
- Создание экспертной комиссии на основании приказа руководителя компании. В приказе следует указать состав комиссии, цель, с которой она была сформирована. В комиссию должны входить представители разных подразделений фирмы, в т.ч. бухгалтерии. Именно члены комиссии определяют, насколько ценным является документ, и можно ли его уничтожить.
- Экспертиза ценности документов. На этом этапе устанавливают время хранения конкретной документации. Отбираются бумаги, которые продолжат храниться (в архиве или организации) и те, которые подлежат утилизации. Все действия заносятся в протокол. Экспертиза электронной документации проводится аналогично.
- Составление акта о выделении бухгалтерских документов к уничтожению (можно составить по форме приложения № 21 к Правилам хранения архивных документов, утв. приказом Минкультуры России № 526 от 31.03.2015).
- Утилизация документов. Способ уничтожения должен быть определен в акте. Просто выбросить бумаги или электронные носители (например, вместе с бытовым мусором) нельзя, так как это может привести к попаданию важных сведений в руки злоумышленников.
- Оформление акта об уничтожении документов после их утилизации.
Документальное оформление процедуры
Экспертная комиссия составляет два акта:
- о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения;
- об уничтожении документов.
Перечисленные документы должны подписать все члены комиссии и генеральный директор компании. Затем их заверяют печатью организации. Для того, чтобы впоследствии контролирующие органы не смогли предъявить претензии к составленным актам, в них должны содержаться следующие сведения:
- наименование документа;
- наименование организации, от имени которой он составлен;
- дата составления;
- подписи ответственных лиц с расшифровкой Ф.И.О. и должности.
Также в акте о выделении документов к уничтожению должен содержаться полный перечень документов, которые планируется утилизировать. В нем указывают название документа (или группы документов), крайние даты и сроки хранения. Если экспертиза бухгалтерской документации происходит в обособленном подразделении организации (филиале и т.п.) – в акте указывают название этого подразделения.
В акте об уничтожении документов необходимо отобразить наименование группы документов (к примеру, банковские выписки, квартальные отчеты), год, в котором они были составлены, причину и способ ликвидации.
Способы утилизации документов
Законодательством не установлены способы уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения. На практике обычно используются:
- механическое измельчение (шредирование);
- сжигание (подходит для ликвидации большого объема документов);
- химическая обработка (этот способ подойдет для утилизации конфиденциальной и секретной документации);
- документы на электронных носителях уничтожают удалением файлов или самих носителей (дискет, СD-дисков и т.п.).
Наименее затратным способом является механическое измельчение. Дороже всего обойдется химическая обработка документов. Если бухгалтерская документация отправляется на переработку в специализированную организацию, факт передачи необходимо зафиксировать накладной или приемо-сдаточным актом. При этом в спецорганизацию придется отправить одного из сотрудников, который проконтролирует процедуру уничтожения документов.