Удержание за спецодежду при увольнении — проводки

Вправе ли работодатель удерживать стоимость спецодежды при увольнении

Вправе ли работодатель удерживать стоимость спецодежды при увольнении — спор, который без устали ведут работодатели и работники.

Сторонники того, что возмещать стоимость невозвращенной спецодежды не нужно, опираются на ст. 137 ТК РФ, где поименован список случаев удержания из заработной платы сотрудников. Данный перечень не содержит указаний на необходимость возмещения работодателю ущерба от невозвращенной спецодежды.

В противовес данной позиции, на основании той же ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы сотрудников производятся в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными ФЗ. Основываясь на ст. 248 ТК РФ работодателю дано право без обращения в судебные органы взыскивать с виновного работника сумму причиненного им ущерба — при условии, что размер самого ущерба не превышает среднего месячного заработка сотрудника.

Обоснованием подобного решения является тот факт, что полученная работником спецодежда является собственностью работодателя. Следовательно, при увольнении она подлежит возврату владельцу. Отказ от возврата работником выданной ему спецодежды наносит собственнику материальный ущерб, равный остаточной стоимости невозвращенного имущества. Данный вывод подтверждается и судебной практикой.

Удержание из заработной платы стоимости невозвращенной спецодежды является мерой ответственности за причиненный ущерб, возникший в виду противоправного бездействия сотрудника по возврату вверенного ему имущества организации. В случае, когда покидающий компанию сотрудник согласен вернуть выданную ему ранее спецодежду, работодатель обязан принять ее. В этом случае ни о каком удержании из заработной платы сотрудника речи идти не может.

Помимо увольнения, работник обязан вернуть выданную ему спецодежду при переводе на другую должность, где применение данных СИЗ не предусмотрено и при окончании срока эксплуатации, взамен вновь выданной.

Рекомендуем полезный материал от "КонсультантПлюс" о правомерности удержания стоимости спецодежды при увольнении. Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Бухгалтерский учет спецодежды

Бухгалтерский учет спецодежды напрямую зависит от срока полезного использования и стоимости. Если срок полезного использования превышает 12 месяцев или длительность операционного цикла, то учитывать такую спецодежду необходимо в составе основных средств. Если же стоимость спецодежды несущественна, то она подлежит единовременному списанию на расходы. Спецодежда с более коротким сроком службы учитывается в составе запасов.

Ниже представлена таблица с возможными вариантами бухгалтерского учета спецодежды:

Спецодежда учитывается согласно требований ФСБУ 5/2019 и ФСБУ 6/2020. В зависимости от срока эксплуатации и стоимости, спецодежда учитывается в составе:

• запасов;
• основных средств;
• стоимость признается расходом в периоде приобретения.

Что относится к спецодежде в целях бухучета

Спецодежда относится к разряду средств индивидуальной защиты. Каждый работодатель обязан обеспечить ею своих сотрудников, занятых на работах:

• с вредными или опасными условиями труда;
• производимых в особых температурных условиях;
• сопряженных с загрязнением.

Не следует путать спецодежду с фирменной одеждой. Последняя не подразумевает защиту от воздействия тех или иных вредных факторов. Она лишь демонстрирует принадлежность работника к организации, где он трудоустроен.

Гражданско-правовой договор не предусматривает обеспечение внештатного сотрудника спецодеждой, т.к. на сотрудников, нанятых на условиях ГПХ, не распространяется трудовое законодательство и иные нормы трудового права (ст. 11 ТК РФ). Однако, по усмотрению работодателя, и внештатные сотрудники могут быть обеспечены средствами индивидуальной защиты в виде спецодежды. При этом данное условие необходимо отразить в договоре.

Спецодежда приобретается за счет собственных средств организации и предоставляется сотрудникам бесплатно. В некоторых случаях расходы, понесенные на приобретение спецодежды, можно возместить за счет СФР.

Вся спецодежда должна быть сертифицирована. Выдача сотрудникам и учет в расходах организации несертифицированной спецодежды запрещены.

Ношение сотрудниками спецодежды предусмотрено только в рабочее время. Выход за пределы рабочего места в спецодежде запрещен. Несезонная спецодежда должна быть сдана представителю работодателя на хранение до следующего сезона. При этом время ее хранения включается в нормативные сроки носки сезонной одежды.

Порядок выдачи спецодежды в обязательном порядке должен быть закреплен в локальных документах. Как правило, для этого используется коллективный или трудовой договоры. При наличии в организации профсоюза, выдача и оборот спецодежды согласовывается с ответственным представителем данной организации.

Для принятия спецодежды для целей бухгалтерского учета необходимо определить:

1. Перечень должностей, связанных с вредными и опасными условиями труда, а также с загрязнением.
2. Нормы выдачи спецодежды в отношении каждой должности.
3. Срок эксплуатации каждого вида спецодежды, по истечении которого сотруднику положен новый комплект спецодежды.

Только спецодежда, отвечающая всем вышеперечисленным требованиям, может быть отражена в бухгалтерском учете и учтена в расходах организации.

На каком счете учитывается спецодежда

Как мы уже отмечали выше, порядок отражение спецодежды на счетах учета зависит от ее стоимости и срока эксплуатации.

Рассмотрим возможные варианты с указанием счетов учета:

1. Спецодежда в составе запасов. Учитывается в том случае, когда срок ее полезного использования не превышает 12 месяцев или обычного операционного цикла. При этом стоимость самой спецодежды может быть любой. Такая спецодежда отражается на счете 10 «Материалы» с использованием субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда на складе». Как и в любом правиле, тут имеет место быть исключение: стоимость спецодежды управленческого персонала может быть сразу списана на расходы. Подобное решение должно быть в обязательном порядке закреплено в учетной политике организации.
2. Спецодежда в составе основных средств. Для целей бухгалтерского учета в составе основных средств учитывается спецодежда со сроком полезного использования более 12 месяцев или длительного операционного цикла, а также спецодежда, стоимость которой превышает лимит стоимости ОС. При этом критерий существенности организации в отношении спецодежды организация устанавливает самостоятельно с учетом характера информации и состава пользователей бухгалтерской отчетности.

Оприходование спецодежды в составе основных средств осуществляется при помощи счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» с использованием субсчета 08.04 «Приобретение отдельных объектов основных средств». После формирования первоначальной стоимости спецодежды она переносится в дебет счета 01 «Основные средства», субсчет «Основные средства на складе».

• Спецодежда как расход текущего периода. В случае, если купленная спецодежда не соответствует критериям запасов или основных средств, ее стоимость учитывается в составе расходов в том периоде, когда она была приобретена. Для этого используются счета учета затрат, например, 20 «Основное производство» или 44 «Расходы на продажу».

Кроме того, как уже было сказано ранее, в составе запасов не учитывается спецодежда, выданная управленческому персоналу. Затраты, понесенные на приобретение данного вида спецодежды, списываются на счет 26 «Общехозяйственные расходы».

Для обеспечения контроля за сохранностью спецодежды, расходы на которые были признаны одномоментно в периоде приобретения, спецодежда отражается на забалансовом счете по цене приобретения или в иной оценке, в соответствии с правилами, отраженными в учетной политике. С этой целью можно использовать счет 012 «ТМЦ, стоимость которых списана на затраты».

Учет спецодежды — проводки

Проводки по учету спецодежды целиком и полностью зависят от способа ее принятия к учету. Рассмотрим пошагово каждый из вариантов регистрации бухгалтерских записей в учете организации.

Для удобства приводим пример для каждого из возможных вариантов.

• Спецодежда в составе запасов.

Условная организация «Х» приобрела 10 комплектов спецодежды, стоимостью 5 700 руб. каждый (включая НДС). Срок эксплуатации 12 месяцев.

В учете необходимо отразить следующие проводки:

• Спецодежда в составе основных средств.

Условная организация «Х» в соответствии с отраслевыми нормами приобрела для своих сотрудников 5 единиц спецодежды, сроком эксплуатации 2,5 года. Стоимость каждой составила 158 000 руб., включая НДС. Учитывая срок эксплуатации и стоимость единицы, в бухгалтерском учете имущество учитывается в составе основных средств.

В учете необходимо отразить следующие проводки:

• Спецодежда как расход текущего периода.

Условная организация ООО «Х» в соответствии с отраслевыми нормами приобрела для сотрудников основного производства 10 комплектов теплой спецодежды, срок эксплуатации которых 24 месяца. Стоимость каждого комплекта 6 300 руб., включая НДС. Стоимость одной единицы спецодежды не превышает стоимость лимита по основным средствам, закрепленной в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

В бухгалтерском учете появляются следующие записи:

Возврат спецодежды — проводки

Выдача сотруднику спецодежды не подразумевает переход на нее права собственности — владельцем СИЗ остается работодатель. Как мы уже упомянули выше, работник обязан вернуть спецодежду в следующих случаях:

• при увольнении;
• при переводе на другую работу, на которой использование выданных ранее СИЗ не предусмотрено;
• по окончанию срока эксплуатации взамен вновь выданной.

Возврат спецодежды оформляется первичным документом. Это может быть документ, который использовался при выдаче СИЗ или иной другой. Если организация приняла решение не использовать унифицированные формы учета и списания спецодежды, то их в обязательном порядке необходимо утвердить в учетной политике.

Алгоритм учета возвращенной спецодежды зависит от следующих факторов:

1. Способа учета спецодежды:

• в составе основных средств;
• стоимость СИЗ учтена в расходах.

2. Степени износа и пригодности для дальнейшей эксплуатации;

3. Допусков санитарно-гигиенических норм по передаче спецодежды бывшей в эксплуатации иному лицу.

Рассмотрим, как отражается возврат спецодежды, которая была учтена в качестве запасов или была признана в расходах. Стоимость данных СИЗ на момент возврата уже списана в расход:

• при учете в запасах — в момент выдачи в эксплуатацию;
• при списании в расходы — в периоде приобретения.

Возврат такой спецодежды отражается исключительно записями в аналитическом учете по забалансовым счетам.

Если же имеет место быть возврат спецодежды, которая учитывается в составе внеоборотных средств, то ее возврат отражается с использованием различных субсчетов счета 01:

Удержание стоимости спецодежды при увольнении — проводки

При увольнении сотрудник, ранее получивший спецодежду, обязан вернуть ее в распоряжение работодателя. Если этого не происходит, то в учете следует отразить недостачу. Ущерб с виновного лица взыскивается:

• в размере балансовой стоимости — если спецодежда учитывается в составе основных средств;
• в размере рыночной стоимости с аналогичной степенью износа — если СИЗ было списано на расходы при приобретении или передаче в эксплуатацию.

Рассмотрим алгоритм регистрации бухгалтерских записей при выявленной недостаче имущества.

Возмещение стоимости спецодежды, которая была отнесена на расходы в текущем периоде осуществляется путем корректировки расходов, признанных в момент передачи СИЗ в эксплуатацию. Бухгалтерская запись выглядит следующим образом:

Данный подход обусловлен тем, что выручка от продажи того, что было учтено в себестоимости, должна корректировать расходы, а не увеличивать доходы. Помимо этого, требования ФСБУ 5/2019 запрещают учитывать в составе фактической себестоимости запасов затраты, возникшие в связи с ненадлежащей организацией производственного процесса, в том числе при потерях, хищениях и нарушениях трудовой дисциплины, к коим и относится отказ сотрудника возвращать вверенное ему имущество организации.

Только в том случае, когда возмещение стоимости является для организации несущественной суммой, а трудозатраты по корректировке себестоимости несопоставимы с ценностью информации для целей составления бухгалтерской отчетности, допустимо отклонение от установленного порядка — бухгалтер может отразить прочий доход вместо корректировки расходов. Проводка при этом имеет следующий вид:

Если же возмещению подлежит стоимость спецодежды, которая была списана в прошлые годы, то корректировать себестоимость продукции неправомерно, поскольку в ней не содержится стоимость утраченного имущества. В этом случае необходимо отразить прочие доходы. Проводки в данном случае выглядят следующим образом:

До сих пор мы рассматривали вариант, по которому сотрудник вносит сумму причиненного организации ущерба на расчетный счет или в кассу организации. Ниже приведем пример, в котором стоимость невозвращенной спецодежды, которая учитывалась в качестве основного средства удерживается непосредственно из заработной платы.

Организация ООО «Х» работает с применением общей системы налогообложения. Приводим условия нашего примера:

Бухгалтерские записи будут выглядеть следующим образом:

Налог на прибыль ООО «Х» рассчитывает ежеквартально методом начисления. За текущий квартал в расходы организации будет включена сумма ущерба 127 284 руб., а в доходах отражена вся сумма возмещения ущерба.

Итоги

В публикации мы постарались подробным образом описать все возможные нюансы, связанные с удержанием за спецодежду при увольнении сотрудников. Надеемся, что в статье вы найдете ответы на интересующие вас вопросы.