Учет билетов в бухгалтерском учете ведется на основании документальных подтверждений понесенных затрат командированными сотрудниками на проезд к пункту назначения. Эти расходы относятся в категорию прочих и влияют на размер налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Работодатель обязан возмещать издержки по командировкам в составе суточных, платежей за проживание, питание и проезд. Последняя статья затрат должна компенсироваться независимо от вида используемого транспорта и способа приобретения билета на него, главное, чтобы работник мог представить нанимателю обоснование по потраченным суммам.
Учет проездных билетов
Сотрудникам, направляемым для выполнения служебных поручений в места, удаленные от рабочего места, наниматель должен возместить стоимость любых видов проездных билетов. Она должна отражаться в составе стоимости денежных документов на субсчете 50.3.
Издержки по служебным поездкам нельзя списывать сразу в расходы или без промежуточных проводок относить на подотчетных лиц. Корректная схема отражения издержек по оплате проезда сотрудника выглядит так:
-
Д50.3 – К60 – проводка составляется в момент получения проездной документации;
-
Д19 – К60 – выделяется НДС из стоимости билетов;
-
Д71 – К50.3 – билеты выданы работнику, сумма операции указывается без учета НДС;
-
Д26 – К71 – проводка свидетельствует о признании расходов на проезд после утверждения авансового отчета.
Принять к вычету НДС по проезду можно при наличии счета-фактуры, или если налог выделен отдельной строкой в проездном документе (маршрутная квитанция, контрольный купон) - Письмо ФНС от 09.01.2017 № СД-4-3/2@.
Учет авиабилетов в бухгалтерском учете
Расходы на приобретение командированными лицами авиабилетов могут быть отображены в учете, если сотрудник приложил к авансовому отчету следующие документы:
-
авиабилет, при покупке которого выдается чек ККТ, или распечатанная маршрутная квитанция с отображением всех сведений о поездке, в т.ч. о стоимости перелета;
-
посадочный талон с данными о пассажире, дате вылета и прилета, информацией о номере посадочного места (на нем должны присутствовать отметки о том, что сотрудник прошел досмотр).
Учет электронных билетов ведется на субсчете 50.3. В затраты эта сумма списывается после утверждения авансового отчета. Формат билета, купленного по безналичному расчету и полученного на электронную почту, регламентируется нормами Приказа Минтранса от 08.11.2006 г. № 134 (ред. от 15.02.2016) .
Пример 1
Предприятие приобрело за безналичный расчет электронный авиабилет для командированного сотрудника стоимостью 15 600 руб. В учете эта сделка и последующие операции будут обозначены следующими записями:
Д60 – К51 – 15 600 руб., оплачен электронный авиабилет;
Д50.3 – К60 – 13 000 руб., на электронную почту предприятия пришла электронная маршрутная квитанция;
Д19 – К60 – 2600 руб., выделен НДС;
Д71 – К50.3 – 13000 руб., маршрутная квитанция распечатана и передана работнику;
Д26 – К71 – 13000 руб., командированный сотрудник после возвращения из служебной поездки представил работодателю авансовый отчет, затраты в сумме проезда признаны в учете.
Пример 2
Электронный билет на самолет стоимостью 15 600 руб. приобретен по безналичному расчету, но в связи с изменением даты вылета в тот же день произведена сдача авиабилета (при этом авиакомпанией удержан сбор - возвратная сумма составила 13 500 руб.). Как показать возврат билетов в бухгалтерском учете:
Д60 – К51 – 15 600 руб., оплачен авиабилет;
Д50.3 – К60 – 15 600 руб., получена маршрутная квитанция;
Д60 – К50.3 – 15 600 руб., произведен возврат билета;
Д51 – К60 – 13 500 руб., от авиакомпании получены на расчетный счет деньги по сданному билету;
Д91.2 – К60 – 2100 руб. (15 600 – 13 500), разница между первоначальной и возвратной стоимостью билета отнесена на расходы предприятия.
Учет ж/д билетов
Электронные билеты, приобретаемые для поездок на железнодорожном транспорте, оформляются по образцу, утвержденному Минтрансом в приказе от 21.08.2012 г. № 322. Подтвердить факт покупки электронного проездного можно при помощи контрольного купона. В нем отражается полный перечень необходимых реквизитов о пассажире, транспорте и поездке, как и в бумажной версии документа. Этот бланк относится к формам строгой отчетности. Если билеты были утеряны, для возмещения понесенных затрат работник может представить работодателю дубликаты документов. При получении билетов и других подтверждающих документов на иностранном языке, лучше сделать перевод основных реквизитов бланка, чтобы было понятно, кто, когда и куда ездил.
Пример 3
Сотрудник купил билет на поезд самостоятельно за наличный расчет:
Д71 – К50 – 15 600 руб., выданы из кассы деньги для покупки билета командированному лицу;
Д26 – К71 – 15 600 руб., затраты признаны в учете на основании утвержденного авансового отчета.
Пример 4
Билет на поезд приобретается через третьих лиц, стоимость 15 600 руб. Посредник за свои услуги взимает комиссию в сумме 500 руб. Как осуществляется учет железнодорожных билетов – проводки:
Д60 – К51 – 16 100 руб. (15 600 + 500), оплачен билет и сервисный сбор;
Д50.3 – К60 – 15 600 руб., получен контрольный купон;
Д26 – К60 – 500 руб., отнесена на расходы стоимость услуг посреднической организации.