Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ бумаги по личному составу оставляют в архиве на 75 лет. Документы на персонал, уволенный после 1 января 2003 года, остаются в архиве на 50 лет.
Как формируется личное дело работника
Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 регламентирует порядок сбора сведений о персонале. В состав документации, необходимой работодателю, входит:
- Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
- Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
- Сведения от аттестации.
- Трудовой контракт.
- Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).
Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года. В течение 3 лет с момента увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив компании.
Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.
Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников
Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют:
- 75 лет – для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
- 50 лет – для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
- 75 лет – для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
- 75 лет – для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
- 5 лет – для характеристик и резюме специалистов.
- 75 лет – для данных о вопросах реабилитации.
- 3 года – для документов о лицах, не принятых на работу.
- 75 лет – для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
- 5 лет – для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
- 75 лет – для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
- 75 лет – для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).
Правила использования архивной информации
Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.
Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.
Архивная информация может передаваться в виде электронных документов. В отдельных случаях специалисты библиотек, музеев, научных организаций, государственных органов публикуют справочно-информационные издания.