Одна из ошибок плательщиков НДС, на которую указывают налоговики при проведении проверок деятельности субъекта хозяйствования – нарушение сроков, в течение которых, согласно законодательству, следует осуществлять хранение книги покупок и книги продаж. Продолжительность хранения этих первичных документов порой становится предметом спора и опротестования актов проверок налоговых органов, а также причиной наложения штрафных санкций за нарушение установленных сроков.
Предлагаем ответы на основные вопросы, касающиеся организации, сроков хранения и уничтожения книг покупок и продаж, а также лиц, ответственных за это.
Юридические основания и коллизии
Вести и в соответствии с установленными сроками хранить Книги покупок и продаж, на основании которых производится расчет налога на добавленную стоимость, согласно нормам действующего законодательства, обязаны все налогоплательщики.
На практике, вопрос о том, сколько хранить книгу покупок и продаж после внесения в нее последней записи, вызывает множество споров и разногласий. Это вызвано тем, что нормативные акты, регулирующие вопросы продолжительности хранения этих документов, не приведены к «единому знаменателю». И хотя, по сути, расхождения в сроках не столь значительны, ситуация создает прецеденты, когда аудитор может наложить штрафные санкции на субъект хозяйствования, и оспорить их будет весьма проблематично.
Попробуем разобраться в регламентирующих актах и юридических коллизиях.
Правила ведения книг покупок и продаж (п. 24 раздела 2 приложения № 4, п. 22 раздела 2 приложения № 5 к Постановлению Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011), равно как и подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ устанавливают срок хранения книги продаж и книги покупок продолжительностью 4 года с даты последней записи в них. Эти сроки касаются как бумажных, так и электронных документов.
Четырехлетний срок указан и в п. 459 приказа Минкульта РФ от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016).
В то же время, пункт 1 статьи 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» прямо указывает, что «первичка», как и документы бухгалтерской (финансовой) отчетности, хранятся не менее пяти лет с момента окончания отчетного года.
Явные расхождения в регламентирующих актах могут стать причиной долгих и малоприятных разбирательств с налоговой службой, особенно в тех случаях, когда были допущены ошибки в исчислении налоговых сумм. Именно поэтому целесообразно перестраховаться, и установить срок хранения равный пяти годам. Это не будет расцениваться как нарушение регламентных сроков, и позволит избежать нежелательных проблем.
Архивация книг покупок и продаж
Подготовка к использованию книг покупок и продаж должна соответствовать общим правилам архивации первичных учетных документов. Следовательно:
-
Книги должны быть постранично пронумерованы. На последней странице должна быть сделана соответствующая запись о количестве листов.
-
Все страницы Книг, начиная с первого листа и заканчивая последним, должны быть прошиты. Оба конца нити приклеиваются к последней странице книги при помощи бумажного фиксатора (наклейки).
-
На фиксатор ставится печать плательщика налогов (при ее наличии). Обязательное требование – оттиск печати должен ложиться на фиксирующую наклейку, и частично – на страницу книги.
После полного заполнения книги покупок или продаж, на первом листе делается соответствующая запись, указывающая:
-
дату окончания книги;
-
срок последующего хранения, с указанием конечной даты;
-
фамилия и инициалы ответственного лица;
-
номер и дату акта о передаче книги в архив на архивное хранение.
После выполнения этих требований, книга покупок и книга продаж хранится в архиве компании.
Списание и уничтожение: когда можно «разводить костры» или запускать шредер?
Казалось бы, что уж проще – написано хранить до 1 января 2019 года, значит 2 января можно с чистой совестью уничтожить хранящиеся в архиве Книги покупок и продаж.
Однако не все так однозначно. Прежде чем начать «разводить костры» для уничтожения регистров, у которых вышел срок хранения, вспомните о трех важнейших аспектах:
-
Как мы уже продемонстрировали выше – законодательство противоречиво в вопросах о сроках хранения документов. Именно поэтому будет нелишним перестраховаться, и срок хранения книги продаж и книги покупок установить в пределах минимум пяти лет.
-
Не во всех случаях, предельной датой хранения является дата, указанная в записи при сдаче книги продаж или покупок в архив. Если после «закрытия» книги потребовалось внесение изменений в учетные данные, указанные в ней (например, оформлен дополнительный лист), конечной датой, от которой в этом случае будут исчисляться сроки хранения, будет являться не дата последней зафиксированной операции, а дата внесения последней корректировки в учетные записи.
-
Истечение срока хранения также не повод сразу готовить спички или нажимать кнопку шредера. Не стоит уничтожать регистры с истекшим сроком хранения, но относящимся к отчетным периодам, еще не проверенным налоговиками.
Перед уничтожением отчетных документов, согласно общему правилу, следует составить акт на уничтожение. Акт подписывается комиссией в составе не менее трех человек. Перед подписанием акта, члены комиссии обязаны сверить записи в книгах на предмет установления даты внесения последней из них (она в обязательном порядке указывается в акте на списание).
Пределы ответственности за нарушение сроков хранения
За нарушение установленных сроков хранения книг покупок и продаж законодательством установлена ответственность, как для субъекта хозяйствования, так и для должностных лиц.
Согласно п.4 ст. 93 и п. 1 ст. 126 НК РФ, налогоплательщик, допустивший нарушение установленных сроков, не сможет представить запрашиваемые налоговиками регистры, значит, может быть оштрафован на сумму 200 руб. за каждый из непредставленных документов.
Кроме того, отсутствие налоговых регистров (в т.ч. книги покупок или книги продаж) считается грубым нарушением правил учета, за что субъект предпринимательства, преждевременно их уничтоживший, может быть оштрафован на сумму 10 тыс.руб., а при повторном нарушении – на 30 тыс.руб. (ст. 120 НК РФ).
Руководитель субъекта хозяйствования (или ИП), за отсутствие книг покупок и продаж, срок хранения которых еще не истек, может быть оштрафован на сумму от 300 до 500 руб., согласно п.1 ст.15.6 КоАП РФ.